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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Eliminar los problemas de impresión con SAP con la ayuda de PAL

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La semana pasada, cuando volví de mis vacaciones de verano, mi gran cliente minorista favorito llamó para organizar una videoconferencia. Su objetivo era aprender cómo implementar nuestra personalización destinada a eliminar la tarea de administrar las impresoras para SAP PAL (Printing Assistant for Landscapes). Descansado y con las pilas cargadas, me puse manos a la obra. Es fantástico trabajar con clientes que desean mejorar sus infraestructuras de impresión.

Justo antes de irme de vacaciones, había acabado de trabajar con los desarrolladores de SAP y LRS para integrar la automatización de las definiciones de impresoras en sistemas SAP PAL desde nuestro producto VPSX. Esta integración fue posible gracias a los cambios en la interfaz SAP para sistemas de gestión de output (BC-XOM); en concreto, las extensiones para definiciones de impresoras. Tanto el personal de desarrollo del spool de SAP (¡gracias, Olaf!) como el desarrollador de LRS (¡gracias, Chris!) hicieron un gran trabajo para sentar las bases del producto para que esto funcionara. Ahora, todo lo que tenía que hacer era integrar esta parte con el sistema de definiciones en MS Excel que ya estaba implementado en el sitio del cliente.

Problema y resolución

Los administradores de SAP Basis tienen mucho trabajo sobre la mesa. En los entornos SAP con requerimientos críticos de impresión, los equipos de Basis pueden invertir hasta el 40 por ciento de su tiempo en definir, mantener y arreglar dispositivos de impresión, así como en resolver problemas de output. Para ser sincero, no es una forma productiva de usar el tiempo. Al utilizar la interfaz BC-XOM desarrollada para SAP junto con una solución externa de gestión de output como nuestro producto VPSX, podemos liberar a los administradores de SAP Basis de la necesidad de lidiar con la impresión y las impresoras.

En el caso de la gran empresa minorista mencionada anteriormente, fuimos capaces de automatizar la mayor parte de la administración. El sistema final funciona así: 

  1. Los administradores locales ordenan e instalan nuevas impresoras en su red en función de sus necesidades.
  2. Una vez que el hardware está instalado, los administradores introducen los números de identificación del nuevo dispositivo en una hoja de cálculo que, a continuación, se almacena en una ubicación compartida debidamente protegida (solo hace falta introducir en la hoja de cálculo los dispositivos nuevos o modificados; no hace falta hacerlo con los números de identificación de las impresoras existentes).
  3. Cada hora, un trabajo por lotes programado centralizadamente captura la hoja de cálculo (si existe), la convierte en un archivo CSV y traslada los datos CSV a una impresora de proceso VPSX. Esto permite que las impresoras estén definidas en el servidor central VPSX y, cuando sea necesario, distribuirlas a la instancia VPSX en una determinada ubicación satelital remota del cliente.
  4. Si existe un valor en el campo Tipo de dispositivo SAP del archivo CSV, las definiciones de impresora también se trasladarán al sistema SAP PAL. Se asigna un nombre corto desde un grupo de nombres cortos reservado para su uso en el software VPSX. A continuación, se indicará automáticamente que estas impresoras acabadas de definir están bajo el control de SAP PAL. 
  5. Entonces, SAP PAL toma las definiciones de impresoras y las distribuye entre todos los sistemas SAP remotos correspondientes.

Final feliz y administración sencilla

El resultado de estos cinco pasos es que cualquier nueva impresora está disponible para su uso en el plazo de una hora después de haber sido introducida en la hoja de cálculo. A continuación, la impresora está disponible para todas las aplicaciones de negocio, incluyendo aquellas en estaciones de trabajo Citrix XenApp y Windows, así como en aplicaciones centralizadas (como SAP). Debido a la seguridad en grupo de nuestro software de gestión de output VPSX, las impresoras solo están visibles para los usuarios pertinentes.

Tenga en cuenta que, en este escenario, los administradores locales no pertenecen al grupo SAP Basis. En su lugar, componen el equipo de infraestructura local. En general, la gente de SAP Basis no tiene nada que hacer en cuanto a definiciones o mantenimiento de impresoras, y tampoco les molestan con problemas de impresión. El personal de asistencia puede lidiar con estos problemas por su cuenta sin tener que acceder al sistema SAP. Mientras que los administradores de Basis tendrán que ocuparse de la instalación del propio sistema SAP PAL, el contacto de SAP Basis en este cliente insistió en que PAL era un sistema muy sencillo de instalar y mantener, ya que no contiene aplicaciones de negocio. Cualquier problema con la creación de impresoras se notifica automáticamente a través del correo electrónico al grupo de gestión de output.

En el futuro, este cliente planea sustituir la hoja de cálculo por una aplicación SharePoint. Esto simplificará y protegerá el proceso de captura de input, ya que la aplicación de la hoja de cálculo con VBA se ha ido volviendo más compleja con el tiempo. El sistema original lleva en práctica muchos años sin ningún incidente, así que no espero que se produzcan problemas en la fase de prueba e implementación. Estoy deseando conocer la opinión del cliente sobre lo que podemos mejorar y sus sugerencias sobre cualquier funcionalidad adicional que considere necesaria.

Para seguir leyendo sobre SAP PAL, existe mucha información interesante en el sitio web de SAP aquí, aquí y aquí.  Tenga en cuenta que para usar estas nuevas extensiones BC-XOM, el sistema PAL necesitará los últimos parches (véase la nota SAP 2027390).

Para conocer cómo LRS puede ayudar a su compañía a reducir considerablemente los gastos de administración relacionados con la infraestructura de impresión en todas las aplicaciones y plataformas, mejorar su agilidad operativa y proporcionar independencia al dispositivo final (algo especialmente útil en entornos subcontratados y MPS), póngase en contacto con LRS. Estamos deseando ayudarle a superar sus desafíos de impresión y envío de output.

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