Eccoci giunti quasi alla fine del nostro viaggio in quattro articoli per scoprire se una soluzione MPS può davvero soddisfare tutte le vostre esigenze di stampa. Si è parlato del motivo per cui l’origine della stampa è importante. Abbiamo anche spiegato la logica sottostante all’avere una visione coerente dei dati di audit e contabilità della stampa per i dispositivi (gestiti e non gestiti), le applicazioni e le piattaforme.
A questo punto prendiamo il concetto onnicomprensivo di soluzione MPS e applichiamolo alla stampa “Pull” per semplicità, vi farò riferimento genericamente come “Pull Printing”). Se qualche mese fa mi aveste chiesto informazioni su questa tecnologia, probabilmente avrei indicato riduzione di stampa e di spreco, quali i maggiori benefici. Oggi, sebbene sia d’accordo sul fatto che tale tecnologia consenta di ridurre la stampa e lo spreco, i clienti affermerebbero che questa riduzione sia spesso inferiore al previsto. In genere il risparmio è misurato in termini di numero totale di pagine eliminate dallo spooler di notte, in forma di percentuale in rapporto a quelle effettivamente stampate. In realtà però, questo non apporta l’impressionante riduzione di stampa promessa.
Qualche tempo fa il mio manager ha condiviso la storia di un cliente il cui unico obiettivo, sin dall’inizio, era aumentare la riservatezza e la sicurezza dei documenti. Quando gli fu chiesto un parere sui vantaggi aggiuntivi ottenuti dalla riduzione della stampa e dello spreco, e perfino sulla “ottimizzazione dell’esperienza utente”, il signore sorrise e rispose che magari accadeva in altre aziende, ma certamente non nella sua. Anzi, al contrario. Semmai, si aspettava di ricevere un feedback negativo dagli utenti che, per ottenere la stampa, sono costretti ad autenticarsi sul dispositivo. Eppure sembrava che ciò non importasse a questo professionista informatico e che desse maggiore rilievo all’integrità dei dati dell’organizzazione, in qualunque forma. Poiché uno dei requisiti, fin dall’inizio, era far confluire tutto l’output (non solo quello proveniente da Windows) nella soluzione Pull Printing, la sua fu una presa di posizione del tutto logica.
La base razionale dell’organizzazione era che tutte le informazioni business-critical (e fortemente protette) non risiedessero su Windows ma su piattaforme zSeries, UNIX e altre. Quindi per quale motivo avrebbero dovuto proteggere l’accesso alla stampa da desktop Windows e non i dati aziendali? È ineccepibile! Come evidenziato in un mio articolo precedente, è possibile, fortemente desiderabile e vantaggioso inviare l’output di tutte le piattaforme alla soluzione Pull Printing. Pertanto si potrebbe considerare di includere quel requisito nella soluzione MPS RFP.
Facciamo un passo indietro e guardiamo i documenti eliminati ogni notte dallo spooler Pull Printing perché non ritirati dagli utenti che li hanno inviati in stampa. Questa è la metrica principale per il calcolo del risparmio con la soluzione Pull Printing. Questi documenti erano realmente necessari? Anche in questo caso, i feedback dalle aziende indicano che spesso lo sono, tanto che in genere sono reinviati in stampa, magari anche più volte. Il che pone la questione dell’effettivo valore della riduzione di stampa/spreco derivato da una soluzione Pull Printing. Personalmente, ritengo che la stima di Gartner, equivalente a un taglio del 10%, sia più realistica.
Quindi ancora una volta, spingiamoci oltre la proposizione tipica della soluzione MPS e chiediamoci: esiste un modo migliore per consegnare il documento (o un suo sottoinsieme) e ridurre al contempo l’entità di stampa e spreco?
In primo luogo: quali sono le alternative alle copie cartacee? Da anni, le persone convertono documenti nel formato PDF e li trasferiscono in formato elettronico. Tuttavia, modificare le applicazioni aziendali legacy all’origine, per inviare documenti in formato elettronico anziché cartaceo può essere causa di problemi e rischi aziendali. I tecnici in grado di occuparsi di progetti di questo tipo scarseggiano, e in genere già impegnati in altri cambiamenti business-critical. Il rischio correlato alla continuità aziendale è quindi un fattore decisivo a favore dell’opzione “immobilismo”.
Pensiamo ad esempio a un uomo d’affari che stampa 100 copie del report del venduto giornaliero di 1000 pagine. Ciascuna copia stampata viene spedita a 100 manager di filiale diversi. Ciascuno di questi deve visualizzare il proprio report di vendite per la propria filiale, ma non delle altre. È evidente che la prima azione del manager, al ricevimento del report, sarà individuare le proprie 10 pagine e cestinare le restanti 990. Questo si ripete nelle altre 99 filiali.
Il problema è evidente, e altrettanto lo è la soluzione. Ma chi ha voglia di riprogrammare le applicazioni legacy per generare un PDF singolo contenente il report del venduto giornaliero specifico per filiale? “Io no!” esclamano all’unisono tutti gli interessanti, consapevoli di quanto l’impegno e il rischio siano di gran lunga superiori ai vantaggi. E se invece fosse possibile produrre i report singoli per filiale in formato PDF e renderli disponibili mediante una piattaforma di visualizzazione online sicura? E le modifiche restassero esterne all’applicazione?
Non solo si tratterebbe di un notevole risultato, ma offrirebbe anche l’opportunità di ridurre enormemente la stampa e allo stesso tempo ottimizzare l’efficienza del processo aziendale. Ciascun responsabile vendite potrebbe ricevere via e-mail un link al report del venduto giornaliero in un millesimo di secondo, subito dopo l’elaborazione dell’applicazione. Senza attese di stampa: una vera situazione win-win per l’azienda. Le opportunità di sponsorizzazione sono due: il gruppo CSR o quello per il miglioramento aziendale. Con una riduzione di stampa prossima al 99%, un progetto simile dovrebbe senz’altro risvegliare l’interesse delle parti.
Come indicato nel mio primo post, questa serie di articoli non è affatto intesa come un attacco alle offerte, al mercato o ai fornitori di servizi di stampa gestiti. Una soluzione MPS è un investimento solido, ma potremmo, e dovremmo, chiedere di più. Includete l’output dalle applicazioni aziendali in tutti gli elementi di una vostra richiesta di offerta. Non limitatevi a considerare la stampa duplex e monocromatica come “iniziative ecologiche” della soluzione MPS. Cercate metodi di riduzione di stampa realmente capaci di ottimizzare le funzioni aziendali. Esigete una migliore visibilità su quanto viene stampato, affinché possiate prendere decisioni informate sulla consegna dell’output.
Infine, un’ultima considerazione e un’opportunità spesso tralasciata: nella richiesta di offerta, chiedete quali riduzioni dell’infrastruttura di stampa sia possibile ottenere per agevolare l’iniziativa di semplificazione del reparto IT. Probabilmente vi sarà proposta una riduzione del numero di stampanti. Ma che ne direste di eliminare l’infrastruttura ridondante quali i server di stampa? Non prenderò in esame questo argomento, ampiamente discusso da un mio collega qui. Ma se siete alla ricerca di una nuova soluzione MPS, accertatevi di scoperchiare ogni pentola in materia di risparmio. Potreste rimanere piacevolmente sorpresi dal contenuto.