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Levi, Ray & Shoup, Inc.

5 Razones por las que la gente ignora la impresión

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El mundo de la informática cambia de manera constante. Los entornos de mainframe centralizado dieron paso a arquitecturas cliente-servidor, que más tarde volvieron a centralizar aplicaciones con la ayuda de clientes ligeros e informática móvil. Mientras tanto, la informática en la nube, un planteamiento que hace diez años era tan solo un concepto vago, está revolucionando las cosas una vez más. Y en algún momento, una nueva idea lo reemplazará.

Independientemente del modo que las organizaciones eligen para conectar sus aplicaciones comerciales con las personas que las utilizan, siempre ha existido la necesidad de imprimir. ¿Por qué? Porque los documentos suelen ser el único artefacto tangible de todos esos valiosos datos que se están procesando. (¿No me creen? Intenten abarcar físicamente su casa, su coche o su seguro médico.)

Por lo tanto, si los documentos son tan importantes, ¿por qué la impresión parece ser siempre lo último que se tiene en cuenta?

He aquí los comentarios que he recibido de algunas empresas cuando intentan explicar por qué no prestan más atención a la forma en que sus organizaciones generan, formatean y distribuyen documentos impresos:

  1. “Actualmente, no imprimimos mucho, y planeamos imprimir aún menos en el futuro.”

Puede que esa sea la percepción de algunas personas dentro de la organización, pero los expertos no opinan lo mismo. Según IDC, organizaciones de todo el mundo imprimen unos 3 trillones de páginas al año. Puede que esa cifra haya disminuido ligeramente durante este último año, ya que la gente no ha ido a la oficina, pero algunos predicen que la cuenta de páginas aumentará el próximo año, y que acelerará también la adopción de MFPs en las oficinas. Estos dispositivos añaden funciones de escaneo y automatización de flujos de trabajo de documentos a lo que solía ser una simple cuestión de poner tóner en papel. Por lo tanto, incluso si los volúmenes físicos de impresión comienzan a disminuir, la necesidad de gestionar los documentos de forma segura seguirá presente.

  1. “Imprimir no es nada complicado. Pinchas Imprimir, vas a la impresora y recoges el documento. ¿Dónde está el problema?”

En defensa de quienes tienen esa opinión, por lo general, imprimir es fácil para ellos. A menudo, esto se debe a que desempeñan cargos altos en la organización y disponen de un equipo de técnicos expertos que trabajan para asegurar que nunca tengan que experimentar problemas para imprimir. No todos en la organización reciben ese nivel de servicio. Si preguntan a quienes configuran y mantienen las MFP, impresoras y demás hardware; instalan y actualizan los drivers de impresión en los distintos servidores; y, localizan los problemas de impresión reportados por los usuarios, descubrirán que la impresión no es tan sencilla. Especialmente, cuando se trata de imprimir a partir de sistemas de back-end de las empresas, tales como soluciones SAP, Oracle, o EMR. La impresión ineficiente o fallida puede afectar al rendimiento de estas aplicaciones críticas en la línea de negocios, que a su vez tiene un impacto sobre el balance final.

  1. “De acuerdo, puede que la impresión no sea simple, pero es un poco como el tiempo. Surgen problemas y no puedes evitarlo, no te queda otra que gestionarlo.”

Fantástica analogía. Piensen en dónde les gustaría refugiarse durante un huracán o un tornado. Ahora imaginen un refugio igualmente robusto en términos de un sistema de gestión de impresión. Uno con cualidades de recuperación automatizada de errores y entrega cifrada de tráfico de impresión mientras los documentos están en tránsito a través de la red y cuando esperan en una cola de impresión; un sistema capaz de manejar actualizaciones automáticas de drivers de impresión a través de todo el espectro de impresión, así como de mantener una contabilización muy detallada para rastrear la seguridad de documentos y los costes de impresión.
Gestionar el tráfico de impresión mediante el despliegue de innumerables y dispares servidores de impresión Windows puede que funcione bien durante un típico “día soleado”, pero cuando las nubes tormentosas se forman en el horizonte, una solución totalmente integrada de gestión de la impresión es una opción mucho más segura y atrayente. Y, en las organizaciones grandes, siempre llueve en algún lugar.

  1. “Mi departamento tiene cosas más importantes que hacer. Optimizar los procesos de impresión no es una prioridad para nosotros.”

Una vez más, puede que esto sea verdad, pero es una cuestión que alguien dentro de su organización – o su proveedor de Servicios Gestionados de Impresión (MPS) – necesita tratar. Y, su capacidad o incapacidad para ocuparse de los problemas relacionados con los documentos de forma eficaz y oportuna puede tener un impacto directo sobre la productividad del personal en su departamento. Por ese motivo, comprender cómo se gestionan las cuestiones relacionadas con impresión y documentos es para beneficio de todos.

  1. “Ya contamos con una solución de impresión. De hecho, más de una. Y, de una solución para escanear documentos. Y, de un archivo de documentos electrónicos. Y, …”

En ese caso, no son los únicos. A medida que las organizaciones crecen, se fusionan con otras empresas, se despliegan en otras partes del globo, etc., estas tienden a conservar los sistemas que poseen y a añadir otros nuevos según lo requieren. No obstante, en un momento dado, tiene sentido dar un paso atrás, observar el cuadro general y pensar en eliminar redundancias siempre que sea posible. Sustituir media docena de sistemas heredados de impresión, escaneo y gestión de contenido por una única solución escalable de gestión de la impresión puede reducir la complejidad y el coste. De hecho, una solución integrada para gestionar documentos puede ofrecer a los clientes un rendimiento de las inversiones superior a un 400% y un período de amortización en un plazo de seis meses.

Al igual que con muchas otras cosas – el estado de sus neumáticos, el rendimiento de su horno, etcétera – es fácil olvidarse de la impresión hasta que las cosas empiezan a desintegrarse. LRS puede ayudarle a identificar los problemas y las ineficiencias en potencia antes de que afecten a su negocio. Lo único que tiene que hacer es recordar ponerse en contacto con nosotros.

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