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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Was kostet Ihre Druckausgabe – vom Mainframe bis zu mobilen Geräten?

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Alle vier Jahre veröffentlicht die American Society for Civil Engineers einen „Bericht“ über den Zustand verschiedener Bestandteile der US Infrastruktur – Straßen, Staudämme, Brücken usw. Der schaurigste Teil  der Bewertung für 2017 war für mich das Zeugnis für die Trinkwassersysteme der Nation.

Laut der Meldung,

„Es sind erhebliche neue Investitionen und höhere Effizienz erforderlich, da Filtrationsanlagen, Rohrleitungen und Pumpen ihre Nutzungsdauer überschritten haben. Jeden Tag gehen fast 227 Milliarden Liter behandeltes Trinkwasser durch undichte Rohre verloren, wobei jedes Jahr schätzungsweise 240.000 Brüche von Hauptrohren auftreten. Es wird geschätzt, dass undichte Rohre 14 bis 18 % des  behandelten Wassers pro Tag verschwenden…“

Um ein Zitat eines berühmten Politikers zu umschreiben: „Eine Milliarde hier, eine Milliarde dort, und sehr bald sprechen wir über reale Geldsummen.“ 227 Milliarden vergeudete Liter könnten von größerem Interesse sein, wenn Sie das gelegentliche Bad schätzen oder jeden Tag Wasser trinken. Aber was hat dies mit Druckmanagement zu tun?

Versteckte Infrastruktur

In vielen der weltweit größten Organisationen treiben Dokumente, die von Legacy Computing Systemen erstellt werden, wichtige Geschäftsprozesse voran. Die Mainframe Ducksoftware hilft diesen Unternehmen, Druckkosten zu minimieren und eine zuverlässige Dokumentenbereitstellung sicherzustellen. Einmal installiert, laufen Mainframe Drucklösungen im Hintergrund und werden Teil der zugrunde liegenden Infrastruktur. Wo sie dann auch prompt vergessen werden, oder?

Derartige Systeme neigen dazu, „unsichtbar“ zu werden, bis sie vollständig aufhören zu arbeiten – was selten oder überhaupt nie passiert. Daher werden bei Bemühungen zur Senkung der Druckkosten in der Regel Ziele mit hoher Sichtbarkeit ausgewählt. Projekte wie das Ersetzen alter Drucker durch MFP-Arbeitsgruppen, die geringere Druckkosten pro Seite bieten. Dies ist ähnlich wie Wasser einzusparen, indem Sie tropfende  Wasserhähne  in ihrem Haus ersetzen. Es ist ein würdiges Projekt, aber erst nachdem Sie sicher sein können, dass die Hauptwasserversorgung, die in Ihrem Garten vergraben ist, nicht 1000 Mal mehr Wasser, direkt unter Ihren Füßen, verliert.

Druckkosten reduzieren

Wie und wo können Sie also Kosteneinsparungen erzielen? Der erste Schritt besteht darin, die Größe des Problems quantitativ zu bestimmen. Ihr Wasserzähler ist ein praktisches Hilfsmittel, um Steigerungen bei Ihrem Wasserbrauch (und mögliche Leckagen) zu erkennen. Ebenso kann die Software zur Überwachung und Überprüfung von Druckaufträgen Ihnen dabei helfen, Trends bei der Dokumentennutzung zu erkennen, die zu übermäßigen Druckkosten führen. Sie können auch beunruhigende Sicherheitslecks wie den unbefugten Zugriff auf vertrauliche Informationen identifizieren. Ohne Tools wie diese, mit denen Sie den Dokumentenfluss in Ihrer Organisation messen, überwachen und steuern können, sind Ihre tatsächlichen Druckkosten bloße Schätzungen.

Eine weitere Möglichkeit, Kosten zu reduzieren, besteht darin, redundante Drucksysteme zu eliminieren. Im Laufe der Zeit haben viele Unternehmen ein Patchwork von Druckmanagementlösungen implementiert, die jeweils für das Drucken von einer anderen Plattform oder Anwendung ausgelegt sind. Verwalten Sie beispielsweise mehrere Windows Druckserver für das Drucken mit Windows, einen separaten Unix Server zum Verwalten des Druckens von Ihren ERP und CRM Systemen sowie eine Mainframe Druckösung für Ihre Legacy Anwendungsausgabe? Wenn dies der Fall ist, können Sie den Druckpreis erheblich senken, indem Sie einen einzigen Kontrollpunkt einrichten, der alle Anwendungsausgaben verwalten kann, von Mainframe bis Mobile.

Umfassende Enterprise Output Management (EOM) Lösungen vermeiden nicht nur kostspielige Redundanz, sondern automatisieren auch Routineverwaltungsaufgaben. Wenn beispielsweise ein Druckauftrag aufgrund einer Hardware Fehlfunktion oder eines Fehlerzustands fehlschlägt, kann die EOM Lösung das Dokument automatisch an ein Gerät in der Nähe weiterleiten und / oder Administratoren über Druckprobleme informieren. Laut einer Analyse erhöht dies die Produktivität der IT Mitarbeiter und führt zu einem Gewinn von fast 10.000 $ pro 100 Drucker.

Schließlich können Sie mit einer umfassenden EOM Softwarelösung die Vorteile kostensparender Funktionen in Ihrer Geräteflotte voll ausschöpfen. Ihre Drucker sind möglicherweise in der Lage, Duplex (zweiseitig) zu drucken, aber wenn Ihre Anwendungen nicht im Hinblick auf den Duplexdruck entwickelt wurden, können Sie diese offensichtlichen Einsparungen ohne Codierungsänderungen nicht realisieren. Ebenso können Ihre Drucker den Farbdruck unterstützen, aber Sie sollten diese kostspielige Option für nicht kritische Drucktypen (wie Benutzer E-Mails, Lohnabrechnungen, usw.) deaktivieren. Mit der EOM Lösung können Sie alle kostensparenden Funktionen ihrer Geräteflotte wirksam einsetzten, unabhängig davon, woher die Dokumente stammen.

Verschwendung ist eine heimtückische Sache: Die Wahrscheinlichkeit, dass es Sie trifft, ist am grössten, je weniger Sie davon bemerken. Die Implementierung einer skalierbaren, plattformübergreifenden EOM Softwarelösung ist eine großartige Möglichkeit, Ihr Unternehmen … und Ihren Geschäftserfolg  zu schützen.

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