Des problèmes d’impression peuvent perturber les processus opérationnels. La simplification de vos systèmes IT peut empêcher des problèmes d’impression et vous permettre de faire des économies. Imaginez un bureau rempli d’employés heureux, où tous les systèmes fonctionnent sans problème, sans erreurs et sans aucune confusion. Le travail est traité rapidement, les biens et les services sont livrés et fournis à l’heure ou plus tôt que prévu. Pour beaucoup de gens, cette description évoque un conte de fées. En réalité, chaque entreprise se heurte à des obstacles de temps de temps...peut-être même quotidiennement ou toutes les heures. Les systèmes ne fonctionnent pas correctement ou tombent en panne, et les groupes IT s’efforcent de tout remettre sur pied.
Les systèmes d'impression ne font pas exception. En moyenne, les appels à l’assistance en lien avec l’impression constituent entre 20 et 60% de toutes les demandes au service. Il est donc vital d’avoir une infrastructure IT solide capable de résoudre tous les problèmes d’impression rapidement.
La question est : pourquoi y a-t-il autant d’entreprises qui ont des difficultés avec la gestion d’impression, et, plus important encore, que peut-on faire pour l’améliorer ? L’un des problèmes tient au fait que la plupart des entreprises adoptent une approche fragmentaire qui traite chaque incident quand il se produit plutôt que de prendre toute l’organisation en compte. Cela s’avère particulièrement problématique dans des grandes entreprises, où une infrastructure IT en béton est la clef de la productivité.
Plus grande est l’entreprise, plus il est important d’évaluer de manière holistique les exigences de l’entreprise liées à l’impression. Au lieu de réagir vite à tout problème qui surgit, vous pouvez (et devez) prendre le temps d’avoir une vue d’ensemble. Cela peut paraître évident, mais peu d’entreprises suivent réellement ce conseil. En fait, les entreprises qui bénéficieraient le plus de cette approche holistique de l’impression, les entreprises mondiales, les multinationales qui disposent de sites éloignés, ont souvent du mal à en tirer profit.
Démêler les spaghettis
Depuis près de quarante ans nous aidons des entreprises à gérer leurs défis d’impression. Au fil des ans, nous avons presque tout vu. Nous avons été témoins de situations où les entreprises ont déployé différentes solutions d’impression dans chaque bureau. Nous voyons encore des situations dans lesquelles les entreprises utilisent un logiciel différent pour l’impression frontale (au bureau) et l’impression en arrière-plan (application). Elles répondent aux problèmes d’impression simplement en ajoutant d’autres serveurs. C’est compréhensible : étant donné qu’il leur manque une solution évolutive, il serait presque impossible de résoudre des problèmes une fois qu’ils surgissent. Elles ajoutent donc des serveurs, ce qui accroît la complexité. Cela signifie également que les actionnaires passent énormément de temps à résoudre des problèmes liés à l’impression.
Imaginez un réseau schématisé où des lignes relient tous les serveurs d’impression situés dans les innombrables branches d’une grande entreprise. Sur ce schéma, des lignes partent de chaque serveur d’impression. Ces lignes montrent les connexions aux dizaines, centaines ou même milliers d’imprimantes en réseau.
Chez LRS, nous appelons par plaisanterie cette image un « schéma spaghetti » Comme un bol de pâtes qui déborde, les innombrables enchevêtrements ne permettent pas de déterminer là où se termine une ligne et où commence l’autre. Nous voyons des centaines de schémas comme celui-ci chaque année, et aucun n’est similaire. Mais comme nous voyons que les clients ont du mal à décrire leurs systèmes d’impression actuels, il est clair que c’est la première fois que certains d’entre eux ont envisagé l’impression dans l’entreprise de manière globale.
Prenons l’exemple d’une entreprise dotée d’un réseau d’impression compliqué tel que celui-ci. Imaginez ensuite le processus pour régler un problème lorsqu’un employé clique sur Impression et que rien ne se passe. D’où vient le problème ? Est-ce que cela vient de l’application ? Du serveur ? L’imprimante était-elle indisponible ? Ou ne pouvait-elle pas imprimer le document ? Y a-t-il eu une panne de réseau ? Chacune de ces erreurs potentielles demande sans doute l’intervention d’un service différent pour diagnostiquer et régler le problème. Entre-temps, les activités de l’entreprise s’immobilisent...et c'est la dernière chose dont les entreprises ont besoin.
Un logiciel plus simple, une solution supérieure
Cependant, il existe une autre solution. Imaginez une solution qui remplace tous les serveurs d’impression (Windows), les solutions d’impression disparates et le matériel spécialisé. Une seule solution qui gère le processus d’impression de la soumission du document jusqu’à ce qu’un document sorte du bac de l’imprimante. Le tout doté d’une interface qui surveille et suit toutes les impressions capable de déterminer là où se trouvent les données à n’importe quel moment. Les problèmes sont identifiés et/ou résolus rapidement, sans perdre un temps précieux. Une telle solution prend en charge n’importe quelle application, sur n’importe quelle plateforme, sur n’importe quelle imprimante.
Vous avez peut-être déjà lu ces mots. C’est le slogan de LRS. Nous proposons une solution unique qui peut être déployée dans tous les bureaux du monde entier, sans serveurs d’impression Windows et avec un seul point de contrôle pour le service IT.
Prenez l’exemple d’une multinationale où les employés impriment avec SAP, Citrix et d’autres applications Windows « normales ». Comme la plupart des entreprises, elle dispose d’une solution de gestion d’impression distincte pour chaque type d’impression.
Le service IT est divisé en groupes qui sont chacun responsables de l’un de ces systèmes. L’équipe SAP doit résoudre les problèmes liés à l’impression avec SAP. Il y a plusieurs serveurs à chaque emplacement, tous entretenus par l’équipe Windows. En cas de problème, ils doivent d’abord déterminer l’origine du document (comme expliqué plus haut), puis décider de qui se chargera de résoudre le problème. L’employé devra peut-être s’adresser à plusieurs groupes, ce qui signifie qu'il faudra plus de temps pour déterminer la cause du problème et le résoudre. Entre-temps, les heures passées à travailler là-dessus s’accumulent et les délais imposés ne sont pas respectés.
En revanche, prenez l’exemple d’une autre grande entreprise où les employés impriment avec SAP, Citrix et d’autres Windows « normales ». Dans ce scénario, ajoutons l'impression Unicode et l’impression des code-barres. Cette fois, l’entreprise a adopté une approche holistique pour la gestion d’output. Elle a implémenté le logiciel de gestion d’output pour entreprise VPSX qui gère toutes les impressions, y compris celles avec Unicode et code-barres, sans avoir besoin de matériel spécialisé. Il se produit une erreur d'impression. L’employé appelle l’assistance. La personne qui répond se connecte à l’interface administrative et trouve les documents que l’employé a voulu imprimer. Il/elle découvre rapidement la source du problème et décide soit de rediriger le document vers une autre imprimante, soit résout le problème. En quelques minutes, les activités reprennent normalement.
Ce scénario peut sembler trop beau pour être vrai, mais son but est de montrer qu’il est possible de gérer l’impression sans le « bol de spaghettis ». La première étape vers l’implémentation d’une solution holistique est de faire la liste de toutes les exigences de ceux concernés. Tout rassembler peut être un vrai défi, mais une fois que c’est fait, l’impression ne sera pas un problème pour les années à venir. C’est bénéfique à tous les actionnaires et les employés qui impriment des documents importants au quotidien.
Prêts à en savoir plus ? Contactez notre équipe de professionnels et laissez-nous vous aider à prendre le contrôle de votre environnement d’impression.