Beaucoup de grandes entreprises reconnaissent la valeur de l’output management (EOM) et appliquent les solutions liées à celui-ci pour en tirer des avantages. Ces solutions peuvent être fortement intégrées avec les applications, les infrastructures et les destinations essentielles qui produisent et transmettent les documents des entreprises.
Tout cela est très bien, si l’on part du principe que votre solution d’output management peut s’adapter facilement aux exigences en constante évolution de l’environnement de travail moderne concernant les documents. Mais que faire si vous êtes confronté à de nouveaux impératifs auxquels votre ancienne solution d’output management ne peut répondre ? Par exemple, est-ce que votre logiciel d’output management peut gérer vos documents générés par SAP en même temps que ceux issus de votre environnement bureautique? Pouvez-vous facilement implémenter des fonctionnalités d’’impression mobile ou de pull printing ? Pouvez-vous fournir une nouvelle expérience de travail aux utilisateurs ? Pouvez-vous oser imaginer remplacer votre système d’output management ?
En un mot, oui. Il n'est jamais facile de défaire des années d’intégration et de configuration. Cependant, en tant que leader mondial, LRS offre une solution d’output management de référence compatible avec vos processus d’impression actuels et fournit une plateforme pour le futur. Nous disposons également des outils et de l’expérience nécessaires pour que vous puissiez migrer rapidement, efficacement et sans mettre vos processus essentiels en danger.
Échapper au ballet des solutions informatiques
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles des entreprises décident de changer leur solution d’output management et de passer à une solution plus complète. Certaines sont dues à des dynamiques internes, et d’autres se basent sur des facteurs extérieurs. Prenons l’exemple de HP Output Server (HP-OS), racheté par HP à Dazel Corporation en 1999 et qui a été revendu récemment à OpenText.
Le logiciel HP-OS/Dazel était une solution fiable et appréciée au moment de son pic de popularité, mais l’évolution de l’environnement de travail et les demandes accrues pour de nouvelles méthodes de distribution de documents l’ont rendu obsolète. Au premier abord, ses nombreuses composantes distinctes les unes des autres, son architecture complexe et sa dépendance au script laissent penser qu’il est difficile de s’en passer et de changer.
Cependant, le cœur de LRS Enterprise Output Server, le logiciel VPSX®, peut aisément remplacer les fonctionnalités de base de Dazel et dispose de capacités de traitement « Filtre » qui permettent de faciliter un grand nombre d’options de présentation. Plus important encore, il s’agit d’une plateforme résolument moderne qui permet de répondre aux exigences de production de documents actuelles et futures. Chez LRS, nos équipes dédiées à la gestion et le développement de produits travaillent en étroite collaboration avec nos clients, clients potentiels et les fabricants d’imprimantes partenaires afin de répondre aux tendances et aux exigences émergentes, et ce de la façon la plus efficace possible et indépendamment des fournisseurs.
Mais alors, comment opérer la migration de HP-OS/Dazel à LRS ? Prenons le scénario suivant : HP-OS/Dazel est utilisé pour gérer des documents générés par SAP.
Dans le système SAP, des périphériques de sortie définis envoient des informations aux files d’attentes de HP-OS/Dazel, qui se charge ensuite de transférer les données pour l’impression finale. L’application SAP connaît le nom de la file d’attente Dazel et HP-OS/Dazel connaît les détails de l’impression, mais aucun des deux ne sait tout !
Pour extraire et relier les informations nécessaires, créer les files d’attente d’impression LRS VPSX nécessaires et modifier les périphériques de sortie SAP pour transmettre les informations à VPSX, les experts techniques de LRS ont conçu un outil de migration. Cet outil exécute une série d’étapes afin de fournir une configuration complète de VPSX et SAP.
Tout d’abord, l’outil capture les informations de configuration à partir de HP-OS/Dazel afin de définir l’imprimante dans la solution VPSX et de présenter une file d’attente cible au périphérique de sortie SAP.
L’outil extrait la configuration de liste d’attente et de destination à partir de HP-OS/Dazel et crée une table indexée par la destination finale (par exemple une imprimante), afin que la solution VPSX connaisse les attributs nécessaires des imprimantes/destinations auxquelles HP-OS/Dazel envoie les informations. Il doit également connaître le nom de la file d’attente qu’HP-OS utilise pour chaque destination pour SAP. Cela sert aussi à révéler les personnalisations utilisées pour fournir des paramètres de sortie adaptés à des destinations spécifiques.
Ensuite, nous capturons la configuration des périphériques de sortie de SAP et analysons le mappage entre le périphérique de sortie SAP et la file d’attente HP-OS/Dazel afin de savoir comment l’application SAP transmet des données à HP-OS/Dazel.
Une fois que ces données sont extraites, l’outil de migration de LRS relie tout et produit un « plan » des périphériques de sortie SAP et des imprimantes/destinations cibles. L’outil se sert de ce plan pour créer des définitions de file d’attente d’impression et modifier les définitions de périphériques de sortie afin de fournir les documents aux files d’attente d’impression VPSX correspondantes.
L'un des effets secondaires bénéfiques de ce procédé est que les files d’attente d’impression redondantes dans votre système SAP sont identifiées et peuvent être supprimées.
Dans un environnement doté de systèmes SAP multiples, une méthode classique consiste à migrer chaque système SAP un par un plutôt que d’opter pour une approche de type « big bang ». L’outil de migration est semi-automatique pour garantir une migration efficace, précise et réitérable, avec un minimum de risques.
Une fois la migration terminée, la solution d’output management est gérée par le logiciel VPSX et le reste de la suite EOM de LRS via des interfaces Web intuitives.
En dehors des environnements SAP, une approche similaire est adoptée lorsque le logiciel VPSX remplace un environnement d’output « non-géré » tels que les serveurs d’impression Windows. Au lieu de fournir des informations d’imprimantes/destinations venant de HP-OS/Dazel, l’outil de migration utilise l’information de la file d’attente d’impression des serveurs d’impression Windows. Comme la solution VPSX supporte également les impressions dans le lieu de travail, en conséquence, l’environnement de gestion des output implique que SAP et Windows transmettent des informations à VPSX. Les fonctionnalités du serveur d’impression Windows sont éliminées de l’environnement informatique.
En résumé, passer d’une solution d’output management à une autre peut sembler intimidant. Cependant, les équipes de LRS bénéficient d'une expertise reconnue dans ce domaine pour permettre une transition rapide, efficace et avec un minimum d’impacts sur les utilisateurs finaux.
Si vous n’avez pas osé y songer jusqu’à maintenant, il n'est pas trop tard pour commencer !