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Levi, Ray & Shoup, Inc.

LRS Output Management

Il posto di lavoro digitale | Smaltimento della carta

Il luogo di lavoro del futuro - Lavorare senza carta in un ufficio digitale

Ci sono vari modi per utilizzare meno carta per il lavoro quotidiano. Tuttavia, un ambiente d'ufficio completamente paperless è ancora raro. Da quando l'obiettivo è emerso per la prima volta, ci sono state numerose grandi imprese che sono riuscite ad eliminare tutta la carta dai loro uffici. Non si tratta necessariamente di eliminare completamente l'uso della carta. Lavorare senza carta è il primo passo per una significativa riduzione nell'uso della carta in ufficio.

L'ufficio del futuro assomiglia a un posto di lavoro digitale. Si tratta del processo di passare, in ultima analisi, a una situazione in cui non si usa affatto la carta e tutti i dati sono digitali. Spesso questo obiettivo è fissato in un futuro lontano e la strada verso di esso è piena di misure per ridurre il consumo di carta. Nasce da una crescente preoccupazione ambientale combinata con obiettivi di sostenibilità e di riduzione dell'impronta ecologica.

Come diventare paperless

Una strategia per l’ufficio paperless inizia con un'analisi dei processi ad alta intensità di carta. Oltre alla normale stampa d’ufficio, la maggior parte della carta proviene dalla corrispondenza fisica e dai fax ricevuti. Questi ultimi vengono stampati e poi spesso archiviati, sia in formato digitale che cartaceo. Si riduce notevolmente la carta digitalizzando tutti questi documenti, comprese le fatture e i contratti. Poi li si archivia in un sistema di archiviazione online, chiamato anche schedario digitale. Alcune aziende o reparti avranno comunque bisogno di stampare i documenti, anche in futuro. La necessità di una firma fisica richiede che contratti e accordi vengano stampati, anche se da qualche anno è stata dichiarata legale la firma elettronica.

La funzionalità OCR delle soluzioni LRS consente agli utenti di estrarre informazioni preziose che possono poi essere utilizzate per eseguire processi di Business Intelligence sui documenti digitalizzati.

LRS può aiutare le organizzazioni ad implementare ed eseguire una strategia di ufficio paperless. Abbiamo una gamma di soluzioni disponibili, che lavorano in perfetto accordo e senza interruzioni. MFPsecure/Scan trasforma i documenti cartacei in documenti digitali e li invia a una cartella di file, un portale, un repository cloud, un indirizzo e-mail, un server FTP o piattaforme di archiviazione come PageCenterX. Questa soluzione software archivia i documenti o li instrada verso la destinazione appropriata. Se i file vengono condivisi con altri tramite PageCenterX, il sistema richiederà agli utenti l'opzione "Stampa o Visualizza" per incoraggiare la visualizzazione online rispetto alla stampa.

MFPSecure/Scan e PagecenterX possono essere utilizzati per la scansione e l'archiviazione dei libri di registrazione dei visitatori. Per motivi di sicurezza, questi possono essere archiviati in formato digitale e - se necessario - possono essere recuperati per una rapida consultazione da parte della sicurezza.

La digitalizzazione dei documenti cartacei e la loro archiviazione in un software di archiviazione online offre grandi vantaggi, oltre alla componente paperless. Riduce il tempo necessario per organizzare o recuperare i file. Tutti i dati possono essere condivisi facilmente e sono disponibili in qualsiasi luogo. Previene inoltre gli errori che possono verificarsi durante l'archiviazione manuale dei dati. È anche più sicuro e affidabile, altro aspetto che sta diventando sempre più importante. Poiché è possibile accedere ai file anche durante i potenziali tempi di inattività, non vi è alcun impatto sulla produttività dei dipendenti, quando si verifica un'interruzione.

Riduzione del consumo di carta

Anche se arrivare ad essere completamente paperless potrebbe non essere così facilmente raggiungibile, la riduzione del consumo di carta lo è. Il primo passo è la definizione di obiettivi individuali per la stampa di documenti che probabilmente finiranno nel cestino (e-mail, presentazioni). Se un documento deve essere stampato, le impostazioni per la stampa fronte/retro ridurranno il volume della carta del 35%. LRS vi da la possibilità di abilitare le policy di stampa, ciò consente agli amministratori IT di impostare alcune regole che possono essere suggerite o fatte rispettare. Questa è un'altra parte del processo verso un ambiente senza carta.

Un ambiente privo di carta può, in ultima analisi, migliorare il cuore dell'impresa. Con una maggiore visibilità e una rapida identificazione delle informazioni necessarie, una maggiore sicurezza e una maggiore flessibilità. Il posto di lavoro del futuro ha molta strada da fare. Le soluzioni LRS possono aiutare questa trasformazione con soluzioni per l'archiviazione digitale, la scansione e l'acquisizione e molto altro ancora. Contattate i nostri esperti per scoprire come LRS può essere un partner strategico per le aziende che vogliono puntare a un ambiente di lavoro privo di supporti cartacei.