Die Welt der Informationstechnologie zeichnet sich durch ständigen Wandel aus. Zentralisierte Mainframe-Umgebungen wurden von Client-Server-Architekturen abgelöst, die später wieder Anwendungen mit Hilfe von Thin Clients und Mobile Computing in den Mittelpunkt rückten. In der Zwischenzeit revolutioniert Cloud Computing, ein Ansatz, der vor zehn Jahren noch ein verschwommenes Konzept war, die Dinge erneut. Auch dies wird unweigerlich einer neuen Idee weichen müssen.
Unabhängig davon, wie Unternehmen ihre Geschäftsanwendungen mit den sie anwendenden Menschen verknüpfen, gab es immer den Bedarf zu drucken. Warum? Dokumente sind oft das einzige greifbare Objekt all der wertvollen Daten, die verarbeitet werden. (Sie glauben mir nicht? Dann versuchen Sie einmal, Ihr Haus, Auto oder Ihre Krankenversicherung in die Hand zu nehmen.)
Wenn Dokumente also so wichtig sind, warum wird dann das Drucken immer wieder hintangestellt?
Wir haben einige Aussagen von Unternehmen gesammelt, in denen sie erklären, warum sie der Art und Weise, wie ihre Organisationen gedruckte Dokumente erstellen, formatieren und verteilen, nicht mehr Aufmerksamkeit schenken:
- „Wir drucken heutzutage nicht so viel und planen, künftig noch weniger zu drucken.“
Das mag der Eindruck einiger Leute im Unternehmen sein, aber die Experten sehen das recht anders. IDC gibt an, dass Unternehmen weltweit etwa 3 Billionen Seiten pro Jahr drucken. Das mag im Jahr der Pandemie etwas zurückgegangen sein, als die Leute im Homeoffice gearbeitet haben, aber laut einigen Vorhersagen wird die Seitenzahl in den kommenden Jahren wieder steigen und die Einführung von Multifunktionsgeräten in den Büros wird voraussichtlich auch wieder anziehen. Diese Geräte fügen Scan-Funktionen und Dokumentations-Workflow-Automatisierung zu dem hinzu, was früher damit, einfach Tinte aufs Papier zu bringen, leicht gemacht war. Das heißt, dass auch, wenn das physische Druckvolumen abnimmt, die Notwendigkeit, Dokumente sicher zu verwalten, bestehen bleiben wird.
- „Drucken ist eigentlich keine große Sache. Man klickt auf Drucken, geht zum Drucker und holt sich sein Dokument ab. Das kann ja wohl nicht so schwer sein!“
Zur Verteidigung jener, die dieser Meinung sind, ist zu sagen, dass das Drucken normalerweise genauso leicht für sie ist. Oft liegt dies daran, dass sie ganz oben in der Organisation stehen und ein hochqualifiziertes Team von Technikern haben, das garantiert, dass sie nie ein Druckproblem haben. Aber nicht jedem in einem Unternehmen steht dieses Maß an Service zur Verfügung. Wenn Sie mit den Personen sprechen, die die Multifunktions- und andere Drucker und weitere Hardware konfigurieren und warten, Druckertreiber auf den verschiedenen Servern installieren und aktualisieren und von Benutzern gemeldete Druckerprobleme beheben, werden Sie feststellen, dass das Drucken doch nicht ganz so einfach ist.
Vor allem, wenn es um den Druck aus Enterprise-Backend-Systemen wie SAP, Oracle oder EMR-Lösungen geht. Unwirtschaftliches oder fehlgeschlagenes Drucken kann die Leistung dieser kritischen Branchenanwendungen beeinträchtigen. Das wiederum wirkt sich dann auch auf das Endergebnis aus.
- „Okay, Drucken ist vielleicht nicht so einfach, aber doch irgendwie ein bisschen wie das Wetter. Manchmal regnet ist und das lässt sich nicht ändern, da muss man einfach nur durch.“
Ein schönes Bild. Überlegen Sie einmal, wo Sie sich bei einem Wirbelsturm oder Tornado am liebsten verschanzen würden. Und nun stellen Sie sich einen ähnlich sicheren Hafen in Bezug auf ein Output-Management-System vor. Eins, das Qualitäten wie automatische Fehlerbehebung und verschlüsselte Bereitstellung von Druckdatenverkehr hat, wenn die Dokumente sich durch das Netzwerk bewegen und auf einem Spool-Server ruhen. Ein System, das automatische Druckertreiberaktualisierungen über die gesamte Drucklandschaft hinweg und ein hochdetailliertes Reporting verarbeitet, damit sowohl die Dokumentensicherheit als auch die Druckkosten verfolgt werden.
Die Verwaltung des Druckverkehrs durch die Bereitstellung unzähliger unterschiedlicher Windows-Druckserver kann an dem sprichwörtlichen „sonnigen Tag“ problemlos funktionieren, aber wenn am Horizont Sturmwolken aufziehen, ist eine vollständig integrierte Output Management-Lösung eine sicherere und attraktivere Option. Und in großen Unternehmen regnet es immer irgendwo.
- „Meine Abteilung muss sich um Wichtigeres kümmern. Die Optimierung von Druckprozessen steht bei uns nicht an erster Stelle.“
Auch das kann stimmen. Aber es ist ein Problem, mit dem sich irgendjemand in Ihrem Unternehmen – oder Ihr Managed Print Service (MPS) -Anbieter – befassen muss. Und deren Fähigkeit oder Unfähigkeit, Probleme mit Dokumenten effektiv und zeitnah zu lösen, kann sich direkt auf die Produktivität aller Mitarbeiter Ihrer Abteilung auswirken. Daher ist es durchaus im Interesse aller, zu verstehen wie Druckprobleme und Probleme mit Dokumenten gehandhabt werden.
- „Wir haben bereits eine Drucklösung. Eigentlich sogar mehr als eine. Und eine Lösung zum Scannen von Dokumenten. Und ein elektronisches Dokumentenarchiv. Und...“
Dann sind Sie nicht allein. Wenn Unternehmen wachsen, mit anderen Unternehmen fusionieren, in weitere Teile der Welt expandieren usw. neigen sie dazu, die vorhandenen Systeme zu behalten und bei Bedarf neue hinzuzufügen. Irgendwann ist es jedoch sinnvoll, einen Schritt zurückzutreten, die Gesamtumgebung zu überprüfen und darüber nachzudenken, wie sich Redundanzen nach Möglichkeit beseitigen lassen. Ersetzt man ein halbes Dutzend herkömmlicher Druck-, Scan- und Content-Management-Systeme durch eine einzige, skalierbare Output Management-Lösung, werden Komplexität und Kosten reduziert. Tatsächlich kann eine integrierte Lösung für die Verwaltung von Dokumenten den Kunden innerhalb einen ROI von mehr als 400 % und eine Amortisationszeit innerhalb von sechs Monaten geben.
Wie bei vielen Dingen – dem Zustand Ihrer Reifen, der Leistung Ihres Ofens usw. – kann man das Drucken leicht vergessen, bis diese Dinge kaputtgehen. LRS kann Ihnen dabei helfen, potenzielle Probleme und Schwächen zu identifizieren, bevor sie sich auf Ihr Unternehmen auswirken.
Sie müssen sich nur daran zu erinnern, uns zu kontaktieren.