Schwenk Zement KG (Schwenk) stellt seit 1847 eines der vielseitigsten und nützlichsten Baumaterialien der Welt her: Zement. Heute konzentriert sich Schwenk in erster Linie auf die Produktion, den Verkauf und die Lieferung von Zement, Beton und sonstigem Baubedarf. Die meisten Geschäftsabläufe sind dokumentenbasiert.

Informationen sind für Schwenk wie Beton: Sie sind nur von Nutzen, wenn sie zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort ankommen.

UNTERNEHMENSKRITISCHER SAP-OUTPUT

Vom Lastwagenfahrer, der Zement und Beton zu den Baustellen transportiert, bis hin zu den Mitarbeitern in der Gehaltsabrechnung, der Buchhaltung und anderen Abteilungen: Die pünktliche, kosteneffiziente Verteilung unternehmenskritischer Dokumente ist bei Schwenk für jeden Einzelnen gleichermaßen unverzichtbar. Heute laufen die meisten wichtigen Business-Systeme bei Schwenk als SAP-Anwendungen auf zSeries- und anderen IBM-Plattformen. Bei Schwenk sind u. a. die folgenden SAPModule im Einsatz:

• Vertrieb (SD)
• Materialwirtschaft (MM)
• Buchhaltung / Controlling (FI/CO)
• Human Resources (HR)
• Produktionsplanung und –steuerung (PP)

Stefan Lima, SAP Systemadministrator bei Schwenk ist mit seinen Kollegen für die gesicherte und zuverlässige Ausführung von SAP Druckaufträgen verantwortlich. „In unserem Netzwerk gibt es ungefähr 120 Server, die meisten davon in ein und demselben Datencenter. Auf diesen Servern befinden sich Anwendungen, auf die über 1200 Benutzer mithilfe von Windows-, Citrix- und andere Clients zugreifen. Von diesen Benutzern arbeiten ca. 800 mit SAPAnwendungen.“

Laut Stefan Lima handelt es sich bei den meisten der 300 Drucker, die im Unternehmen eingesetzt werden um Lexmark PCL-Geräte. Schwenk erwarb für viele dieser Drucker spezielle IPDS-Karten zur Konvertierung von Datenströmen, um diese Geräte zusammen mit dem bestehenden Output-Management-System einsetzen zu können.

PROBLEME BEIM SAP-DRUCK

Gerhard Kaminski, Leiter der IT Abteilung , fasst die Situation des Unternehmens bezüglich des SAP-Drucks wie folgt zusammen: „Wir hatten eines der gängigsten SAP-Output-Management-Systeme von einem bekannten Anbieter implementiert und diese Software vollständig in unsere Geschäftsabläufe integriert.“

Der Anbieter ließ jedoch leider den Support für die von Schwenk verwendete Version der Software auslaufen.

„Es kam noch schlimmer: Sie sagten uns, dass wir keinen Support mehr von ihnen bekommen würden – und präsentierten uns eine gewaltige Rechnung für die Anschaffung der neuen Version und für Wartungskosten für mehrere Jahre im Voraus“, so Kaminski. Zu allem Überfluss war die neue Version der Software dieses Anbieters nicht mehr von SAP für Kompatibilität zertifiziert.

Äußerst aufgebracht und nach vergeblichen Preisverhandlungen fing langsam die Suche nach einer SAP-zertifizierten Alternative zum bestehenden Output-ManagementSystem an.

„VPSX™ FUNKTIONIERT ES.”

Zu diesem Zeitpunkt berichtete ein anderer Anbieter, der mit Schwenk zusammenarbeitete, ihnen über eine neue Output-Management-Lösung für Open Systems von Levi, Ray & Shoup, Inc. (LRS) 

Mit tausenden von Kunden in aller Welt und dank einer starken Marktpräsenz in Deutschland war LRS den Mitarbeitern der IT-Abteilung von Schwenk bereits ein Begriff. Der Zeitpunkt hätte nicht günstiger sein können. Hierzu Stefan Lima: „Ich habe mich mit LRS in Verbindung gesetzt und ihnen unsere Situation erklärt. Sie haben uns innerhalb weniger Tage besucht und die Möglichkeiten der VPSX-Lösung demonstriert. Da alles ideal zusammenzupassen schien, haben sie uns angeboten, die Lösung in unserer Testumgebung zu installieren.“ Die ITProfis bei Schwenk hatten allerdings andere Vorstellungen. „Unserer Erfahrung nach lernt man die Stärken und Schwächen eines Softwareprodukts viel besser kennen, indem man es selbst installiert und konfiguriert“, erklärt Stefan Lima. In diesem Fall war nicht viel Zeit zum Lernen erforderlich: „Wir haben nur einen Tag gebraucht, um das System zu installieren und zu konfigurieren. Von ein paar Telefonanrufen wegen einiger komplexerer Funktionen abgesehen, konnten wir das System komplett selbstständig konfigurieren. Die Definition von Druckern ist kinderleicht, die Verwaltung noch einfacher. Endlich haben wir einmal ein Produkt gefunden, das ohne viel Umstände einfach funktioniert.“

TECHNISCHE UND WIRTSCHAFTLICHE VORTEILE VON VPSX

Die einfache Konfiguration und das schnelle Setup der VPSX-Lösung gehörten zu den ausschlaggebenden Kriterien für Schwenk, da das Unternehmen seine bestehende Drucklösung in der SAPProduktionsumgebung nicht länger ohne Support betreiben wollte. Abgesehen davon fand das Team viele weitere Gründe, die für die VPSX-Software sprachen.

„Die Grenzen unserer alten Lösung wurden uns rasch klar“, sagt Stefan Lima. „Wir hatten zwar ein sehr ausgefeiltes System gewählt, aber 20 % der Anrufe beim Support und beim Helpdesk bezogen sich nach wie vor auf Probleme, die das Drucken betrafen.“ Den Technikern bei Schwenk fiel außerdem auf, wieviel Prozessorleistung zum Konvertieren der Datenströme aus dem nativen SAP-Format in IPDS und dann in PCL benötigt wurde.

„Dieser Prozess verursachte kostenintensive Verarbeitungsvorgänge – von den Anschaffungs- und Installationskosten einer speziellen Karte für jeden einzelnen Drucker ganz zu schweigen.“

Mit der VPSX-Lösung hingegen können Benutzer und Administratoren Druckprobleme mithilfe einer individuell einstellbaren Web-Benutzeroberfläche selbst diagnostizieren und lösen. Helpdesk- und andere technische Mitarbeiter werden entlastet und zugleich Verzögerungen für die Endbenutzer auf ein Minimum reduziert. Darüber hinaus wird der Einsatz hunderter von IPDS Datenstromkonvertierungskarten durch VPSX überflüssig. Mit einem einfachen Filterverfahren konvertiert VPSX automatisch SAP Strichcodes, Logos und andere Quelldaten direkt in das native PCLFormat des Druckers. „Die Tatsache, dass Konvertierungen in und aus IPDS nicht mehr notwendig sind bedeutet gewaltige Einsparungen“, so Stefan Lima.

Gerhard Kaminski war von den technischen Aspekte der VPSX-Lösung beeindruckt, arbeitete aber weiterhin an der wirtschaftlichen Seite, damit das bestehende System möglichst erhalten bleiben konnte. „Kein IT-Manager ändert relevante Systeme, es sei denn, dies ist absolut unvermeidbar“, sagt Kaminski. Kaminski kam, genau wie bei den technischen Fragen, zu dem Schluss, dass auch vom wirtschaftlichen Aspekt gesehen

VPSX der bisher eingesetzten Lösung vorzuziehen sei. „Die jährlichen Gesamtkosten betrugen weniger als die Hälfte der entsprechenden Kosten unserer vorhandenen Lösung. Hinzu kommt, dass wir ohne zusätzliche Kosten uneingeschränkten Zugriff auf neuere Versionen der Software haben. Das uneingeschränkte SAP-Zertifikat von VPSX war ein weiterer wichtiger Faktor“, so Gerhard Kaminski. Da sowohl technische als auch wirtschaftliche Gründe dafür sprachen, entschied Schwenk sich für die Umstellung auf VPSX. „LRS hat von Anfang an fair mit uns verhandelt, genau wie es jeder Geschäftspartner langfristig erwartet. Sowohl die Produkte als auch die Mitarbeiter von LRS haben sich als vertrauenswürdig und zuverlässig erwiesen.“

DIE LÖSUNG VON LRS:

VPSX: Dieser Output-Server für Open Systems sichert zuverlässiges OutputManagement für kritische SAPAnwendungen bei der Schwenk Zement KG. Die Lösung fungiert als zentraler Kontrollpunkt zur Bearbeitung von SAPOutput für hunderte von Remote-Druckern im Unternehmensnetzwerk bei Schwenk.

VPSX/OutputManager™: Diese standardbasierte Lösung von LRS ist uneingeschränkt für SAP NetWeaver zertifiziert und nutzt die BC-XOMCallback-Schnittstelle zur Kontrolle des SAP-Anwendungs-Outputs.

RESÜMEE

Eine deutsche Produktions- und Lieferfirma ersetzt ihr überholtes SAP-Drucksystem durch Software von LRS. Die VPSX-Lösung reduzierte entscheidend Softwarekosten, machte hunderte von Datenstromkonvertierungskarten überflüssig und war innerhalb weniger Tage installiert.

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