Soluciones de documentos LRS para el puestro de trabajo digital

La digitalización es el componente clave para la oficina del futuro. Ofrece información en línea accesibles desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, todo ello sin renunciar al concepto de oficina física tradicional. El puesto de trabajo digital no debe aislar a los empleados, sino permitirles trabajar donde, cuando y como lo deseen. En un clima laboral en constante cambio, los trabajadores de oficina actuales y futuros esperan tales capacidades. La tecnología digital aumenta la productividad y la flexibilidad a la vez que ayuda a las empresas a adaptarse más rápidamente a los cambios.

El paso a la nube es una forma de aumentar la disponibilidad de información para los trabajadores de oficinas remotas. En el entorno tradicional de oficina, los empleados tienen que trabajar con diferentes sistemas y acceder a la información de la empresa de diferentes maneras. Sin embargo, al utilizar soluciones basadas en la nube, obtienen una "experiencia" consistente dondequiera que estén. Esta experiencia uniforme se extiende también a la impresión. En lugar de definir y acceder a una impresora de forma diferente en cada oficina, la impresión funciona de la misma manera en cada oficina, en cualquier lugar del mundo. Los empleados pueden buscar impresoras a través del portal de autoservicio, liberar documentos a una cola de impresión si la impresión segura está activada, o imprimir a través de una solución de impresión móvil.

LRS soporta la transición al puesto de trabajo digital con una variedad de soluciones inteligentes de gestión de salida que protegen los datos y gestionan los documentos desde cualquier plataforma a cualquier dispositivo o destino. Ofrecemos software para la captura, visualización, impresión, almacenamiento, archivo y análisis de documentos que se puede implementar en la nube, in situ o en una configuración híbrida.

Escanee, optimice, comparta y almacene sus documentos críticos

Se necesita mucho tiempo y recursos para transformar los flujos de trabajo de documentos físicos en digitales. Pero para poder disfrutar de las ventajas del puesto de trabajo digital, se necesita hacer algo más que simplemente escanear documentos y guardar las imágenes en una unidad de red. Las soluciones de software LRS le ayudan a recuperar el control de su información y a simplificar cada paso del proceso, dándole a su organización la capacidad de hacerlo:

Escanear y capturar documentos impresos de forma segura con autenticación del usuario previa sea cual sea el multifuncional elegido para el escaneo, una única solución estándar multifabricante
Procesar y optimizar las imágenes de los documentos con OCR, inclusión de metadatos, flujos diferentes en función del usuario , extracción de datos del documento en función del flujo, firma de los documentos generados...
Compartir datos basados en documentos en toda la organización y en el formato deseado (TIFF, JPG, PNG, PDF/A…) Almacenar los activos de datos para su reutilización y cumplimiento en multitud de destinos (Google Drive, SharePoint, OneDrive, Box, Folder, Fax, Email, aplicaciones de negocio, sistemas de archivo…)

Trabajadores remotos y seguridad

Cuando se trata de la captura, distribución e impresión de documentos, las medidas de seguridad tradicionales ya no son suficientes. Hoy en día, la impresión segura va más allá de la tecnología básica de impresión retenida. Requerir a los usuarios que desbloqueen los dispositivos con un PIN, una tarjeta de identificación o una contraseña puede evitar que los documentos sean vistos por usuarios no autorizados. Pero el lugar de trabajo digital requiere medidas de seguridad más estrictas que éstas. Cuando se imprime desde dispositivos móviles que se conectan a través de WIFI abierto o no seguro, se requieren nuevos protocolos de seguridad para proteger los datos de la exposición. Sin salvaguardas de datos, las empresas se arriesgan a sufrir multas o incluso a un cierre completo de las operaciones. Cuanto más fácil es para los usuarios acceder a la información, más importante es proteger la información confidencial.

Impresión móvil: ¿qué es lo que mejor funciona en el lugar de trabajo digital?

La impresión móvil simple requiere sólo una aplicación capaz de liberar trabajos de impresión en cola a un dispositivo de salida. Para aumentar la seguridad, las organizaciones pueden añadir tecnología de detección (iBeacon) que requiere que el usuario esté cerca de un dispositivo antes de liberar un trabajo de impresión. Existen opciones de impresión móvil que mejoran aún más el control y la seguridad de los procesos de impresión. Estos pueden combinarse con una política de impresión o un método de autenticación de impresión retenida.

Comodidad para los usuarios de escritorios virtuales

La tecnología de impresión de proximidad reduce la necesidad de que los usuarios finales interactúen con el subsistema de impresión. En función de la dirección IP del terminal o estación de trabajo del usuario, las impresoras se instalan automáticamente sin intervención del usuario. Esto reduce enormemente la complejidad de encontrar e instalar impresoras en entornos VDI, como Citrix, VMware y otros

Consideraciones adicionales para el puesto de trabajo digital: consolidación de la infraestructura

Las soluciones de gestión del puesto de trabajo basadas en la nube reducen o incluso eliminan la necesidad de invertir en soluciones de software. En lugar de pagar por una solución, implementarla y luego usarla, el modelo basado en la nube consiste en utilizar cualquier función que necesite para hacer su trabajo, y luego pagar sólo por las funciones que utilizó.

Hoy en día, muchas soluciones de software tienen una abundancia de características... algunas de las cuales una organización no requiere realmente. Cuando este software se ejecuta internamente, es posible que se necesite un gran número de servidores. En un escenario de impresión en un puesto de trabajo alojado en nube, las capacidades de la solución de impresión pueden ser limitadas, pero esas capacidades son realmente beneficiosas para el cliente. Licenciadas por usuario o dispositivo, estas soluciones pueden reducir rápidamente el coste de las tarifas iniciales de licencia que se cobraban antes de cambiar a la nube.

La meta es pagar sólo por lo que usted necesita. Si esas necesidades cambian, la solución Cloud cambia con ellas. Esto le ayuda a mantenerse ágil y rentable. No más necesidad de costosos servidores de impresión. Sin pagar por características innecesarias. Sin necesidad de instalar o mantener software innecesario. El puesto de trabajo digital ha llegado.