Der Arbeitsplatz der Zukunft - Papierloses Arbeiten im digitalen Büro

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, weniger Papier für die tägliche Arbeit zu verwenden. Eine vollständig papierlose Büroumgebung ist jedoch immer noch selten. Seitdem das Ziel zum ersten Mal aufgetaucht ist, gab es eine Reihe von großen Unternehmen, denen es gelungen ist, das gesamte Papier aus ihren Büros zu entfernen. Es geht nicht unbedingt darum, die Verwendung von Papier vollständig abzuschaffen. Die Umstellung auf papierloses Arbeiten kann auch eine erhebliche Reduzierung des Papierverbrauchs im Büro bedeuten.

Das zukünftige Büro gleicht einem digitalen Arbeitsplatz. Es geht um den Prozess des Übergangs zu einer Situation, in der überhaupt kein Papier verwendet wird und alle Daten digital sind. Häufig wird dieses Ziel in ferner Zukunft gesetzt und der Weg dorthin mit Maßnahmen zur Reduzierung des Papierverbrauchs ausgefüllt. Dies hat ihren Ursprung in einem wachsenden Umweltbewusstsein, verbunden mit Zielen der Nachhaltigkeit und einem reduzierten ökologischen Fußabdruck.

Wie man papierlos arbeitet

Eine Strategie des papierlosen Büros beginnt mit einer Analyse papierintensiver Prozesse. Neben dem normalen Bürodruck stammt der Großteil des Papiers aus der physischen Korrespondenz und den empfangenen Faxen. Letztere werden ausgedruckt und dann oft digital oder in Papierform abgelegt. Durch die Digitalisierung all dieser Dokumente, einschließlich der Rechnungen und Verträge, wird der Papierverbrauch erheblich reduziert. Dann speichern Sie diese in einem Online-Aktenordner oder auch digitaler Aktenschrank genannt. Einige Unternehmen oder Abteilungen werden auf absehbare Zeit weiterhin Bedarf an gedruckten Dokumenten haben. Eine Unterschrift kann den Druck von Verträgen und Vereinbarungen erfordern. Auch wenn die Rechtmäßigkeit einer digitalen Signatur schon vor Jahren erklärt wurde.

Die OCR-Funktionalität der LRS-Lösungen ermöglicht es den Anwendern, wertvolle Informationen zu extrahieren, die dann zur Durchführung von Business Intelligence auf digitalisierten Dokumenten verwendet werden können.

LRS kann Unternehmen bei der Implementierung und Durchführung einer Strategie für ein papierloses Büro unterstützen. Wir haben eine Reihe von Lösungen zur Verfügung. Alle arbeiten nahtlos zusammen. MFPsecure®/Scan wandelt Papierdokumente in digitale Dokumente um und sendet sie an einen Dateiordner, ein Portal, ein Cloud-Repository, eine E-Mail-Adresse, einen FTP-Server und Speicherplattformen wie PageCenterX. Diese Softwarelösung legt die Dokumente ab oder leitet sie an den entsprechenden Zielort weiter. Wenn Dateien über PageCenterX mit anderen geteilt werden, fordert das System die Benutzer mit der Option 'Drucken oder Anzeigen' auf, um die Online-Betrachtung gegenüber dem Drucken zu fördern.

MFPSecure/Scan und PagecenterX können zum Scannen und Archivieren von Besucherregistrierungsbüchern verwendet werden. Aus Sicherheitsgründen können diese in digitaler Form gespeichert und - falls erforderlich - für eine schnelle Abfrage durch den Sicherheitsdienst abgerufen warden.

Die Digitalisierung von Papierdokumenten und deren Speicherung in einer Online-Archivierungssoftware bietet neben der papierlosen Komponente große Vorteile. Es reduziert die Zeit, die zum Organisieren oder Abrufen von Dateien benötigt wird. Alle Daten können einfach ausgetauscht werden und sind an jedem Ort verfügbar. Es verhindert auch Fehler, die bei manueller Datenablage auftreten können. Sie ist auch sicherer und zuverlässiger, ein weiterer Aspekt, der immer wichtiger wird. Und da auf Dateien auch während möglicher Ausfallzeiten zugegriffen werden kann, hat dies keine negativen Auswirkungen auf die Produktivität der Mitarbeiter.

Reduzierung des Papierverbrauchs

Die vollständige Papierlosigkeit ist zwar nicht leicht zu erreichen, aber die Reduzierung des Papierverbrauchs schon. Der erste Schritt ist die Festlegung individueller Ziele für den Druck von Dokumenten, die wahrscheinlich im Papierkorb landen (E-Mails, Präsentationen). Wenn ein Dokument gedruckt werden muss, wird durch Einstellungen für Duplex das Papiervolumen um 35% reduziert. LRS bietet Druckrichtlinien an, die es IT-Administratoren ermöglichen, bestimmte Regeln festzulegen, die entweder vorgeschlagen oder durchgesetzt werden können. Dies ist ein weiterer Teil des Prozesses hin zu einer papierlosen Umgebung.

Eine papierlose Umgebung kann letztlich mit erhöhter Sichtbarkeit und schneller Identifizierung der benötigten Informationen, zusätzlicher Sicherheit und mehr Flexibilität den Kern des Unternehmens verbessern. Der zukünftige Arbeitsplatz hat noch viel zu gewinnen. LRS-Software kann diesen Wandel mit Lösungen für die digitale Archivierung, das Scannen und Erfassen und vieles mehr unterstützen. Vereinbaren Sie einen Termin mit unseren Experten, um zu erfahren, wie LRS ein strategischer Partner für Unternehmen sein kann, die einen papierlosen Arbeitsplatz anstreben.

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