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Le parole d’ordine della gestione dell’output (ovvero, come migliorare l’agilità aziendale)

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Molte sono le parole d’ordine che circolano nel mondo dell’IT, spesso utilizzate da aziende, fornitori e analisti a supporto dei propri argomenti e per promuovere le proprie idee. Proprio come le tendenze della moda, queste parole, espressioni e acronimi tendono a cambiare col tempo. Anche se spesso sono usate a sproposito, indicano comunque concetti molto importanti, che tracciano la direzione a lungo termine del settore IT. In breve, esprimono concetti effettivamente validi per la vostra attività.

Prendete, ad esempio, la parola middleware, ovvero, secondo la definizione di Wikipedia: “un insieme di programmi informatici che fungono da intermediari tra diverse applicazioni e componenti software. Sono spesso utilizzati come supporto per sistemi distribuiti complessi con architetture multitier. L’integrazione dei processi e dei servizi, residenti su sistemi con tecnologie e architetture diverse, è un’altra funzione delle applicazioni middleware.” Definizione corretta, non c’è che dire.

Un’altra parola d’ordine collegata a middleware è disaccoppiare, nel significato di “separare elementi accoppiati; evitare l’accoppiamento tra elementi contigui”. Ora, se interconnesse, queste due parole formano un elemento chiave, per quanto spesso trascurato, della piattaforma digitale strategica: un sistema per la gestione dell’output. 

Un sistema per la gestione dell’output, infatti, è generalmente considerato middleware, in quanto acquisisce i documenti da applicazioni eseguite su piattaforme diverse e li inoltra verso destinazioni di output cartaceo o elettronico di varia natura. Inoltre, si situa “a metà” del flusso logico complessivo, isolando le applicazioni a monte dalle complessità della distribuzione documentale a valle. In questo modo è possibile fornire nuovi servizi in modo più semplice e rapido, senza apportare modifiche alle applicazioni. In sostanza, molte funzioni vengono disaccoppiate dall’applicazione e spostate su un livello di servizio indipendente da dispositivo e piattaforma (“Printing as a Service”). In tal modo le applicazioni possono concentrarsi sulla creazione di contenuti ed è possibile scegliere e/o modificare in qualsiasi momento formato e destinazione dell’output.

Dal punto di vista logico questo livello di servizio può essere visto come un ampliamento dei servizi IT aziendali già esistenti, o una componente essenziale di una futura piattaforma digitale EaaS (Everything as a Service). L’architettura middleware, inoltre:

  • Elimina i server di stampa ridondanti e le connessioni multiple tra applicazione e destinazione
  • Semplifica l’attività di amministrazione attraverso la gestione e il controllo centralizzati
  • Riduce i costi
  • Garantisce la visibilità completa dei processi di business relativi a stampa e documenti, aiutando il personale IT a individuare e risolvere i problemi concernenti applicazioni, sistemi, reti o dispositivi.

I sistemi di gestione dell’output collegano applicazioni e processi di ogni tipo a destinazioni di output cartaceo o elettronico. Sono quindi essenziali per l’automazione e l’ottimizzazione dei workflow aziendali basati su un utilizzo intensivo di documenti. 

Un’altra parola che si sente sempre più spesso (e che personalmente amo molto) è olistico. Nel campo dell’IT si riferisce a soluzioni, procedure, politiche e livelli del servizio applicati in modo coerente e uniforme all’intera azienda. Un concetto interessante.

Mettendo insieme i due concetti di “olistico” e “gestione dell’output”, si ottiene una soluzione standard in grado di offrire una funzionalità e un’esperienza utente coerenti e uniformi su qualsiasi piattaforma. Non si può arrivare a questo risultato impiegando un gruppo eterogeneo di soluzioni tattiche specifiche. Implementando invece una soluzione per la gestione dell’output olistica si riducono i costi e si migliorano l’agilità aziendale, la produttività del personale e la competitività all’interno di un’economia globale che procede e cambia sempre più rapidamente.

Ed ecco altre due parole d’ordine da aggiungere all’elenco: “standardizzazione IT” e “agilità”. Molto importanti ai fini del nostro discorso. Mi spiego meglio. La standardizzazione IT è una strategia che mira a ridurre al minimo i costi dell’IT per le aziende grazie all’impiego di soluzioni hardware e software il più uniformi possibile e alla riduzione del numero di strumenti a disposizione per rispondere alle medesime esigenze. Oggi le organizzazioni IT stanno standardizzando gran parte delle componenti hardware e software, ma la gestione dell’output viene spesso ignorata, e questo è un peccato.

Per sua stessa natura, la standardizzazione abbassa i costi e incrementa la produttività del personale. Inoltre, semplifica l’infrastruttura IT, con il risultato di migliorare l’agilità aziendale. E se non mi credete, leggete questo articolo online: “How to Define IT Agility?” (Come si può definire l’agilità IT?) Particolarmente degno di nota è il seguente paragrafo:

Inoltre, vale la pena notare come l’agilità sia strettamente connessa alla semplicità. Più i processi aziendali sono semplici, più l’azienda è agile. E più i sistemi IT sono semplici, più sono agili (generalmente). In un contesto architetturale, ciò riflette efficacemente l’aspetto funzionale dell’architettura IT. La rifinalizzazione di componenti e sistemi ben progettati a seguito del cambiamento di condizioni e obiettivi, è facilmente e uniformemente conseguibile se le strutture (fisiche e logiche) sottostanti coprono adeguatamente le diverse aree problematiche.

Ragionamento ineccepibile. In altre parole, i sistemi/processi complessi sono più soggetti a errori e difficili da modificare, e conducono nella direzione opposta all’agilità. Seguite dunque il consiglio di Stephen Covey, noto educatore, autore e uomo d’affari statunitense, secondo il quale è meglio “iniziare pensando alla fine” e poi procedere a ritroso per comprendere come muoversi. Un suggerimento: non trascurate i vantaggi di ampia portata offerti da un sistema olistico di gestione dell’output. Infine, tenete sempre a mente queste parole d’ordine, vi torneranno utili in futuro, durante conversazioni con manager, colleghi e fornitori.

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