Me pidieron que redactara un post sobre la importancia de entregar todo el output desde los dispositivos de los usuarios hasta destinos dentro de la empresa. Mi primer pensamiento fue: "¿Hasta qué punto puede ser esto difícil?".
Como llevo más de seis años trabajando para LRS, conozco los productos que ofrecemos y sé lo fácil que es disponer de un entorno de impresión flexible y, al mismo tiempo, controlado. Todos los trabajos de impresión de nuestra oficina se manejan y aseguran dentro de nuestra solución de gestión de output empresarial VPSX. La gestión es clave para contar con una solución funcional de impresión, no solo para la impresión en sí, sino también para auditoria, recuperación de desastres, redireccionamiento de trabajos de impresión o gestión de drivers.
Por lo tanto, para comprender el reto, tuve que comenzar desde el otro extremo—desde la perspectiva de un cliente no familiarizado con la oferta de LRS.
Para una empresa global con numerosas oficinas o fábricas en distintas ubicaciones, el ancho de banda siempre es problemático. ¿Quién quiere enviar un trabajo de impresión primero al servidor de impresión y luego a la impresora? Parece una pérdida de tiempo, especialmente si la impresora está literalmente en la sala contigua. Para evitar tráfico, es más eficiente enviar el trabajo directamente a la impresora de forma segura y manteniendo total control de lo que se ha impreso, en qué momento y por quién.
A eso debemos añadirle la posibilidad de activar políticas de impresión, por ejemplo, obligar a los usuarios a imprimir solo en monocromo, en dúplex, etc. Alternativamente, uno podría adoptar el planteamiento educado: mostrar peticiones a los usuarios de que la política de la empresa da preferencia a imprimir de cierta manera, mientras les ofrece la opción de sobrepasar la política para esta impresión particular. Después de todo, la portada de una presentación impresa tiene mejor aspecto en color, ¿verdad?
Suponiendo que configuremos el sistema para accionar exclusivamente la impresión directa, ¿requerirá mucho trabajo cambiar a la impresión a través del servidor de impresión VPSX? La respuesta es, no—más o menos se tarda unos segundos. Si todas las colas de impresora se gestionan en VPSX, puedes cambiar/añadir/borrar cualquier cola desde la interfaz web VPSX. Como cliente, esto te permite habilitar no solo la funcionalidad de impresión directa, sino, de hecho, todas las características y ajustes de impresora en un lugar.
¿Teletrabajas y necesitas imprimir en una impresora de la oficina? ¡No hay ningún problema! El software VPSX ofrece como característica estándar permitir que los trabajos lleguen desde fuera de la red corporativa, apoyando así la impresión por internet. ¡Además, estos trabajos de impresión se aseguran y verifican sin VPN!
Ahora imagina que los datos de impresión originales se envían en un formato que la impresora objetivo no puede comprender. ¿Cómo vas a imprimir? Una forma sería configurar una cola de impresora separada con un driver que la impresora comprenda. Desafortunadamente, más colas significan más administración y más usuarios frustrados que tendrán que recordar qué cola escoger. Una manera mucho más fácil de resolver este problema es permitir que el software VPSX convierta ese trabajo de impresión a un formato adecuado. Esto puede hacerse sobre la marcha sin interacción por parte del usuario. VPSX sabe qué tipo de impresora se encuentra en el otro extremo y, por lo tanto, puede ajustar la transformación correspondientemente.
¿Cuál es el resultado? Una cola para diversas impresoras; más fácil de usar, más sencilla de mantener.
Quizás hayas oído las quejas de tu departamento de TI: “¡Pasamos demasiado tiempo actualizando drivers!”. En ese caso, permítenos ayudarte. Por lo general, la gestión de drivers de impresora es toda una pesadilla para las empresas que utilizan servidores de impresora Windows, o incluso varias soluciones de impresión establecidas. En lugar de depender de los usuarios finales para que añadan drivers de impresora y tengan que actualizarlos continuamente a las versiones más recientes, las herramientas de gestión de drivers de LRS te permiten instalar drivers de impresora automáticamente e interrogar al sistema de forma regular para determinar si ha habido algún cambio en el driver (modificación a preferencias por defecto del driver, se ha cargado una nueva versión, etc.). Esto funciona con drivers comunes de modelos específicos, y también con driver de impresora universal (driver de impresión global). Cuando se observan cambios, el sistema puede actualizar la definición de impresoras de la estación de trabajo y refrescar el driver.
Puede que te preguntes: "¿Cómo puedo, como cliente, tener control total de lo que se ha impreso?". Con nuestra herramienta de auditoria es fácil ganar acceso a datos de auditoría precisos, ofreciéndote una vista de quién imprimió qué, dónde y cuándo.
LRS Enterprise Output Management te garantiza control y una funcionalidad excepcional sin necesidad de tener un máster en ingeniería espacial. Después de todo, solo se trata de imprimir ¿verdad?