Wenn Kollegen Dokumente drucken, dann nutzen sie jeden Tag Konvertierungen ohne es zu merken oder zu wissen. Und nicht selten kommt es vor, dass ein Dokument aus dem Drucker kommt und fehlerhafte Zeichen im Text aufweist oder es sonst irgendwie anders aussieht als vorher. Dann ist die Aufregung groß, warum das passieren kann.
Was ist eigentlich eine Konvertierung und warum müssen Dokumente überhaupt von einem Format in ein anderes umgewandelt werden? Jeder kennt dieses Beispiel: Ein Worddokument soll für den Versand in PDF konvertiert werden, damit der Empfänger nichts verändern kann. Es ist selbsterklärend und einleuchtend, warum Konvertierungen nötig sind. Im Unternehmensbereich geht das natürlich viel weiter – Konvertierungen werden gebraucht, um beispielsweise Daten für einen Massendruck einem Druckdienstleister zu übergeben, in diesem Fall wird sehr häufig in das Format AFP konvertiert.
So weit, so gut - aber warum kommt es dabei zu Problemen? Diese können entstehen, wenn beispielsweise die richtigen Fonts fehlen, falsche Fonts verwendet werden oder das Drucksystem nicht mit den vorliegenden Fonts umgehen kann. Dann entsteht ein verändertes Schriftbild, wie etwa größere Abstände im Text zwischen einzelnen Worten oder Buchstaben oder manche Buchstaben werden vielleicht gar nicht richtig angezeigt bzw. gedruckt, sondern stattdessen werden andere Symbole oder Zeichen eingesetzt – wer kennt sie nicht, die Ausdrucke mit den „Smilies“..
Als Font ist dabei das elektronische Gegenstück zum früheren Schrifttypensatz gemeint, der aus den in Metall gegossenen Lettern bestand. Ein Font – also „elektronischer Schrifttypensatz“ – wird in einem digitalen Datenformat abgespeichert, wobei Fonts in einer Druckdatei abgespeichert sein können, z.B. um sicher zu stellen, dass das Dokument auch nach 10 Jahren noch lesbar ist. Fonts werden aber auch extern abgespeichert und im Datenstrom ist nur eine Fontreferenz vorhanden, so dass der Drucker dann weiß, welche Fonts er sich holen muss – wenn er diese dann hoffentlich auch hat oder findet. Sonst sind wir wieder bei den fehlenden Fonts und dem Problem mit dem Ausdruck.
Aus meiner technischen Sicht als Betreuer der Support-Hotline kommt es häufig zu einem Problem oder Abbruch wegen fehlender Fonts im Zusammenhang mit LRS Transforms. LRS Transforms sind optionale Module für Konvertierungen von Datenstromformaten, die sich nahtlos in unsere Output Management Lösung VPSX integrieren lassen. Im VPSX System von LRS kann mit dem Kommadozeilenschalter „–relaxed“ oftmals eine Konvertierung der Daten erzwungen werden. Der Kommandozeilenschalter „-relaxed“ ist aber nur für die Problemanalyse gedacht und sollte nicht im Produktiveinsatz verwendet werden. Fehlende Fonts erkennt man in VPSX z.B. im Log an folgender Meldung:
PDI2005W Font 'Courier' (weight 'BOLD' style 'UPRIGHT' replaced with 'Default font')
PDI2005W Font 'Courier' (weight 'MEDIUM' style 'UPRIGHT' replaced with 'Default font')
Im Log sieht man meist Fehler bezüglich der Fonts, aber nicht unbedingt, welche Fonts das sind. Mit dem Kommandozeilenschalter „–fontentries fonts.xml“ wird die Datei fonts.xml erstellt, die Informationen über die von der Input-Datei verwendeten Fonts enthält. Diese Datei bzw. deren Inhalt kann in den mffxxx-Profildateien für Fontdefinitionen in der Abteilung <fontlist> verwendet werden. Falls die Input-Datei nur Font-Referenzen enthält, können an dieser Stelle z.B. Fonts in den zu erzeugenden Datenstrom eingebunden werden oder einfach Fonts durch andere Fonts ersetzt werden. In den mffxxx-Profildateien müssen die verwendeten Fonts im Abschnitt <resourcelist> noch via Pfadangabe für den Konverter bekannt gegeben werden.
Auf diese Weise lassen sich Fontprobleme relativ einfach lösen. Vorausgesetzt Sie haben überhaupt die richtigen Fonts zur Verfügung.
Und wenn nicht? Dann gibt es neben diesen technischen Dingen auch noch rechtliche Aspekte zu beachten. Einfach Fonts aus dem Internet zu verwenden oder irgendwelche Fonts, die mit einem System mitgeliefert wurden, ist vielleicht nicht ganz legal – das gilt es auf jeden Fall zu prüfen.
Die einfachste Möglichkeit wäre ein „Rundum-Sorglos-Paket“, mit dem immer die richtigen Fonts vorhanden sind, ganz unabhängig vom Druckgerät, der Applikation oder dem System und die man auch verwenden darf. Und dann sollten diese auch noch möglichst automatisch beim Ausgabeprozess einfach verwendet werden. Problem gelöst!
Das wird es schwerlich geben, werden Sie jetzt sagen – doch weit gefehlt. Sprechen Sie mit uns – wir haben die Fonts und wir haben das System, mit dem Sie Ihr Rundum-Sorglos-Paket implementieren können.