Wir nähern uns dem Ende unserer Reise über diese Artikel reihe, auf der wir untersucht haben, ob ein MPS wirklich all Ihre Druckanforderungen erfüllt. Wir haben bereits besprochen, warum der Ursprung Ihres Drucks so wichtig ist. Außerdem haben wir erklärt, wieso eine konsistente Sicht auf Druck-Audits und -Abrechnungen über alle (verwalteten und nicht verwalteten) Geräte, Anwendungen und Plattformen hinweg entscheidend ist.
Jetzt nehmen wir dieses allumfassende Konzept Ihres MPS und wenden es auf „Pull-Printing“ oder „Follow-Me“ an. Wenn Sie mich vor einigen Monaten zu dieser Technologie befragt hätten, hätte ich wahrscheinlich als Hauptvorteile die Verringerung der Anzahl an Ausdrucken und die Vermeidung von Verschwendung genannt. Heute bin ich zwar immer noch der Meinung, dass diese Technologie Ausdrucke und Verschwendung vermeiden kann, jedoch habe ich von Kunden erfahren, dass die Ergebnisse oft geringer als erwartet ausfallen. Die Einsparungen werden in der Regel basierend auf der Gesamtzahl der Seiten gemessen, die über Nacht aus der Warteschlange gelöscht wurden. Diese wird dann als Prozentsatz im Vergleich zu den tatsächlich gedruckten Seiten ausgedrückt. Die Realität zeigt jedoch, dass dies nicht zu einer solch beeindruckenden Verringerung der Ausdrucke führt, wie so oft behauptet wird.
Kürzlich erzählte mein Manager mir von einem Kunden, dessen ausschließliches Ziel von Vornherein darin bestand, die Vertraulichkeit und Sicherheit seiner Dokumente zu verbessern. Als man ihn zu den zusätzlichen Vorteilen, also der Vermeidung von Ausdrucken/Verschwendung und einem „besseren Benutzererlebnis“ befragte, lächelte er nur und meinte, dass das vielleicht in anderen Unternehmen der Fall sein könnte, in seinem jedoch nicht. Im Gegenteil! Er rechnete sogar mit negativem Feedback, da seine Benutzer sich jetzt an einem Gerät authentifizieren müssen, bevor sie ihre Druckausgabe erhalten. Das war diesem IT-Experten jedoch nicht wichtig. Ihm ging es alleine darum, die Integrität der Unternehmensdaten in jeglicher Form zu wahren. Zu seinen Anforderungen gehörte unter anderem, dass alle Ausgaben (und nicht nur die Windows-Ausgaben) über die Pull-Printing-Lösung erfolgen sollten. Dies beruhte auf logischen Überlegungen.
Die geschäftskritischen (und stark gesicherten) Informationen des Unternehmens waren nicht unter Windows, sondern unter zSeries, UNIX und anderen Plattformen abgelegt. Warum sollte das Unternehmen also den Zugriff auf Ausdrucke über den Windows-Desktop schützen, aber nicht auf seine Geschäftsdaten? Das ist eine berechtigte Frage! Wie in meinem früheren Artikel dargelegt, ist es möglich, wünschenswert und vorteilhaft, alle Ausgaben aus allen Plattformen in die Pull-Printing-Lösung zu integrieren. Sie sollten also in Betracht ziehen, diese Anforderung anzugeben, wenn Sie ein MPS-Angebot anfordern.
Treten wir einen Schritt zurück und betrachten die Dokumente, die jede Nacht aus der Pull-Print-Warteschlange gelöscht werden, weil der druckende Benutzer sie nicht abgeholt hat. Dies ist die primäre Kennzahl, mit der die Einsparungen durch Pull-Printing berechnet werden. Aber werden diese Dokumente wirklich benötigt? Wieder deutet Feedback unserer Kunden darauf hin, dass sie tatsächlich benötigt und meist erneut an den Drucker gesendet werden – oft mehr als einmal. Dies stellt die wahre Vermeidung von Ausdrucken/Verschwendung durch Pull-Printing in Frage. Ich persönlich bin der Meinung, dass die Einschätzung von Gartner, nämlich Einsparungen von 10 %, weitaus realistischer ist.
Blicken wir also erneut über das typische Wertversprechen des MPS hinaus und fragen uns: Gibt es eine bessere Methode, das Dokument (oder eine Teilmenge des Dokuments) bereitzustellen, um Ausdrucke und Verschwendung zu verringern?
Fragen wir uns zunächst, wie die Alternativen zu physischen Ausdrucken aussehen. Wir konvertieren Dokumente schon seit Jahren ins PDF-Format, um sie dann elektronisch innerhalb des Geschäfts „herumzureichen“. Geschäftskritische bestehende Anwendungen jedoch so zu verändern, dass sie Dokumente nicht mehr in gedruckter, sondern in elektronischer Form ausgeben, kann Herausforderungen und Geschäftsrisiken mit sich bringen. Die für derartige Projekte erforderlichen Fachressourcen sind rar und müssen sich in der Regel geschäftskritischeren Änderungen widmen. Das Risiko für die Geschäftskontinuität führt daher oft dazu, dass das Vorhaben über Bord geworfen wird.
Ein Beispiel: Ein Geschäftsmann druckt 100 Kopien eines 1.000-seitigen täglichen Vertriebsberichts. Jede gedruckte Kopie wird dann an 100 unterschiedliche Zweigstellenmanager gesendet. Jeder Zweigstellenmanager muss den Vertriebsbericht für seine eigene Zweigstelle einsehen können, aber nicht die der anderen Zweigstellen. Sobald er den Bericht erhält, sucht der Vertriebsmanager also zunächst nach seinem eigenen zehnseitigen Bericht und wirft die anderen 990 Seiten weg. Das Gleiche geschieht in den 99 anderen Zweigstellen.
Das Problem ist ebenso offensichtlich wie die Lösung. Wer hat aber schon Lust, bestehende Anwendungen neu zu programmieren, um einzelne PDF-Dokumente zu erstellen, die nur die zweigstellenspezifischen Vertriebsberichte enthalten? „Ich nicht!“, rufen die Entscheidungsträger, da der Aufwand und das Risiko die Vorteile einfach überwiegen. Was wäre aber, wenn Sie einzelne Zweigstellenberichte im PDF-Format erstellen und über eine sichere Online-Anzeigeplattform bereitstellen könnten, ohne dabei die Anwendung an sich zu verändern?
Dies führt zu einem schnellen Erfolg, der das Potenzial für gewaltige Druckeinsparungen birgt. Gleichzeitig können Sie so die Effizienz des Geschäftsprozesses verbessern. Jeder Vertriebsmanager erhielte dann nur Millisekunden nach Abschluss des Prozesses einen Link zum Online-Vertriebsbericht per E-Mail. Keiner müsste mehr auf den Ausdruck warten – eine echte Win-Win-Situation für das Unternehmen. Es gibt zwei Wege, sich die Befürwortung einer solchen Initiative zu sichern: über die CSR-Gruppe oder über die Business Improvement-Gruppe. Bei Druckeinsparungen von fast 99 % wird das Projekt sicher die Aufmerksamkeit der Entscheidungsträger wecken.
Wie in meinem ersten Beitrag erwähnt, war diese Artikelreihe zu keinem Zeitpunkt als Angriff auf das Wertversprechen, das Geschäft oder die Anbieter von Managed Print Services gedacht. Ein MPS ist eine lohnenswerte Investition. Dennoch könnten und sollten wir um mehr bitten. Schließen Sie Output aus Ihren Geschäftsanwendungen in jeden Aspekt Ihrer Angebotsanforderung ein. Blicken Sie über Duplex- und Schwarzweißdrucke als „grüne Initiativen“ in Ihrem MPS hinaus und halten Sie nach echten Druckverringerungen Ausschau, die Ihre Geschäftsbereiche verbessern können. Fordern Sie Einblicke in das, was gedruckt wird, damit Sie fundierte Entscheidungen bezüglich der Ausgabebereitstellung treffen können.
Hier ein abschließender Gedanke und eine Chance, die fast jedes Mal außer Acht gelassen wird: Wenn Sie eine Angebotsanforderung formulieren, fragen Sie, welche Infrastrukturverringerungen erzielt werden können, um Ihre Initiative zur Vereinfachung der IT zu unterstützen. Vermutlich wird Ihnen angeboten, die Anzahl der Drucker zu verringern. Wie sieht es aber mit der Beseitigung redundanter Infrastrukturkomponenten aus, wie z. B. der Druckserver? Zu diesem Thema möchte ich mich nicht weiter auslassen, da einer meiner Kollegen hier bereits umfassend darauf eingegangen ist. Wenn Sie jedoch auf der Suche nach einem neuen MPS sind, sollten Sie in Bezug auf die Kosteneinsparungen jeden Stein umdrehen. Sie werden möglicherweise positiv überrascht sein, was sich darunter verbirgt.