On m’a demandé d’écrire un article sur l’importance de distribuer tous les outputs des appareils des utilisateurs vers leurs destinations au sein de l’entreprise. Ma première pensée a été : « Est-ce vraiment si difficile ?»
Comme je travaille chez LRS depuis plus de six ans, je me suis habitué aux produits que nous proposons et à la facilité avec laquelle il est possible de disposer d’un environnement d’impression à la fois contrôlé et flexible. Dans nos bureaux, tous les travaux d’impression sont gérés et sécurisés dans notre solution d’Enterprise Output Management VPSX. La gestion est essentielle pour une solution d’impression fonctionnelle, non seulement pour l’impression proprement dite, mais aussi pour l’audit, la reprise après sinistre, la redirection des travaux d’impression ou la gestion des pilotes.
Pour comprendre le défi, j'ai donc dû adopter une approche différente, en me plaçant dans la perspective d'un client qui ne connaît pas bien les services proposés par LRS.
Pour une entreprise internationale disposant de nombreux bureaux ou usines de production répartis sur plusieurs sites, la bande passante est toujours un problème. Qui souhaite envoyer un travail d'impression d'abord au serveur d'impression, puis à l'imprimante ? Cela semble inutile, surtout lorsque l'imprimante se trouve dans la pièce voisine. Pour réduire le trafic, il est plus efficace d'envoyer le travail directement à l'imprimante, de manière sécurisée, tout en conservant un contrôle total sur ce qui a été imprimé, à quel moment et par qui.
Ajoutez à cela la possibilité d'activer des politiques d'impression, que ce soit en obligeant les utilisateurs à imprimer uniquement en monochrome, en recto-verso, etc. Vous pouvez également adopter une approche plus douce : afficher des messages indiquant que la politique de votre entreprise encourage les utilisateurs à imprimer d'une certaine manière, tout en leur laissant la possibilité de passer outre cette politique pour cette impression particulière. Après tout, une page de garde pour une présentation est plus jolie en couleur, n’est-ce pas?
En supposant que nous configurions le système pour qu'il ne prenne en charge que l'impression directe, le passage à l'impression via le serveur d'impression VPSX demande-t-il beaucoup de travail ? Non — il suffit de quelques secondes. En gérant toutes les files d'attente d'impression dans VPSX, vous pouvez modifier/ajouter/supprimer n'importe quelle file d'attente depuis l'interface web VPSX. Cela vous permet, en tant que client, d'activer non seulement l'impression directe, mais aussi toutes les fonctionnalités et tous les paramètres de l'imprimante au même endroit.
Vous travaillez à domicile et devez imprimer sur une imprimante au bureau ? Pas de problème ! Grâce à la prise en charge de l'impression Internet, le logiciel VPSX permet de recevoir des travaux d’impression provenant de l'extérieur du réseau de l'entreprise. De plus, ces travaux d'impression sont sécurisés et vérifiés, le tout sans VPN !
Imaginez maintenant que les données d'impression d'origine soient envoyées dans un format inconnu de l'imprimante cible. Comment imprimer dans ce cas ? Une solution consiste à configurer une file d'attente d'impression distincte avec un pilote connu de l’imprimante. Malheureusement, plus il y a de files d'attente, plus l'administration est lourde et plus les utilisateurs sont frustrés de devoir se souvenir de la file d'attente à choisir. Une solution bien plus simple consiste à laisser le logiciel VPSX transformer ce travail d'impression dans le format approprié. Cela peut être fait à la volée, sans aucune intervention de la part de l'utilisateur. VPSX connaît le type d'imprimante à l'autre bout et peut donc ajuster la transformation en conséquence.
Résultat ? Une seule file d'attente pour un nombre illimité d'imprimantes. Plus simple à utiliser, plus simple à entretenir.
Vous avez peut-être déjà entendu vos équipes informatiques se plaindre : « Nous passons trop de temps à mettre à jour les pilotes !» Alors, laissez-nous vous aider. La gestion des pilotes d'imprimante est généralement un cauchemar pour les entreprises qui utilisent des serveurs d'impression Windows, voire des solutions d'impression classiques. Au lieu de compter sur les utilisateurs finaux pour ajouter les pilotes d’imprimante et les mettre à jour en permanence vers les nouvelles versions, les outils de gestion des pilotes de LRS vous permettent d'installer automatiquement les pilotes d'imprimante et d'interroger régulièrement le système pour détecter toute modification (modification des préférences par défaut, chargement d'une nouvelle version, etc.). Cela fonctionne avec les pilotes spécifiques à un modèle ainsi qu’avec un pilote d’imprimante universel (pilote d'impression global). Lorsque des changements sont constatés, le système peut mettre à jour la définition de l'imprimante du poste de travail et actualiser le pilote en conséquence.
Vous vous demandez peut-être : « En tant que client, comment puis-je maîtriser totalement ce qui a été imprimé ?» Grâce à notre outil d’audit, vous pouvez facilement accéder aux données d'audit nécessaires, et donc savoir qui a imprimé quoi, où et quand.
LRS Enterprise Output Management vous offre le contrôle ainsi que des fonctionnalités haut de gamme sans exiger des connaissances approfondies en informatique. Après tout, il ne s'agit que d’impression, n'est-ce pas ?