Como mencioné en mi primer artículo de esta serie, un acuerdo de servicios compartidos de impresión (MPS, por sus siglas en inglés) es algo bueno que puede generar muchos beneficios y mejoras reales. ¿Pero resuelve todas nuestras necesidades de impresión en la empresa o deberíamos buscar formas de extraer más valor de los MPS?
Cuando hablo con clientes actuales y potenciales, me gusta comprender qué aplicaciones utilizan. En concreto, ¿cuáles son las aplicaciones que soportan los procesos clave de negocio? Si se trata de un banco, ¿dónde se ejecuta la aplicación bancaria principal? (Muchos de los grandes bancos más antiguos siguen confiando en el mainframe zSeries de IBM para los sistemas principales del banco). En la fabricación, acostumbra a ser SAP en UNIX. En logística, el sistema de gestión de almacén también suele ejecutarse en UNIX.
Tras comprender estas aplicaciones críticas para la empresa o la misión, pregunto qué porcentaje de la impresión procede de servidores Windows respecto a otras plataformas de aplicaciones de negocio. Sin excepción, la mayoría de la impresión procede de plataformas de aplicaciones críticas para la empresa que no son Windows. De hecho, una gran compañía de seguros de vida me contó que el 75 % o más de sus impresiones procedían de los sistemas de administración de pólizas que se ejecutan en zSeries de IBM. ¿Con qué frecuencia olvidamos esa plataforma cuando examinamos nuestra estrategia de impresión?
¿Entonces qué? Bueno, los beneficios de una inversión en MPS comienzan consolidando todos los dispositivos, obteniendo por tanto una ratio de usuario por dispositivo más alto (puede hacer esto muy fácilmente usted mismo, pero dejaremos eso para otro artículo). El MPS también proporcionará un centro de servicio gestionado con un servicio de avería y reparación, y reaprovisionamiento de consumibles a cambio de una tarifa mensual fija. Pero existen otros beneficios, como el control de costes, la reducción de las impresiones y el despilfarro, la aplicación de políticas de impresión y la entrega segura de documentos. ¿Todo esto se aplicará al output generado desde aplicaciones diferentes a Windows, es decir, el output de empresa? Para ser sinceros, probablemente no.
Como ejemplo, cualquier herramienta de control incluida en el MPS registrará estadísticas de impresión para el output que pueda asociar con una cuenta de usuario Windows. Sin embargo, el output procedente de impresiones en el back end SAP o desde un sistema zSeries o iSeries heredado no estará asociado con una cuenta de usuario Windows. Como consecuencia, todo el output de empresa se incluirá en la categoría «Otro» o «Varios». Esto no resulta útil si desea disponer de una visión más precisa de los costes totales asociados con la impresión y qué dispositivos están operando por debajo o por encima de su capacidad cuando esté lidiando con la impresión de producción o empresa.
El problema se agrava si trata de usar soluciones de impresión pull, que a menudo están incluidas en los MPS. Estas soluciones también dependen de las credenciales de la cuenta de usuario (p. ej. autentificar los usuarios de Windows con Active Directory) y tal vez no sean capaces de enviar estos documentos de negocio cuando el usuario se autentifica en un dispositivo. Las aplicaciones SAP se usan mucho en todos los sectores industriales para, entre otras cosas, funciones de Recursos Humanos. (¡Solo imagine que envía un documento confidencial de Recursos Humanos directamente a una impresora multifunción sin que el usuario se haya autentificado antes en el dispositivo!). Pero no todas las impresiones procedentes de los procesos de back end de SAP estarán asociadas con las mismas credenciales de cuenta de usuario que se necesitan en el proceso de autentificación y, por tanto, se pasarán por la solución de impresión pull y deberán ser enviadas directamente a una impresora. En este escenario, el mensaje MPS de consolidación de impresoras a menudo se viene abajo, ya que Recursos Humanos conserva un elevado número de dispositivos departamentales solo para su propio uso (una forma común de evitar riesgos de confidencialidad).
Podría seguir, pero ya se hace una idea. Es posible que su empresa esté produciendo la mayoría de sus impresiones de forma que le impida cosechar todos los beneficios de su MPS. Es posible que incluso haya descartado una inversión completa en MPS porque sus aplicaciones críticas de negocio tienen particularidades en cuanto a la forma en que imprimen. Particularidades como los lenguajes de impresión del viejo mainframe propietario, como Xerox y AFP, los complejos métodos de acceso y los tipos de dispositivo usados en las definiciones SAP, entre otros. Debido a que no encajan fácilmente con la simple impresión Windows, a menudo se prescinde de ellas para una implementación MPS completa, o bien son un obstáculo para esta implementación.
Por suerte, no tienen por qué serlo. Existen formas de «normalizar» un output de este tipo, de manera que la «cola personal» de un individuo contenga el 100 % del output dirigido a ese individuo, sin importar el sistema o la aplicación de origen.
Permítame repetir mi comentario anterior, que se convertirá en un mantra durante las próximas semanas: no se trata de criticar los MPS. Son inversiones que generan beneficios financieros y medioambientales, pero pueden ofrecer más si las organizaciones examinan todo el escenario.
La próxima vez, echaremos un vistazo a quién imprime qué, dónde y cuándo. Nos vemos en una semana.
Steve