Mi è stato chiesto di scrivere un post sull'importanza di recapitare tutto l'output dai dispositivi degli utenti alle destinazioni all'interno dell'azienda. Il mio primo pensiero è stato: “quanto può essere davvero difficile?”
Lavorando in LRS da più di sei anni, mi sono abituato ai prodotti che offriamo e a quanto sia facile avere un ambiente di stampa controllato ma allo stesso tempo flessibile. Tutti i processi di stampa nel nostro ufficio sono gestiti e protetti dalla nostra soluzione VPSX di gestione dell’output aziendale. La gestione è fondamentale per una soluzione di stampa funzionante, non solo per la stampa vera e propria, ma anche per la verifica, il ripristino in caso di emergenza, il reindirizzamento dei lavori di stampa o la gestione dei driver.
Quindi, per capire la sfida, ho dovuto partire dall’altro lato — dalla prospettiva di un cliente non familiare con ciò che LRS può offrire.
Per una grande azienda con molte sedi o impianti di produzione in vari luoghi, la larghezza di banda è sempre un problema. Chi vorrebbe inviare un lavoro di stampa prima al server di stampa e poi alla stampante? Sembra uno spreco, soprattutto quando la stampante si trova praticamente nella stanza accanto. Per alleggerire il traffico, è molto più efficiente inviare il lavoro direttamente alla stampante, in modo sicuro, mantenendo comunque il pieno controllo su cosa è stato stampato, a che ora e da chi.
A questo si aggiunge la possibilità di abilitare policy di stampa, ad esempio obbligando gli utenti a stampare solo in bianco e nero, in fronte-retro, ecc. In alternativa, si può adottare un approccio più morbido: fornire suggerimenti agli utenti, indicando che la policy aziendale consiglia un certo tipo di stampa, lasciando però la possibilità di ignorare la regola per quella stampa specifica. Dopotutto, una copertina di una presentazione stampata ha un aspetto migliore a colori, no?
Supponiamo di configurare il sistema per supportare solo la stampa diretta: sarà complicato passare alla stampa tramite il server VPSX? No — il passaggio si effettua praticamente in pochi secondi. Gestendo tutte le code di stampa con VPSX, potete modificarle/aggiungerle/eliminarle direttamente dall’interfaccia web di VPSX. Questo consente al cliente di abilitare non solo la stampa diretta, ma in realtà tutte le funzionalità e impostazioni della stampante in un unico posto.
State lavorando da casa e avete bisogno di stampare su una stampante dell’ufficio? Nessun problema! Grazie al supporto per la stampa via Internet, l’invio dei lavori anche dall’esterno della rete aziendale è una funzionalità standard del software VPSX. Inoltre, questi lavori di stampa sono sicuri e verificati — tutto senza bisogno di VPN!
Ora immaginate che i dati di stampa originali siano inviati in un formato non compatibile con la stampante di destinazione. Come è possibile stampare? Una possibilità sarebbe configurare una coda separata con un driver compatibile con quella stampante. Sfortunatamente, più code significano più amministrazione e più utenti frustrati che devono ricordare quale coda usare. Un modo molto più semplice per risolvere il problema è lasciare che il software VPSX trasformi il lavoro di stampa in un formato adatto. Questo può essere fatto al volo, senza bisogno di intervento da parte dell’utente. VPSX sa che tipo di stampante si trova dall’altro lato e può quindi adattare la trasformazione di conseguenza.
Il risultato? Una sola coda per un qualsiasi numero di stampanti. Più semplice da usare, più semplice da gestire.
Forse il vostro reparto IT si è spesso lamentato per il fatto di dover passare troppo tempo ad aggiornare i driver. Possiamo venire in vostro aiuto. La gestione dei driver di stampa è solitamente un incubo per le aziende che utilizzano server di stampa Windows o persino quando utilizzano alcune soluzioni di stampa consolidate. Invece di aspettare che gli utenti finali aggiungano e aggiornino i driver di stampa, gli strumenti di gestione dei driver LRS vi consentono di installare automaticamente i driver e monitorare regolarmente il sistema per verificare se ci sono stati cambiamenti (modifiche alle preferenze predefinite del driver, nuove versioni installate, ecc.). Questo funziona sia con driver specifici per modello che con un driver di stampa universale (driver di stampa globale). Quando vengono rilevate modifiche, il sistema può aggiornare sia la definizione della stampante sul computer dell’utente che il driver.
Vi starete forse chiedendo: “Come posso, come cliente, avere il pieno controllo di cosa è stato stampato?” Con il nostro strumento di auditing, è facile accedere a dati di audit adeguati che vi offrono una panoramica su chi ha stampato cosa, dove e quando.
Enterprise Output Management di LRS vi offre controllo e funzionalità di alto livello senza richiedere conoscenze specialistiche. Dopotutto, è solo stampa, no?