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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Historias desde el frente

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LRS Jungle

Así que ahí estaba, acorralado por Charlie...

Pero permítame retroceder en el tiempo. En una vida anterior, realicé múltiples viajes como administrador de SAP para una compañía de herramientas muy conocida. De cualquier modo, recuerdo recibir una llamada hacia las nueve de la noche de un usuario que había enviado un billete y no era capaz de imprimir los conocimientos de embarque. Era consciente de la gravedad del problema porque en última instancia podía costarle a la compañía una cantidad considerable de dinero.  Todos sabemos lo importantes que son los conocimientos de embarque; sin envío no hay pago, además de que pueden producirse penalizaciones por no cumplir nuestros acuerdos de nivel de servicio.

El técnico de soporte asignado al centro se había ido a casa y pedirle que volviera habría supuesto más tiempo y dinero.  Cuando contacté con el usuario, me dijo que el problema estaba ocurriendo tanto en su ordenador como en el de sus colegas, y estaban escribiendo los conocimientos de embarque a mano. El problema lo acabó resolviendo el equipo de ingeniería una hora más tarde reiniciando el servidor de impresión Windows. Este frustrante retraso fue rematado por el tiempo requerido averiguar dónde viajó el output exactamente. Para echar sal en la herida, ¡no hay forma de saber cuántos trabajos en cola se eliminaron en el proceso!

Más tarde, mientras ayudábamos a los trabajadores móviles (técnicos de servicio), descubrimos problemas con el fax. La fuerza de trabajo móvil confiaba en múltiples canales para comunicar tareas a los técnicos sobre el terreno (dónde ir, qué arreglar, etc.). Un método popular era el fax y otro era el busca (sí, los viejos buscas de los 90). Los faxes en ocasiones fallaban a causa de problemas en el servidor de fax y tenían que ser reenviados. El problema más evidente con el fax es que la persona que envía la orden rara vez sabe si el fax realmente llegó a su destinatario. Confirmar la entrega era un proceso molesto que absorbía mucho tiempo y que, mirando atrás, podría haberse automatizado fácilmente usando algún software básico de almacenamiento y retención de documentos de LRS.

Tengo muchas batallitas sobre impresiones fallidas, pero algunas de las peores tienen que ver con la reimpresión de órdenes. Las reimpresiones son algo peligroso en cualquier entorno de logística o SAP en general. ¿Por qué? Porque aumentan el riesgo de que las órdenes se envíen más de una vez. Para empezar, debe asumir el gasto de reimpresión, el coste del envío duplicado, el coste del objeto enviado por duplicado y el coste de tener que enviar de vuelta el artículo desde las instalaciones del cliente (asumiendo que simplemente no se lo queden). Y todo eso además de parecer tonto frente a un cliente o una compañía asociada.

Normalmente, los administradores evitan las reimpresiones como si fueran la peste, pero son un mal necesario. Poner a los usuarios a cargo de sus propias reimpresiones minimiza el riesgo de envíos duplicados... una vez más, es fácil de lograr implementando un sistema de almacenamiento y retención de documentos de LRS.

Para resumir, la impresión puede ser una pesadilla en cualquier entorno donde se expiden bienes o se envían órdenes de servicio mediante documentos. Una sólida solución de output puede ayudarle a ahorrar mucho dinero, tiempo y estrés al personal que trabaja en el frente y a los equipos de soporte que les ayudan. El tiempo que dediqué al equipo de envío de servicios en aquella compañía de herramientas me permitió valorar más el software LRS que defiendo hoy.

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