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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Druckrichtlinien zur Kostenreduzierung und für mehr Green IT

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In der Geschäftswelt spricht man von zwei allgemeinen Druckkategorien: den eingeschränkten und den uneingeschränkten Kategorien.  Sagen wir es mal so, Hardcopy Dokumente spielen bei den meisten Geschäftsprozessen eine kritische Rolle und hierbei sollte es keine Zweifel darüber geben, ob der Druck erforderlich ist oder nicht. Ein Beispiel:  Sie werden das neue online bestellte Gadget nur erhalten ,wenn jemand ein Barcode-Etikett ausdrucken lässt und es auf das Paket klebt, um es zu versenden. So einfach ist das.

Wie auch immer, die meisten Dokumente fallen in die eingeschränkte Kategorie, besonders jene, die vom Büropersonal gedruckt werden. Fußballspielpläne, bekannt? Einseitiger Druck statt zweiseitig. Farbe statt Monochrom. Alles summiert sich. Die Nutzer haben in der Regel keine Ahnung von den Kosten eines gedruckten Dokuments. Sie verschwenden auch keine Zeit, darüber nachzudenken. Dennoch, ihr Unternehmen möchte die Kosten reduzieren und seine Nachhaltigkeitsziele erreichen. Wie verändert man das Nutzerverhalten so, dass sie weniger und effizienter drucken?

Die Antwort darauf ist, eine auf Regeln basierte Lösung mit Druckrichtlinien zu implementieren. Sie lässt die Unternehmen Druckrichtlinien für seine Windows-Nutzer genau definieren, um Kosten zu reduzieren und zu helfen, Nachhaltigkeitsziele (Green IT) zu erreichen. Einfache Beispiele für sogenannte Richtlinien beinhalten den zweiseitigen Druck (Duplex-Druck), um den Papierverbrauch zu reduzieren, „Ecomode“ , um den Toner/Tintenverbrauch zu reduzieren und den Monochrom/Graustufen-Druck, um den Verbrauch der Farbkosten zu reduzieren. Richtlinien können flexibel für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen defininiert werden. Sie finden auch Anwendung für bestimmte Drucker, Tageszeiten oder Wochentage.

Die LRS Enterprise Output Managment Software unterstützt diese Möglichkeiten. Unsere Software definiert sich als eine zentrale Instanz, die die Druckrichtlinien verwaltet und überwacht, also administrative Aufgaben vereinfacht. Updates werden automatisch an alle Benutzer-Desktops des Unternehmens geschickt, sobald die Druckrichtlinien präzisiert oder modifiziert werden. Sie können sich das sozusagen als logische Erweiterung von LRS bestehenden Druckertreibermanagement vorstellen.

Die LRS Software bietet den Benutzern Interaktion in Form eines Fensters an, das auf dem Desktop des Benutzers aufklappt, um zu kommunizieren, dabei das Druckverhalten zu beeinflussen und somit auch die Kosten. Die Benutzer können die Kosten  ihrer Dokumente  anhand der von ihnen ausgewählten Druckoptionen einsehen. Mit der Zeit lernen sie die Verknüpfung zwischen Kosten und Druckoptionen, wie Simplex/Duplex, Monochrom/Farbe usw. zu verstehen. Betrachten wir vor diesem Hintergrund einmal nachfolgendes Druckrichtlinien-Szenario:

LRS print Policy

LRS Print Policy 2

In diesem Fall wählte der Benutzer Farbe, einfachen Druck oder normalen Tonerverbrauch, als er den Druckauftrag eingereicht hat, und daraufhin analysierte die aktive Druckregel seine Eingabe. Der Benutzer wurde dann über die Empfehlungen informiert und konnte einfach „OK“ wählen, um diese zu akzeptieren. Der Benutzer aber hat beschlossen, alle Regelaktionen unberücksichtigt zu lassen, obwohl dieses Regelwerk  so eingerichtet wurde, wahlweise einzelne Regeln zu  übergehen. Bemerken Sie dabei den großen Sprung an geschätzten Kosten in der Pop-Up-Nachricht in der unteren linken Ecke?

Bill Veeck, ein bekannter Franchise-Besitzer und Promoter in der Major League Baseball History, sagte einst: „Ich versuche nicht, die Regeln zu brechen, sondern nur ihre Dehnbarkeit zu testen.“ Im Falle des eingeschränktem Druckens kann das Konzept der Dehnbarkeit ein Win-Win-Deal für beide Seiten sein, für den Benutzer als auch für das Geschäft. Machen Sie ihre Benutzer auf die Druckrichtlinien aufmerksam, von denen Sie möchten, dass der Benutzer sie befolgt. Damit gewinnt er ein besseres Verständnis dafür, inwiefern seine Entscheidung über die  Duckoptionen letztendlich auch seine Kosten steuert. Allerdings sollten Sie den Benutzer auch dazu ermächtigen, eine andere Entscheidung zu treffen und die Regeln zu übergehen, wenn es aus wichtigen Gründen angebracht wäre, um z.B. ein einseitiges Farbdokument zu drucken.

Natürlich kann ihr Unternehmen entscheiden, dass Benutzer keine Regeln übergehen dürfen, z.B. in bestimmten Situationen immer gezwungen sind, zweiseitig zu drucken. Die LRS Software bietet ihrem Unternehmen Flexibiltät beim Anlegen sinnvoller Druckrichtlinien für verschiedene Benutzer, Gruppen, Standorte, Drucker usw. Um den bestmöglichen Erfolg damit zu erzielen, sollten Sie ein Gleichgewicht zwischen „Soft“ und „Hard“ Druckregeln herstellen. In Kombination mit den Möglichkeiten der Software die Benutzerdruckaktivität zu verfolgen, kann ihr Unternehmen die Ergebnisse ihrer Druckrichtlinien messen und diese im Laufe der Zeit optimieren.

Dies ist eine von vielen Möglichkeiten, wie die LRS Software ihrem Unternehmen helfen kann, Kosten zu reduzieren und ihre Geschäftsziele zu erreichen. Gleichzeitig unterstützen Sie dabei auch die Umwelt und geben ihren Nutzern mehr Flexibilität, ihre Arbeit zu erledigen.

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