Il est probable que la plupart d’entre vous aient une politique ou un objectif « digital-first ». Une gestion efficace des documents doit en faire partie ; en fait, cela doit être une priorité. La solution LRS Enterprise Output Management est une solution complète qui peut répondre à tous vos besoins, non seulement en matière d'impression avec des outputs et des distributions sécurisées, mais aussi en en matière de numérisation avancée. Cette solution moderne et sécurisée offre une expérience utilisateur flexible et intuitive, avec la capacité de gérer de manière centralisée les flux de numérisation et la distribution vers toutes les destinations souhaitées.
Comment utiliser la technologie de numérisation pour la transformation digitale ? Vous ne pouvez pas le faire sans des outils puissants pour numériser les documents, puis les transformer selon vos besoins, et les distribuer à l’endroit et comme vous en avez besoin. Il peut s’agir de numériser en toute sécurité vers des plates-formes de stockage en Cloud comme Microsoft OneDrive, SharePoint et Google Drive. Cela pourrait également signifier une myriade d’autres destinations toutes distribuées de manière sécurisée, intuitive et transparente pour l’utilisateur (ce n’est pas trop demander). Les solutions de numérisation de LRS ont la capacité de répondre à ces exigences afin que vous puissiez passer de processus basés sur papier à des flux de travail numériques plus efficaces.
N’oubliez pas que la solution est transparente, ce n’est donc pas nous qui en recueillerons les bénéfices, mais vous !
De quels types de flux de travail s’agit-il ? LRS propose des flux de numérisation avancés qui conviennent à la fois aux appareils d’impression multifonctions et aux appareils mobiles. Les flux de travail se classent généralement en deux catégories : les flux de travail basés sur l’utilisateur et les flux de travail basés sur les processus. Quelques exemples de flux de travail basés sur l’utilisateur sont la numérisation des e-mails, le stockage sur le Cloud personnel et la télécopie. D’autre part, les flux de travail axés sur les processus comprennent la numérisation et l’indexation de documents dans SharePoint, PageCenterX et autres systèmes de gestion de documents. Pour les flux de travail axés sur les processus, nous pouvons utiliser LA reconnaissance optique de caractères (OCR) de code-barres et de zones, ainsi que les données de l’utilisateur pour automatiser les processus de routage du document jusqu’à sa destination.
Qu’en est-il de l’authentification et de la sécurité ? Notre logiciel de numérisation s’aligne sur les systèmes modernes de gestion de l’identité comme OpenID Connect (OIDC) pour l’authentification. Quand vous entendez OIDC, pensez à Entra ID. PING, OKTA, authentification Google, etc., etc., etc. Cela est accompli en utilisant LRS Gateway. LRS Gateway fournit une couche de sécurité supplémentaire pour la capture des documents, en offrant un cryptage de bout en bout, même pour les données au repos. Le niveau de sécurité est souvent impossible à atteindre avec d’autres systèmes, ce qui fait de LRS un choix de premier ordre pour les organisations ayant des exigences strictes en matière de protection des données.
Cela nous amène à la numérisation par Internet de LRS. Il permet aux utilisateurs de numériser des documents en toute sécurité sur l’Internet public sans avoir besoin d’un VPN. Il utilise un cryptage robuste pour protéger les documents et les données de bout en bout.
Un cas d’utilisation typique est celui d’un travailleur à distance qui doit numériser des documents sensibles depuis son bureau à domicile. Grâce à la numérisation Internet de LRS, il peut transmettre les documents numérisés en toute sécurité au système central de gestion des documents de l’entreprise, sans compromettre la sécurité et ni nécessiter de configuration VPN complexes.
Quelles sont les principaux atouts de la solution de Scanning LRS ?
- Polyvalence : Prise en charge d’une vaste gamme d’appareils, des imprimantes multifonctions aux appareils mobiles.
- Sécurité : cryptage robuste et intégration avec les systèmes d’authentification existants.
- Intégration au Cloud : connexion parfaite avec les plates-formes de stockage du Cloud les plus répandues.
- OCR avancé : reconnaissance optique de caractères intégrée pour une utilisation améliorée des documents.
- Reconnaissance des codes-barres : capacité de lecture et d’utilisation des données de codes-barres pour le routage, l’indexation et la séparation des documents.
- Flux de travail customisables : processus de numérisation personnalisés pour répondre aux besoins métiers spécifiques.
- Déploiement et gestion centralisés
- Source de données universelle et support ODBC : requête des API et des bases de données compatibles ODBC directement à partir du panneau de contrôle du copieur ou de l’application mobile.
- Exécution de l'application : Permet de lancer directement des applications tierces, des scripts personnalisés et des API.
Le déploiement et la gestion centralisés des flux de numérisation changent la donne pour les grandes organisations. Prenons le cas d'une organisation qui doit déployer un flux de travail spécifique sur 2 000 appareils. Que se passerait-il si chaque appareil nécessitait 15 minutes de configuration (ce qui est une estimation assez prudente) ? À ce rythme, un déploiement manuel pourrait prendre jusqu’à 12,5 semaines ! Espérons que vous n’ayez pas à effectuer de changements (comme la mise à jour du mot de passe d’un compte de service) ! La gestion centralisée de LRS réduit considérablement cette durée, permettant ainsi un déploiement rapide et des mises à jour faciles sur l’ensemble du parc d’appareils.
Cette approche centralisée élimine le besoin (et le stress) liés à ce que certains appellent « l’empilement » (« stacking »). Il s’agit d’installer plusieurs solutions de plusieurs fournisseurs sur des appareils multifonctions et d’exiger (en espérant) qu’elles fonctionnent ensemble. LRS étend ses flux de numérisation centralisés aux appareils portables, afin de répondre aux besoins des équipes de travail distantes et mobiles. Cette fonctionnalité garantit la cohérence des processus de capture des documents, quel que soit le lieu ou l’appareil de l’utilisateur.
Par ailleurs, vous avez besoin d'une prise en charge multiplateforme. Une partie de l’expérience de numérisation de vos utilisateurs consistera à gérer certaines de leurs paramètres personnels, leur langue, et leur carnet d’adresses personnel à l'aide du gestionnaire d'impression personnel (Personal Print Manager - PPM).
Conscient de la diversité des environnements de poste de travail modernes, la solution Personal Print Manager (PPM) de LRS fonctionne sur plusieurs plates-formes. Elle fonctionne avec Windows, bien sûr, mais aussi avec Mac (y compris l’Apple Silicon natif) et même avec les clients Linux.
La solution PPM offre plusieurs avantages stratégiques qui répondent à cette exigence de solution de numérisation. Elle est conçue pour être facile à gérer, comme vos flux de numérisation, et elle dispose d’un contrôle et d’une configuration centralisés. Elle est hautement sécurisée, utilisant le cryptage et l’authentification utilisateur les plus robustes qui soient. Elle offre aux utilisateurs des capacités de libre-service leur permettant de gérer leurs impressions et leurs numérisations.
Le succès de toute solution de numérisation dépend de son adoption par l’utilisateur. Vous savez vous-même que les utilisateurs éviteront les flux de travail peu pratiques ou complexes. Pour y remédier, LRS a mis en œuvre plusieurs fonctionnalités pour offrir une expérience de numérisation conviviale à l’utilisateur.
- Support multilingue : Réponse aux besoins d’une main-d'œuvre internationale diversifiée.
- Interfaces intuitives : Facilité d’utilisation pour tous les niveaux de compétence.
- Pré-remplissage intelligent des champs : Réduction de la saisie manuelle des données et des erreurs potentielles.
- Sécurité renforcée avec LRS Gateway.
Cas d’une utilisation anonyme
Une multinationale du secteur industriel comptant 5 000 employés dans 20 pays avait besoin de rationaliser ses processus de gestion des documents. Elle était confrontée à des flux de numérisation incohérents, à des problèmes de sécurité et à des processus basés sur le papier inefficaces.
La mise en œuvre de la solution LRS Enterprise Output Management leur a permis d'atteindre les objectifs suivants :
- Flux de numérisation standardisés sur tous les sites, réduisant le temps de formations et les erreurs.
- Numérisation sécurisée et sans VPN pour les travailleurs à distance grâce à la numérisation Internet de LRS.
- Intégration avec la solution de stockage en Cloud existante, améliorant l’accessibilité des documents.
- Gestion centralisée de tous les appareils de numérisation, réduisant la charge de travail du service informatique.
- Amélioration de la conformité aux réglementations en matière de protection des données grâce au cryptage de bout en bout.
Résultat rapporté par l’entreprise : une réduction de 40 % de l’utilisation du papier, une amélioration de 30 % des délais de traitement des documents et une sécurité des données considérablement renforcée. L’interface conviviale a permis une adoption rapide dans l’ensemble de l’entreprise, 95% des employés utilisant activement les nouveaux flux de numérisation dans les trois mois suivant leur mise en œuvre.
Ce cas démontre comment les solutions de numérisation complètes de LRS peuvent transformer les processus de gestion des documents, en améliorant l’efficacité et la sécurité et en augmentant la satisfaction des utilisateurs à travers une organisation vaste et diversifiée.