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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Der ganzheitliche Ansatz zum Aufbau einer einfacheren IT-Infrastruktur

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Stellen Sie sich ein Büro voller zufriedener Mitarbeiter vor, in dem alle Systeme reibungslos und fehlerfrei funktionieren. Die Arbeit wird schnell erledigt, Waren und Dienstleistungen werden pünktlich oder früher als geplant geliefert. Das klingt für viele wie ein Märchen. In Wirklichkeit sieht sich jede Organisation von Zeit zu Zeit mit Hindernissen konfrontiert ... möglicherweise sogar täglich oder stündlich. Fehlfunktionen oder Abstürze von Systemen und IT-Teams kämpfen, um sie wieder in Gang zu bringen.

Drucksysteme sind keine Ausnahme. Im Durchschnitt entfallen auf druckbezogene Helpdesk-Anrufe zwischen 20 und 60 Prozent aller Serviceanfragen. Daher ist es wichtig, über eine solide IT-Infrastruktur zu verfügen, die diese Druckprobleme schnell beheben kann.

Die Frage ist, warum so viele Unternehmen mit ihrem Druckmanagement zu kämpfen haben und, was noch wichtiger ist, was kann getan werden, um es zu verbessern? Ein Problem besteht darin, dass die meisten Organisationen einen fragmentierten Ansatz verfolgen, der sich mit jedem einzelnen Problem befasst, wenn es passiert, und nicht die gesamte Organisation berücksichtigt. Dies ist besonders in großen Unternehmen problematisch, wo eine grundsolide IT-Infrastruktur der Schlüssel zur Produktivität ist.

Je größer die Organisation, desto wichtiger ist es, die mit dem Druck verbundenen Geschäftsanforderungen ganzheitlich zu bewerten. Statt nur schnell auf jedes Problem zu reagieren, kann und sollte man sich Zeit nehmen, um über das große Ganze nachzudenken. Dies mag offensichtlich erscheinen, aber nur sehr wenige Unternehmen folgen diesem Rat. In der Tat haben die Unternehmen, die am meisten von diesem ganzheitlichen Druckansatz profitieren würden - globale, multinationale Unternehmen mit vielen abgelegenen Standorten - oft Schwierigkeiten, so vorzugehen.

Die Spaghetti entwirren

Wir unterstützen Unternehmen seit fast vierzig Jahren bei ihren Druckproblemen. Während dieser Zeit haben wir fast alles gesehen. Wir haben Situationen erlebt, in denen Unternehmen in den verschiedenen Standorten unterschiedliche Drucklösungen eingesetzt haben. Wir sehen immer noch Situationen, in denen Unternehmen unterschiedliche Software für Front-End- (Office-Bereich) und Back-End-Anwendungen (Applikationsbereich) verwenden. Die Lösung für zunehmende Druckprobleme besteht in der Regel darin, einfach weitere Server hinzuzufügen. Das ist verständlich; angesichts des Fehlens einer skalierbaren Lösung wäre es nahezu unmöglich, Probleme zu lösen, sobald sie aufgetreten sind. So fügen sie Server hinzu, was wiederum die Komplexität erhöht. Dies führt auch dazu, dass verschiedene Interessengruppen viel Zeit darauf verwenden, drucktechnische Probleme zu lösen.

Stellen Sie sich ein Netzwerkdiagramm mit Linien vor, die alle Druckserver verbinden, die sich in den unzähligen Außenstellen einer großen Organisation befinden. Von jedem dieser Druckserver im Diagramm werden Linien gezogen, die die Verbindungen zu Dutzenden, Hunderten oder sogar Tausenden von Netzwerkdruckern zeigen.

Typical Print Infrastructure

Wir von LRS bezeichnen dieses Bild scherzhaft als "Spaghetti-Diagramm". Wie eine überquellende Schüssel Pasta machen es die vielen Knäuel schwierig zu bestimmen, wo ein Strang endet und der andere beginnt. Wir sehen Hunderte von diesen Diagrammen pro Jahr, und keine zwei sind gleich. Aber da wir beobachten, wie schwierig es für Kunden ist, ihre aktuellen Drucksysteme abzubilden, ist es offensichtlich, dass es das erste Mal ist, dass einige von ihnen das aus der Sicht eines Gesamtkonzeptes für den Unternehmensdruck tun.

Betrachten Sie ein Unternehmen mit einer komplizierten Netzwerkdruck-Landschaft wie dieser. Stellen Sie sich nun den Problemlösungsprozess vor, wenn ein Mitarbeiter die Drucktaste drückt und nichts passiert. Wo ist es schiefgelaufen? War es die Anwendung selbst? War es der Server? War der Drucker nicht verfügbar? Konnte der Drucker den Auftrag nicht verarbeiten? Gab es einen Netzwerkausfall? Jeder dieser potenziellen Fehler erfordert wahrscheinlich eine andere Abteilung, um das Problem zu diagnostizieren und zu lösen. In der Zwischenzeit kommen Geschäftsprozesse zum Erliegen ... das letzte, was ein Unternehmen will.

Einfachere Software, überlegene Lösung

Es gibt jedoch einen besseren Weg. Stellen Sie sich eine Lösung vor, die alle (Windows) Druckserver, verschiedene Drucklösungen und spezielle Hardware ersetzt. Eine einzige Lösung, die den Druckprozess von der Druckausgabe bis zur Ausgabe eines Dokuments im Ausgabefach verwaltet. Das alles mit einer Schnittstelle, die alle Druckaufträge überwachen und verfolgen kann und zu jedem beliebigen Zeitpunkt feststellen kann, wo sich die Daten befinden. Probleme werden schnell erkannt und / oder gelöst, ohne wertvolle Zeit zu verlieren. Eine solche Lösung unterstützt jede Anwendung, jede Plattform und jeden Drucker.

Vielleicht haben Sie diese Worte schon einmal gesehen. Das ist unser Motto bei LRS. Wir bieten eine einzigartige Lösung, die in allen Niederlassungen rund um den Globus eingesetzt werden kann, ohne Windows-Druckserver und mit einem einzigen Kontrollpunkt für die IT-Abteilung.

Nehmen Sie zum Beispiel ein globales Unternehmen mit Mitarbeitern, die aus SAP, Citrix und "normalen" Windows-Anwendungen drucken. Wie die meisten Unternehmen haben sie für jede dieser Druckarten eine separate Druckmanagementlösung. Die IT-Abteilung ist in Gruppen aufgeteilt, die jeweils für eines dieser Systeme verantwortlich sind. Das SAP-Team ist für die Lösung druckrelevanter Probleme mit SAP verantwortlich. An jedem Standort gibt es eine Mischung von Servern, die alle vom Windows-Team gewartet werden. Im Falle eines Problems müssen sie zuerst den Ursprung des Dokuments ermitteln (wie bereits erläutert), um dann zu entscheiden, wer das Problem lösen muss. Der Mitarbeiter muss möglicherweise mit verschiedenen Gruppen sprechen, was bedeutet, dass es lange dauern kann, bis die Ursache ermittelt und das Problem behoben wurde. In der Zwischenzeit summieren sich die dafür aufgewendeten Stunden schnell und kritische Termine werden verpasst.

Stellen Sie sich zum Vergleich vor, ein anderes großes Unternehmen hat auch Mitarbeiter, die aus SAP, Citrix und "normalem" Windows drucken. In diesem Szenario fügen wir die Anforderungen für den Unicode- und Barcode-Druck hinzu. Dieses Mal hat das Unternehmen einen ganzheitlichen Ansatz für das Output Management verfolgt. Sie haben die VPSX Enterprise Output Management-Software implementiert, die alle Druckprozesse, einschließlich dieser Unicode- und Barcode-Druckaufträge, ohne spezielle Hardware verwaltet. Ein Druckfehler tritt immer noch auf. Der Mitarbeiter ruft den Helpdesk an. Der Support-Mitarbeiter, meldet sich bei Administrator-Interface an und findet die von diesem Mitarbeiter eingereichten Druckjobs. Er oder sie findet die Ursache des Problems schnell und leitet den Auftrag entweder an einen anderen Drucker um oder behebt das Problem. Es dauert nicht länger als ein paar Minuten, bis es wie gewohnt weitergeht.

Es mag scheinen, dass das obige Szenario zu gut ist, um wahr zu sein, aber es soll zeigen, wie man ohne "Spaghetti" drucken kann. Der erste Schritt zur Implementierung einer ganzheitlichen Lösung besteht darin, die Anforderungen aller Beteiligten aufzulisten. Es kann eine Herausforderung sein, die alles zusammenzutragen, aber wenn es einmal erreicht ist, wird es dazu führen, dass Drucken viele Jahre lang keine Herausforderung mehr ist. Davon profitieren alle Beteiligten und die Mitarbeiter, die täglich wichtige Dokumente drucken.

Bereit, mehr zu erfahren? Kontaktieren Sie unser Expertenteam und erlauben Sie uns, Ihnen die Kontrolle über Ihre Druckumgebung zu geben.

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