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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Modewörter und Output Management

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Die IT-Welt steckt voller „Modewörter“, die Unternehmen, Anbieter und Analysten häufig verwenden, um ihre Argumente zu untermauern oder ihre Ideen zu verbreiten. Doch ebenso wie die Mode in den Kleiderläden verändern sich auch diese speziellen Worte, Ausdrücke und Abkürzungen im Laufe der Zeit. Obwohl Modewörter missbraucht werden können (und auch tatsächlich werden), beziehen sie sich häufig auf sehr wichtige Konzepte, die die langfristige Richtung der IT-Branche vorgeben. Kurz gesagt: Die Konzepte, die hinter diesen Modewörtern stehen, können Ihrem Geschäft einen echten Mehrwert liefern.

Denken Sie beispielsweise an das Wort Middleware, das Wikipedia als „Programme, die [...] zwischen Anwendungen vermitteln“ definiert. Middleware ist die Softwareschicht, die zwischen dem Betriebssystem und den Anwendungen auf beiden Seiten eines verteilten Computernetzwerks liegt. So weit, so gut.

Ein weiteres Modewort im Zusammenhang mit Middleware ist entkoppeln, also „trennen“ oder „aus der Verbindung, dem Zusammenhang mit etwas lösen“. Verknüpfen wir nun diese beiden Wörter, um einen wichtigen Aspekt für ein entscheidendes Element Ihrer strategischen digitalen Plattform zu erreichen, der leider oftmals übersehen wird: ein Output Management-System. 

Ein Output Management-System wird oft als Middleware betrachtet, da es Dokumente aus Anwendungen erfasst, die auf verschiedenen Plattformen ausgeführt werden, und dann an verschiedene Hardcopy- und Softcopy-Ziele sendet. In Bezug auf den gesamten logischen Ablauf sitzt es „in der Mitte“ und befreit vorgelagerte Anwendungen von der Komplexität der nachgelagerten Dokumentenverteilung. So vereinfacht und beschleunigt es die Bereitstellung neuer Services ohne Änderungen an den Anwendungen. Im Grunde entkoppelt es viele Funktionen aus der Anwendung und verschiebt sie in eine geräte- und plattformunabhängige Dienstschicht/-ebene („Printing-as-a-Service“). So können sich die Anwendungen auf die Inhaltserstellung konzentrieren. Zudem können Sie sich jederzeit für das geeignete Bereitstellungsformat und -ziel entscheiden bzw. dieses ändern.

Sie können diese Dienstschicht/-ebene als Erweiterung des bestehenden IT-Servicekatalogs Ihres Unternehmens oder als wichtigen Baustein Ihrer zukünftigen „Everything-as-a-Service“-Plattform betrachten. Diese einzelne Middleware-Architektur erfüllt zudem folgende Aufgaben:

  • Beseitigt redundante Druckserver und mehrere Verbindungen zwischen Anwendung und Ziel
  • Vereinfacht die Verwaltung dank zentralisierter Management- und Steuerungsfunktionen
  • Senkt die Kosten
  • Liefert vollständige Einblicke in druck-/dokumentenbezogene Geschäftsprozesse, damit IT-Mitarbeiter Probleme mit Anwendungen, Systemen, Netzwerken oder Geräten problemlos erkennen und beheben können.

Da ein Output Management-System separate Anwendungen und Prozesse mit Hardcopy- und Softcopy-Zielen verbindet, spielt es eine wichtige Rolle in der Automatisierung und Optimierung dokumentenintensiver geschäftlicher Workflows. 

Ein weiteres Wort, das in letzter Zeit in aller Munde ist (und das mir sehr gut gefällt), ist ganzheitlich. Im IT-Kontext bezieht sich dieses Modewort auf konsistente Lösungen, Verfahren, Richtlinien und Servicelevel im gesamten Unternehmen. Ein nettes Konzept, nicht wahr?

Wenn Sie „ganzheitlich“ und „Output Management“ kombinieren, erhalten Sie eine standardisierte Lösung, die eine einheitliche Funktionalität und ein konsistentes Benutzererlebnis über alle Plattformen hinweg ermöglicht. Mit einer uneinheitlichen Gruppe taktischer Insellösungen ist dies schlichtweg nicht möglich. Wenn Sie eine ganzheitliche Lösung für das Output Management implementieren, erzielen Sie geringere Kosten, eine bessere geschäftliche Agilität, eine höhere Mitarbeiterproduktivität und einen Wettbewerbsvorteil in einer sich rasant ändernden globalen Wirtschaftsumgebung.

Und schon haben wir zwei weitere Modewörter für unsere Liste: „IT-Standardisierung“ und „Agilität“. Es tut mir ja leid, aber diese Wörter sind für unsere Diskussion wirklich wichtig. Lassen Sie es mich erklären. Die IT-Standardisierung ist eine Strategie zur Minimierung von IT-Kosten innerhalb eines Unternehmens, in der eine größtmögliche Konsistenz zwischen Hardware und Software beibehalten und die Anzahl der Tools verringert wird, die sich der gleichen grundlegenden Aufgabe widmen. Heute standardisieren IT-Abteilungen eine Vielzahl ihrer Software- und Hardwarekomponenten. Das Output Management wird dabei jedoch oft übersehen. Das sollte aber nicht so sein.

Die Standardisierung verringert naturgemäß die Kosten und verbessert die Mitarbeiterproduktivität. Zudem ermöglicht sie eine Vereinfachung Ihrer IT-Infrastruktur, was wiederum ... Richtig! ... die Agilität verbessert. Sie glauben mir nicht? Werfen Sie einen Blick auf diesen Online-Artikel mit dem Titel „How to Define IT Agility?“ (Wie wird IT Agilität definiert?). Beachten Sie dabei besonders folgenden Abschnitt:

Es sollte zudem erwähnt werden, dass die Agilität eng mit der Einfachheit verwandt ist. Je einfacher die Geschäftsprozesse, desto agiler das Unternehmen. Und je einfacher die IT-Systeme sind, desto agiler sind sie (im Allgemeinen). In einem Architekturkontext spiegelt sie praktisch die funktionale Abdeckung der IT-Architektur wider. Die Wiederverwendung gut konzipierter Komponenten und Systeme zu anderen Zwecken und unter anderen Bedingungen kann schnell und konsistent durchgeführt werden – vorausgesetzt, dass die zugrundeliegenden Strukturen (sowohl physisch als auch logisch) die verschiedenen Problembereiche richtig abdecken.

Das ergibt Sinn. Anders ausgedrückt: Komplexe Systeme/Prozesse sind fehleranfällig und schwer zu ändern und führen Sie damit de facto von der gewünschten Agilität weg. Nehmen Sie also bitte den Rat des berühmten Ausbilders, Autors und Geschäftsmanns Stephen Corvey an, der uns dazu ermutigt, „mit dem Gedanken an das Ende zu beginnen“. Arbeiten Sie sich dann Schritt für Schritt zurück, um herauszufinden, was Sie tun müssen. Ein Hinweis: Übersehen Sie nicht die weitreichenden Vorteile eines ganzheitlichen Output Management-Systems. Und halten Sie die Modewörter immer parat, um sie in zukünftigen Diskussionen mit Managern, Kollegen und Anbietern einzustreuen.

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