Das Unternehmen
Die Emmi Gruppe (Emmi) ist der größte Milchverarbeiter und führender Anbieter von Molkerei- und Frischeprodukten in der Schweiz. Das im Herzen der Schweiz, in Luzern ansässige Unternehmen Emmi, beschäftigt weltweit ca. 5.000 Mitarbeiter und erwirtschaftet jährlich innerhalb und außerhalb der Schweiz einen Umsatz von knapp 3 Milliarden Schweizer Franken. Die Produkte von Emmi werden weltweit vertrieben und mehr als ein Viertel aller Umsätze wird durch den Vertrieb auf internationalen Märkten erwirtschaftet. Emmi beschäftigt ca. 1800 Mitarbeiter in Auslandsniederlassungen in Europa, Nord- und Südamerika.
Die Bedeutung von Dokumenten
Gedruckte Dokumente fallen auf nahezu jedem Marktsektor an. Für Unternehmen der Milchindustrie können Bereitstellungsprobleme von Dokumenten Auswirkungen auf die Produktqualität haben. Sobald Produkte das Werk verlassen und in die Vertriebskette gelangen, werden diese überwacht. Käse und sonstige Milcherzeugnisse, deren Geschmack und Konsistenz sich nach der Herstellung noch weiter entfalten und verändern, müssen allerdings auch innerhalb der Produktionsstätte genaustens überwacht werden. Manche Käsesorten müssen erst sechs bis zwölf Monate reifen, bis sie versandfertig sind; andere Produkte eignen sich nur für den unverzüglichen Verzehr und erfordern eine ununterbrochene Kühlung, da sie andernfalls verderben. Produktionsbezogene Dokumente und gedruckte Strichcode-Etiketten helfen Emmis Mitarbeitern dabei, bessere Enderzeugnisse zu liefern.
Dezentrale Vorgänge, zentralisierte IT
Unabhängig davon, wo Emmi-Produkte hergestellt, gelagert oder vertrieben werden, befinden sich nahezu alle IT-Systeme zur Unterstützung der entsprechenden Geschäftsprozesse im Hauptrechenzentrum von Emmi IT Services in Ostermundigen. Das hier tätige IT-Team kümmert sich um die Verwaltung und die Pflege der unternehmensweit eingesetzten Geschäftsanwendungen sowie der zahlreichen Windows-basierten Programme, mit denen Mitarbeiter von Emmi weltweit arbeiten.
Im Rechenzentrum in Ostermundigen ist auch die Mehrheit der Helpdesk-Mitarbeiter von Emmi IT Services tätig. Dies ist das Nervenzentrum Emmis IT-Infrastruktur. In Sachen Drucken war das Team allerdings auf die Windows-Druckserver angewiesen, die an Dutzenden entfernten Unternehmensstandorten aufgestellt waren und von Mitarbeitern vor Ort gewartet werden mussten.
Mit den Microsoft-Druckservern war es für Emmis Support-Team unmöglich, die gesamte Umgebung gut im Auge zu behalten. Ein Beispiel: Ein Endanwender druckt einen Lieferschein, hat aber keine Ahnung, ob dieser auch tatsächlich auf dem Drucker, am entfernten Standort, ausgegeben wurde. Genauso wenig weiß er, was genau zu dem Problem führte, wenn der Druck nicht herausgekommen ist. Für ein effizientes Management und eine effiziente Kontrolle der Druckvorgänge, ist ein Überwachung vom Rechenzentrum aus erforderlich, unabhängig davon wo gedruckt wird.
Ein zentraler Kontrollpunkt
Nach einer eingehenden Untersuchung des Marktes führte das IT-Team unter der Leitung von Walter Stadelmann eine Ausschreibung durch, in deren Rahmen eine Lösung zur Verwaltung der unternehmensweiten Dokumentenausgabe gesucht wurde. Nach umfangreichen Gesprächen mit diversen Anbietern entschied sich Emmi für die VPSX® Softwarelösung von Levi, Ray & Shoup, Inc. (LRS).
„Wir haben viele Anbieter in Betracht gezogen, jedoch hatte LRS einfach die beste Lösung“, so Stadelmann. Das Team schilderte, wie Emmi es schaffte, neben der Einführung eines zentralisierten Druckmanagements die LRS® Software auch noch mit der vorhandenen Lösung zur Erstellung von Ausgabeformaten von Assentis zu integrieren, um dynamische Formulare erstellen zu können. In den kommenden Jahren führt Emmi SAP ein. Mit der kombinierten Lösung konnten Ausgabedaten über eine Vielzahl von Kanälen, seien es Drucker, E-Mail, Online-Archive oder gar all diese Formen der Ausgabe gleichzeitig, übermittelt werden.
Die Software von LRS hat nicht nur die dringendsten Anforderungen erfüllt, sondern hat sich auch als flexibel genug für Emmis zukünftige Anforderungen erwiesen.
Schlanke Druckinfrastruktur
Die Entscheidung zur Implementierung der VPSX-Software war der erste Schritt hin zu einer kompletten Neugestaltung der Druckinfrastruktur bei Emmi. Die Ziele lagen auf der Hand: Vereinfachung der komplexen Netzwerkumgebung, Verbesserung der Ausgabezuverlässigkeit und Einsparung von Kosten.
Vor dem Umstieg auf VPSX-Software wurden alle Druckvorgänge über Windows-Druckserver verwaltet. Nach der Abschaffung der Windows-Druckserver profitiert Emmi nun von der einzigartigen Fähigkeit der VPSX-Lösung, Druckdatenströme zu komprimieren und die Netzwerkbandbreite zu optimieren. Von Anfang an hatte Emmi VPSX-Software implementiert, um Ausgabedaten von ERP-Anwendungen verwalten zu können. Da es jedoch so gut funktionierte, nutzen sie die Software nun auch für die Verwaltung sämtlicher Druckvorgänge unter Windows.
Durch die Abschaffung der Windows-Druckserver konnte auch die Verwaltung der Druckertreiber in der Emmi-Umgebung vereinfacht werden. Dank der Funktion Print Driver Management (PDM) ist die VPSX-Software in der Lage, für jeden Arbeitsplatz automatisch die richtige Treiberversion bereitzustellen. Inkompatible Druckertreiber sind die häufigste Ursache von Druckproblemen in WindowsUmgebungen. Sie führen zu erhöhten Supportkosten und unnötigem Zeitaufwand für Endbenutzer. Die VPSX-Software ermöglichte es den Mitarbeitern von Emmi, die damit verbundenen Kosten einzusparen.
Print2Me: mehr Sicherheit und Kosteneinsparungen
Ein weiterer Aspekt bei der Umsetzung des Output-ManagementProjekts war der Wunsch nach einer Konsolidierung des gesamten Druckerbestands. Wie bei vielen anderen Unternehmen auch war in den Geschäftsniederlassungen von Emmi eine große Vielzahl verschiedener Druckermarken und -modelle installiert. Der Nachteil solcher heterogenen Geräteparks liegt einerseits im Mangel an standardisierten Funktionen und andererseits darin, dass sie es unmöglich machen, Skaleneffekte beim Verbrauchsmaterial und Service zu realisieren.
In Zusammenarbeit mit Ricoh und dem LRS-Partner Genius Bytes ist es dem Emmi IT Services-Team gelungen, ein vollständig integriertes Output-Management-Konzept mit dem Namen „Print2Me“ zu entwickeln. Alle Ausgabedaten werden unabhängig von der Herkunft an den VPSX-Server geroutet. Einige Druckaufträge, wie zum Beispiel Produktionsaufträge und andere zeitkritische Dokumente, werden automatisch an den richtigen Drucker weitergeleitet. Durch Endbenutzer erzeugte Dokumente werden so lange in einer sicheren VPSX-Warteschlange vorgehalten, bis sie vom entsprechenden Benutzer mithilfe eines Magnetstreifenausweises für den Druck auf dem nächstgelegenen Ricoh-Multifunktionsgerät freigegeben werden. Durch entsprechende Systemeinstellungen kann die standardmäßige Verwendung von Schwarz-Weiß- und Duplex-Druck vorgegeben werden.
Das Projekt hat dem Unternehmen Emmi dabei geholfen, die Anzahl der Geräte in seinem Druckergerätepark um ca. 40 % zu reduzieren. „Es war ein langer Prozess, bis alle Einzelplatzgeräte abgeschafft waren“, erinnert sich Walter Stadelmann. „Allerdings hat sich der Aufwand gelohnt, und wir können nun über 100.000 Schweizer Franken jährlich einsparen, während die Produktivität der Benutzer und die der IT-Mitarbeiter deutlich gesteigert werden konnte.“
Präzise planen – optimal Drucken
Unterstützt wurde das Emmi IT Service-Team von Dietmar Neidhardt, dem Senior Software Consultant bei LRS München. „Was Emmi nun hat, ist eine hochintegrierte Ausgabeumgebung, in der unsere VPSX-Software mit den Geschäftsanwendungen, Druckgeräten, Archivierungssystemen und Paketen zur Erstellung von Ausgabeformaten durchgängig kommunizieren kann“, meint Neidhardt. „Ähnlich wie eine Präzisionsuhr besteht die Lösung aus einer Vielzahl von einzelnen Teilen, die allerdings im Verbund ein einfach zu bedienendes System darstellen.“
Eine Integration auf dieser Ebene erfordert Tausende Zeilen eigenen Quelltexts und ist insgesamt mit einem sehr großen Aufwand verbunden. „Als ein Kunde dieser Größenordnung hat Emmi die Flexibilität unserer Lösung wirklich auf die Probe gestellt“, sagt Neidhardt. „Der Aufwand zur Unterstützung solch hochindividueller Umgebungen bereitet einem stets Kopfschmerzen.“
Herr Stadelmann kann die Lösung auf eine viel einfachere Art und Weise beschreiben: „Sie funktioniert einfach.“
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