Si vous lisez cela maintenant, il y a des chances que vous compreniez la valeur liée à la capacité de délivrer des documents commerciaux critiques d’une façon fiable et sécurisée. La question est la suivante : qu’est-ce qui vous a amené(e) à cette page aujourd’hui et pourquoi avez-vous décidé de passer votre temps à lire à ce sujet ?
Un optimiste pourrait penser que vous envisagez proactivement de mettre en place une infrastructure de gestion des sorties d’entreprise (Enterprise Output Management - EOM) robuste et flexible capable d’évoluer et de prendre en charge les changements ultérieurs qui affecteront vos affaires et l’environnement technologique. Quelqu’un de plus pessimiste (et peut-être plus réaliste) penserait que vous affrontez de sérieux défis en ce moment-même – aujourd’hui – parce que quelqu’un dans le passé de votre organisation a manqué d’adopter cette approche plus proactive il y a longtemps.
La réalité est que chaque décision que nous prenons se situe dans le lieu et le moment présents et que la construction d’une infrastructure de gestion des sorties est souvent le fruit d’une réflexion après coup. Généralement, quand il existe un besoin courant, satisfaire ce besoin devient le point focal en ne prêtant que peu ou pas d’attention aux objectifs futurs.
Pour les organisations ne disposant pas de beaucoup de temps, d’argent et de personnel, se concentrer sur les besoins d’aujourd’hui peut vous aider à traiter plus rapidement les problèmes de délivrance de documents urgents qui affectent les utilisateurs et les applications. Cela peut vous apporter un gain rapide, ce qui plaît à tout le monde, et vous pourriez récolter quelques avantages financiers utiles. L’inconvénient, quand on se concentre sur le court terme, est que la solution que vous mettez en place pourrait ne pas s’adapter aux besoins de demain, que les avantages financiers pourraient s’effacer au fil du temps et que la solution pourrait nécessiter beaucoup plus de temps, d’argent et de personnel quand elle ne répond plus à vos besoins. La loi de Murphy dit que cela arrivera au pire moment possible.
D’un autre côté, adopter une approche à long terme a ses propres avantages et inconvénients. Du côté positif, vous êtes moins susceptible d’être surpris ultérieurement par les changements techniques et/ou commerciaux que votre infrastructure de gestion des documents ne peut pas prendre en charge. Mais construire dans la flexibilité et la modularité signifie parfois des coûts initiaux plus élevés qui sont difficiles à faire admettre à titre interne. Votre infrastructure EOM sophistiquée pourrait être capable de quadrupler sa taille facilement ou de prendre en charge instantanément un parc entièrement nouveau d’imprimantes et d’imprimantes multifonctions provenant de n’importe quel fournisseur d’équipements. Cependant, si vous n’avez jamais fait l’expérience d’une croissance commerciale spectaculaire (par exemple, à la suite d’une fusion) ou apporté des changements de taille à votre parc d’imprimantes, vous pourriez vous retrouver propriétaire d’un environnement EOM « trop sophistiqué ».
La meilleure approche pour commencer à construire une nouvelle solution de gestion des sorties ou pour modifier celle qui existe se situe généralement quelque part entre la première et la deuxième approches, dans une zone où les avantages commerciaux et le risque potentiel se recouvrent. Là où les avantages de la simplicité et de la modularité sont pondérés par rapport aux coûts et à la probabilité de devoir recommencer à zéro.
Quand il s’agit de peser les avantages à court et à long terme, il est crucial d’être honnête à propos de votre environnement actuel. Est-ce que votre solution de gestion des sorties actuelle répond aux besoins actuels de vos activités ? Y a-t-il d’importantes initiatives technologiques ou commerciales à l’horizon (par exemple, déplacer des applications clés vers le cloud, adopter un lieu de travail à distance/hybride/ ODR, ouverture à une sécurité Zero-Trust (confiance zéro), etc.) que votre solution EOM devra prendre en charge ? Si votre réponse à la première partie de cette question est « non », il est probable que votre solution EOM actuelle ne prendra pas en charge ces futures initiatives. Choisir une nouvelle solution EOM est crucial.
Et maintenant, voici quelques informations me concernant : je n’ai pas toujours travaillé chez LRS. Jusqu’à il y a quelques années, j’étais Directeur de la technologie pour l’une des plus grande entreprises pharmaceutiques du monde et j’étais responsable de la construction de sa solution mondiale de gestion des sorties. Après avoir passé une paire d’années à étendre et à moduler l’infrastructure EOM existante à 300 serveurs au niveau mondial, nous avons réalisé que certains de nos besoins courants n’étaient pas satisfaits et que tous besoins ultérieurs ne seraient pas pris en charge. Il était temps de trouver une nouvelle solution EOM.
Armés de plusieurs années de « leçons apprises », nous avions les connaissances nécessaires pour identifier la technologie essentielle et construire la solution d’entreprise mondiale exigée par nos utilisateurs commerciaux. Alors que nous procédions à l’évaluation de notre environnement existant, les critères suivants sont devenus critiques pour notre prochaine solution EOM :
- Capacité de modulation pour répondre aux besoins de l’entreprise mondiale
- Hautes disponibilité et redondance soutenues par l’appui à l’équilibre des charges
- Approche de non-dépendance à l’imprimante qui nous permettrait de changer de fournisseurs d’équipements à mesure que les prix et les capacités changent au fil du temps
- Appui centralisé et distribué à la technologie
- Appui à la sécurisation de l’impression et aux opérations de numérisation pour la protection des données
Quand vous choisissez un nouveau fournisseur et sa solution EOM, il est important que vous ayez évalué votre environnement et que vous puissiez fournir ce à quoi ressemble une conception d’entreprise. Avant de solliciter une contribution de la part de fournisseurs potentiels, cette conception devrait se concentrer sur les buts et objectifs actuels de votre société ainsi que sur toutes initiatives ultérieures. Fournissez cette conception aux fournisseurs potentiels et faites en sorte qu’ils vous disent comment leur solution peut délivrer vos buts. Laissez-les ajuster votre conception mais assurez-vous que les buts et objectifs de votre entreprise ne sont pas compromis.
Une fois que vous avez choisi votre fournisseur et sa solution, votre conception actualisée peut être utilisée comme point de départ pour construire la solution de votre entreprise. Dans notre cas, nous avons choisi LRS et sa solution de gestion des sorties parce qu’ils répondaient en tous points à nos besoins et qu’ils fournissaient à mon entreprise une solution hautement disponible et mondialement modulaire qui satisfaisait les buts et objectifs de mon entreprise.
Construire une solution de gestion mondiale des sorties d’une entreprise est compliqué, mais cela ne veut pas dire que c’est impossible. Il est crucialement important de prendre votre temps, d’être honnête avec vous-même et de sélectionner le meilleur fournisseur de gestion de sorties pour répondre à vos besoins prévisibles.
N’hésitez pas à me contacter si vous souhaitez discuter de tous aspects quelconques de cette publication ou si vous souhaitez une assistance pour la conception d’une solution EOM qui convienne parfaitement à vos besoins présents et futurs.