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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Prepare su empresa para la era digital

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Imprimir o no imprimir no es la cuestión. Ambas son necesidades reales y seguirán siéndolo en el futuro próximo. Aunque analistas líderes del sector prevén un lento pero paulatino declive de las páginas impresas, la mística «oficina sin papel» no se distingue todavía en el horizonte. Sin embargo, una cosa está clara: el contenido (output) procedente de aplicaciones sigue creciendo. Basta con preguntar a cualquier persona en el ámbito del almacenamiento.

La transición desde las copias en papel a los documentos digitales está siendo impulsada por la forma en que procesos de negocio, empleados y clientes consumen y gestionan el contenido digital. El papel es un medio que los seres humanos han utilizado durante cientos de años y a menudo prefieren, aunque tenga sus inconvenientes. Con el crecimiento de los dispositivos informáticos de bajo coste con pantallas de alta calidad, muchas personas prefieren ver los documentos y otros contenidos digitales en formato electrónico. ¿Continuará esta tendencia? Sin duda, pero los documentos impresos no desaparecerán a corto plazo por diferentes motivos.

Mi colega Brent Black escribió recientemente un blog titulado «Sí se puede estar en misa y repicando», en el que hablaba sobre las ventajas de implementar una arquitectura de impresión híbrida en su empresa. Me gustaría hablar sobre otra solución «híbrida» que puede implementar usando este mismo sistema de gestión de output. Puede enviar output de una aplicación (p. ej. un documento de empresa) a una amplia gama de dispositivos de impresión o puede optar por enviarla hacia destinos electrónicos en formato digital. O puede hacer ambas cosas al mismo tiempo, es decir, imprimir un documento y guardar una versión electrónica para su uso futuro.

Este mismo sistema de gestión de output puede transformar de forma dinámica el documento desde el formato original hasta el formato adecuado para un destino determinado. También puede agrupar de forma inteligente documentos procedentes de diferentes fuentes de aplicación y en diferentes formatos de datos, y enviarlos como un único documento. En resumen, la solución LRS actúa como middleware y separa las aplicaciones finales de las complejidades de la distribución de documentos subyacente.

Gestión de output y gestión de impresión

No necesita cambiar sus aplicaciones para soportar un nuevo destino o un formato de datos diferente. El sistema de gestión de output separa muchas funciones de la aplicación y las traslada hacia un dispositivo y una capa de servicio independiente de la plataforma, lo que simplifica y acelera la entrega de nuevos servicios sin necesidad de realizar cambios en la aplicación. Esto permite a las aplicaciones centrarse en la creación de contenido y a usted elegir el formato de envío y el destino adecuados en cualquier momento. Esta es una diferencia clave entre un software de gestión de output y uno de gestión de la impresión (a menudo conocido como «software de gestión de impresoras») que muchas personas no comprenden totalmente. Piense en un sistema de gestión de impresión como un auténtico «subconjunto» de gestión de output.

Básicamente, un sistema de gestión de output se centra en capturar y enviar contenido digital. Solo es cuestión de «en qué formato se necesita enviar» y «dónde necesita enviarse». Imprimir no es más que una opción, aunque importante en el entorno actual de negocio. 

Gracias a la solución LRS, dispone de mucha flexibilidad. Así que cuando el jefe venga y le diga «Hey, necesitamos dejar de imprimir esa factura y enviarla con un correo electrónico como un archivo PDF adjunto», usted podrá responder «¡Ningún problema, jefe! ¿Para cuándo la necesitan?».

En LRS, no nos centramos únicamente en la impresión. Comprendemos que las necesidades de negocio están cambiando constantemente, impulsadas por nuevas tecnologías y tendencias de mercado cambiantes. También sabemos que las empresas se encuentran sometidas a una presión constante para reducir sus costes, mejorar la productividad e impulsar una auténtica innovación. Lo comprendemos y por eso desarrollamos productos que soportan funciones avanzadas de envío de documentos.

Si vive lo suficiente, es posible que sea testigo de la impresión del último documento en papel (pero no será mañana). Sin embargo, no tiene por qué preocuparse. Resulta reconfortante pensar que puede satisfacer sus necesidades de distribución de documentos actuales y futuras gracias a la solución LRS de la que dispone actualmente. Si los documentos impresos o en papel desaparecen un día, habrá gestionado con éxito la migración de los documentos en papel a los documentos digitales mucho antes de que ese hipotético evento se produzca.

¿A quién le importa si los documentos se envían en papel o en formato electrónico? A nosotros no, y esa es una diferencia importante que considerar cuando tome su decisión de compra. Llámenos para saber más sobre cómo LRS puede preparar a su empresa para la era digital.

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