Desde 1847, la empresa Schwenk Zement KG (Schwenk) se dedica a la producción de uno de los materiales de construcción más versátiles y útiles que se conocen: el cemento. En la actualidad, las actividades de Schwenk se centran sobre todo en la producción, venta y distribución de cemento, hormigón y otros suministros para la industria de la construcción. La mayoría de sus procesos empresariales se gestionan mediante documentos. Como ocurre con el cemento, la información sólo es valiosa para Schwenk si se puede enviar a tiempo a un lugar concreto.
APLICACIONES SAP BÁSICAS DEL NEGOCIO
Desde los camioneros que transportan el cemento y el hormigón a las obras hasta los empleados de contabilidad, recursos humanos y otros departamentos, todos los trabajadores de Schwenk dependen del envío puntual y rentable de los documentos básicos para el negocio. En la actualidad, la mayoría de los procesos empresariales más importantes de Schwenk se ejecutan mediante aplicaciones SAP en servidores zSeries y otras plataformas de IBM. Éstos son algunos de los módulos SAP utilizados por Schwenk:
- Sales & Distribution (SD, venta y distribución)
- Materials Management (MM, gestión de materiales)
- Financials / Controlling (FI/CO, finanzas y controlling)
- Human Resources (HR, recursos humanos)
- Production Planning (PP, planificación de la producción)
Stefan Lima, del equipo de IT de Schwenk, es uno de los encargados de garantizar la exactitud de la impresión SAP. «En nuestro entorno tenemos aproximadamente ciento veinte servidores, la mayoría de los cuales se encuentran en un único centro de datos. Estos servidores son el host de aplicaciones a las que acceden más de mil doscientos usuarios desde Windows, Citrix y otros clientes. Del total de estos usuarios, ochocientos trabajan con aplicaciones SAP.»
Según explicó Stefan Lima, “de las trescientas impresoras que tiene la empresa, la gran mayoría son Lexmark PCL. Schwenk compró tarjetas IPDS para impresoras, con el fin de que pudieran funcionar con el anterior sistema de gestión de salidas de la empresa.
PROBLEMAS DE IMPRESIÓN CON SAP
Gerhard Kaminski, director del departamento de IT de Schwenk, resume la situación de la impresión SAP de la empresa. «Habíamos instalado uno de los sistemas más utilizados para la gestión de impresión SAP de un conocido proveedor, y el software estaba totalmente integrado en nuestros procesos empresariales. Desafortunadamente para Schwenk, el proveedor dejó de proporcionar servicio técnico para la versión del software que se ejecutaba en la empresa.
«No sólo nos dijeron que dejaban de proporcionarnos servicio técnico, sino que nos presentaron un presupuesto desorbitado para la compra de la nueva versión, que incluía el pago por adelantado de varios años de mantenimiento», dice Kaminski. Para empeorar la situación, la nueva versión del software de este proveedor ya no contaba con el certificado de compatibilidad con SAP.
La empresa, desconcertada y preocupada, intentó negociar un precio más razonable con este proveedor, al mismo tiempo que buscaba una alternativa de gestión de salidas que fuese compatible con SAP.
VPSXTM: SIMPLEMENTE, FUNCIONA.
Fue entonces cuando otro proveedor que colaboraba con Schwenk informó a la empresa sobre la nueva solución de gestión de salidas para sistemas abiertos que ofrecía Levi, Ray & Shoup, Inc. (LRS). Con miles de clientes en todo el mundo y una fuerte presencia en Alemania, LRS ya era un nombre conocido entre los empleados del departamento de IT de Schwenk. El momento no pudo ser mejor.
En palabras de Stefan Lima: «Me puse en contacto con LRS y les expliqué nuestra situación. Unos días más tarde, nos visitaron y nos mostraron las funcionalidades de VPSX™. Como su solución parecía encajar a la perfección, se ofrecieron a venir a nuestra sede e instalarla en nuestro entorno de pruebas». Sin embargo, los profesionales de IT de Schwenk tenían otra idea.
«Hemos comprobado que podemos averiguar más sobre los puntos fuertes y débiles del software cuando lo instalamos y lo configuramos por nuestra cuenta», explica Stefan Lima. En este caso, el proceso de formación fue muy rápido: «Sólo tardamos un día en instalar y configurar el sistema. Sólo tuvimos que realizar alguna llamada telefónica para informarnos sobre determinadas funciones avanzadas, siendo capaces de configurar el sistema sin necesidad de ayuda. La definición de impresoras es muy fácil, y su gestión, más aún. Por una vez, habíamos encontrado un producto que, simplemente, funciona».
VENTAJAS TÉCNICAS Y COMERCIALES DE VPSX™
La sencilla configuración y la rápida adaptación de la solución VPSX™ fueron factores clave para Schwenk, ya que no deseaban seguir utilizado su solución de impresión SAP si no contaba con servicio técnico. Al margen de la facilidad de configuración, el equipo encontró muchos motivos para decidirse por el software VPSX™.
«Pronto vimos las limitaciones de nuestra anterior solución—dice Stefan Lima—. Aunque habíamos estado utilizando un sistema muy sofisticado, observamos que más del veinte por ciento de las llamadas realizadas a nuestro departamento de atención al usuario estaban relacionadas con la impresión.» Además, los técnicos de Schwenk se habían dado cuenta del excesivo consumo en el proceso de conversión del formato nativo de SAP a IPDS y después a PCL. «Esta conversión resultaba cara en ciclos de proceso, por no mencionar los costes que supone la compra e instalación de una tarjeta especializada para cada impresora.»
En cambio, la solución VPSX™ permite a los usuarios y administradores diagnosticar y resolver los problemas de impresión, mediante una interfaz Web que se puede personalizar. Esto reduce significativamente la carga de trabajo del personal del departamento de atención a usuarios y otro personal técnico y, a la vez, minimiza los retrasos que sufren los usuarios finales.
Además, el producto VPSX™ elimina la necesidad de tener cientos de tarjetas de conversión de flujo de datos IPDS. A través de simple filtro,VPSX™ convierte automáticamente los códigos de barras, logotipos y otros recursos SAP al formato PCL nativo de las impresoras. «La eliminación de las conversiones innecesarias a IPDS representa un gran ahorro», dice Stephan Lima.
Los aspectos técnicos de la solución VPSX™ impresionaron a Kaminski, pero aún así siguió trabajando en el aspecto comercial con el fin de buscar la manera de seguir utilizando el sistema existente. «Ningún director de IT está dispuesto a cambiar los sistemas básicos, a no ser que resulte absolutamente necesario», dice Kaminski.
Igual que ocurrió con los aspectos técnicos de la prueba, Kaminski encontró las condiciones comerciales de VPSX™ más interesantes que las de la solución que ya tenían. «Los costes anuales de LRS eran menos de la mitad que los de la solución anterior. Además, tenemos pleno acceso a las versiones posteriores del software sin coste adicional. El hecho de que VPSX™ tenga el certificado de plena compatibilidad con SAP fue otro factor decisivo», explica Gerhard Kaminski.
Por motivos tanto técnicos como comerciales, Schwenk decidió cambiar a la solución VPSX™. «LRS jugó limpio desde el principio de las negociaciones. A la larga, éste es el trato que espera cualquier colaborador. Tanto los productos como el personal de LRS han demostrado ser competentes y dignos de confianza.»
LA SOLUCIÓN DE LRS:
VPSX™: Este servidor de salidas para sistemas abiertos proporciona una gestión estable de las salidas de las aplicaciones SAP básicas de Schwenk Zement KG. La solución proporciona un único punto de control centralizado para la gestión de las salidas SAP a cientos de impresoras remotas de la red corporativa de Schwenk.
VPSX/OutputManager™ Tiene el certificado de compatibilidad total con SAP NetWeaver y gestiona las salidas de las aplicaciones SAP mediante la interfaz BC-XOM Callback.
EXECUTIVE SUMMARY
Schwenk Zement, una empresa alemana de fabricación y distribución sustituyó su anticuado sistema de impresión SAP por software de impresión LRS. La solución VPSX™ redujo los costes de software, eliminó la necesidad de usar cientos de tarjetas de conversión de flujo de datos y estuvo instalado en pocos días.
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