LRS peut aider les organisations à mettre en œuvre et à exécuter une stratégie de bureau sans papier. Nous disposons d'un éventail de solutions. Toutes ces solutions fonctionnent parfaitement ensemble. MFPsecure®/Scan transforme les documents papier en documents numériques et les envoie vers un dossier de fichiers, un portail, un répertoire Cloud, une adresse mail, un serveur FTP et des plateformes de stockage telles que PageCenterX. Cette solution logicielle permet de classer les documents ou de les acheminer vers la destination appropriée. Si les fichiers sont partagés avec d'autres personnes via PageCenterX, le système demandera aux utilisateurs de choisir l'option "Imprimer ou visualiser" pour encourager la consultation en ligne plutôt que l'impression.
MFPsecure®/Scan et PageCenterX peuvent être utilisés pour scanner et archiver les livres d'enregistrement des visiteurs. Pour des raisons de sécurité, ils peuvent être stockés sous forme numérique et - si nécessaire - peuvent être récupérés pour une consultation rapide par la sécurité.
La numérisation des documents papier et leur stockage dans un logiciel de classement en ligne offrent de grands avantages, outre la composante « sans papier ». Elle réduit le temps nécessaire pour organiser ou récupérer les fichiers. Toutes les données peuvent être partagées facilement et sont disponibles en tout lieu. Elle permet également d'éviter les erreurs qui peuvent se produire lors du classement manuel des données. Elle est également plus sûre et plus fiable. C'est un autre aspect qui devient de plus en plus important. Et comme les fichiers peuvent également être consultés pendant les éventuelles périodes d'arrêt, il n'y a pas d'impact sur la productivité des employés lorsqu'une panne survient.