Il mondo dell’informatica è in costante cambiamento. Ambienti mainframe centralizzati sono stati sostituiti da architetture client-server che hanno successivamente ricentralizzato le applicazioni con l’aiuto dei thin client e del mobile computing. Nel frattempo, il cloud computing, un approccio che appena dieci anni fa era un concetto piuttosto vago, sta rivoluzionando ancora una volta la situazione. E a un certo punto, un’idea più nuova lo rimpiazzerà.
Indipendentemente da come le organizzazioni scelgono di collegare le loro applicazioni aziendali alle persone che ne fanno uso, c’è sempre stata l’esigenza di stampare. Perché? Perché i documenti sono spesso l’unica prova tangibile di tutti quei dati preziosi che vengono elaborati. (Non mi credete? Provate a prendere fisicamente in mano la vostra assicurazione casa, auto o sanitaria.)
Quindi, se i documenti sono così importanti, perché si pensa sempre troppo tardi alla stampa?
Ecco alcune delle affermazioni che abbiamo sentito dalle aziende quando spiegano perché non prestano più attenzione al modo in cui le loro organizzazioni generano, formattano e distribuiscono i documenti stampati:
- “Attualmente non stampiamo molto e in futuro intendiamo stampare ancora meno.”
Se da un lato questa può essere la percezione di alcune persone all’interno dell’organizzazione, gli esperti sono di tutt’altro parere. Secondo IDC, le organizzazioni di tutto il mondo stampano circa 3 trilioni di pagine all’anno. Lo scorso anno questa cifra può essere calata leggermente, quando la gente lavorava in smart working, ma alcuni prevedono che il numero delle pagine stampate aumenterà nell’anno a venire e che l’adozione delle MFP, le stampanti multifunzione, negli uffici sia destinata ad accelerare. Questi dispositivi aggiungono funzioni di scansione e automazione del flusso di lavoro documentale a quello che un tempo era una semplice questione di “mettere il toner sulla carta”. Quindi, anche quando i volumi di stampa fisica iniziano a diminuire, l’esigenza di gestire i documenti in modo sicuro continuerà ad essere sentita.
- “Stampare non è poi così difficile. Clicchi su “Stampa”, ti dirigi verso la stampante e raccogli il tuo documento. Quanto può essere difficile una cosa simile?”
Per spezzare una lancia a favore di chi la pensa in questo modo, per queste persone la stampa è solitamente un compito semplice. Spesso, si tratta di persone che occupano posizioni alte all’interno dell’organizzazione e si avvalgono di un team di personale tecnico altamente competente che si adopera per assicurarsi che questi individui non abbiano mai un problema con la stampa. Ma non tutti in qualsiasi azienda possono contare su un tale livello di assistenza. Se parlate con chi configura e si occupa della manutenzione di MFP, stampanti e altro hardware, installa e aggiorna i driver di stampa sui diversi server e risolve i problemi di stampa riferiti dagli utenti, vi renderete conto che, dopo tutto, la stampa non è poi così semplice. Particolarmente quando si tratta di stampare dai sistemi backend aziendali come SAP, Oracle o le soluzioni EMR. La stampa inefficiente o non riuscita può impattare sulle prestazione di queste applicazioni line-of-business critiche. Il che, a sua volta, si ripercuote sui ricavi aziendali.
- “Va bene, la stampa può non essere del tutto semplice, ma è un po’ come il tempo. I problemi accadono e non puoi farci nulla, devi semplicemente affrontarli.”
Splendida analogia. Pensate a dove vi rifugereste con maggiore probabilità durante un uragano o un tornado. Adesso immaginate un riparo altrettanto solido in termini di sistema di gestione dell’output. Uno che possegga qualità come il recupero automatizzato degli errori, la consegna crittata del traffico di stampa sia quando i documenti vengono inviati attraverso la rete che quando sono “a riposo” sul server di spool. Un sistema che gestisca gli aggiornamenti automatici dei driver di stampa su tutte le stampanti aziendali e la rendicontazione minuziosamente dettagliata per tracciare sia la sicurezza che i costi di stampa dei documenti.
Gestire il traffico di stampa utilizzando un numero infinito di server di stampa di Windows potrebbe andare bene quando “fa bello”, ma se all’orizzonte si intravvedono le nubi che anticipano la tempesta, una soluzione di gestione dell’output totalmente integrata rappresenta un’opzione più sicura e più interessante. E nelle grandi aziende, da qualche parte piove sempre!
- “Il mio dipartimento si deve occupare di cose molto più importanti. L’ottimizzazione dei processi di stampa non è una nostra priorità.”
Ancora una volta, può darsi che questo sia vero. Ma è una questione di cui qualcuno all’interno della vostra organizzazione, o il vostro fornitore del servizio di stampa gestito (MPS, Managed Print Service), deve occuparsi. E la sua capacità o incapacità di risolvere in modo efficace e tempestivo i problemi di stampa può influire direttamente sulla produttività dell’intero dipartimento. Quindi è nell’interesse di tutti comprendere come vengono gestiti i problemi legati alla stampa e ai documenti.
- “Abbiamo già una soluzione di stampa. Anzi, a dire il vero ne abbiamo più di una. E anche una soluzione di scansione dei documenti. E un archivio di documenti elettronici. E...”
Alla fine scoprite di non essere soli. Man mano che le organizzazioni crescono, si fondono con altre aziende, si espandono in altre parti del mondo, ecc., tendono a conservare i sistemi che già possiedono e ad aggiungerne di nuovi, a seconda della necessità. Tuttavia, a un certo punto, ha senso fare un passo indietro, esaminare l’ambiente complessivo e pensare a eliminare le ridondanze, ove possibile. La sostituzione di una mezza dozzina di sistemi tradizionali di gestione della stampa, della scansione e del contenuto con un’unica soluzione scalabile di gestione dell’output può ridurre complessità e costi. Infatti, una soluzione integrata per la gestione dei documenti può offrire ai clienti un ROI superiore al 400% ROI e un periodo di recupero di sei mesi.
Come molte cose - lo stato dei vostri pneumatici, la performance della vostra caldaia, ecc., - è facile dimenticarsi della stampa fino a quando la situazione non inizia a deteriorare. LRS può aiutarvi a identificare problemi e inefficienze potenziali prima che abbiano ripercussioni negative sulla vostra azienda. Non dovete fare altro che contattarci.