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LRS Output Management

Puesto de Trabajo Digital | La eliminación del papel

El puesto de trabajo del futuro - La eliminación del papel en una oficina digital

El puesto de trabajo del futuro - La eliminación del papel en una oficina digital
Hay varias maneras de utilizar menos papel para el trabajo diario. Sin embargo, un ambiente de oficina sin papel es todavía raro. Desde que el objetivo surgió por primera vez ha habido un número de grandes empresas que han logrado eliminar todo el papel de sus oficinas. No se trata necesariamente de eliminar totalmente el uso de papel. Pasar a no usar papel también puede implicar una gran reducción del uso de papel en la oficina.

La oficina del futuro se parece a un puesto de trabajo digital. Se trata del proceso de pasar en última instancia a una situación en la que no se utilice ningún tipo de papel y todos los datos sean digitales. A menudo ese objetivo se establece en un futuro lejano y el camino hacia él está lleno de medidas para reducir el consumo de papel. Se origina en una creciente preocupación medioambiental combinada con objetivos de sostenibilidad y una huella ecológica reducida.

Cómo dejar de usar papel

Una estrategia de oficina sin papel comienza con un análisis de los procesos intensivos en papel. Además de la impresión normal de la oficina, la mayoría del papel proviene de la correspondencia física y los faxes recibidos. Estos últimos se imprimen y luego se archivan a menudo, ya sea digitalmente o en papel. Se reduce considerablemente el papel al digitalizar todos estos documentos, incluidas las facturas y los contratos. Luego los almacena en un sistema de archivo en línea o también llamado archivador digital. Algunas empresas o departamentos seguirán necesitando imprimir documentos en el futuro inmediato. La firma puede requerir la impresión de contratos y acuerdos. A pesar de que la legalidad de una firma digital ha sido declarada hace años.

La funcionalidad OCR de las soluciones LRS permite a los usuarios extraer información valiosa que luego puede ser utilizada para realizar Inteligencia de Negocios en documentos digitalizados.

LRS puede ayudar a las organizaciones a implementar y ejecutar una estrategia de oficina sin papel. Tenemos una gama de soluciones disponibles. Todas esas soluciones funcionan perfectamente juntas. MFPsecure/Scan convierte los documentos en papel en documentos digitales y los envía a una carpeta de archivos, portal, repositorio en la nube, dirección de correo electrónico, servidor FTP y plataformas de almacenamiento como PageCenterX. Esta solución de software archiva los documentos o los envía al destino apropiado. Si los archivos se comparten con otros a través de PageCenterX, el sistema pedirá a los usuarios una opción de "Imprimir o Ver" para fomentar la visualización en línea en lugar de la impression.

MFPSecure/Scan y PagecenterX pueden utilizarse para escanear y archivar los libros de registro de visitantes. Por razones de seguridad, estos pueden ser almacenados en formato digital y - si es necesario - pueden ser recuperados para su rápida consulta por seguridad.

La digitalización de documentos en papel y su almacenamiento en un software de archivo en línea ofrece grandes beneficios, además del componente sin papel. Reduce el tiempo necesario para organizar o recuperar los archivos. Todos los datos pueden compartirse fácilmente y están disponibles en cualquier lugar. También evita los errores que pueden producirse al archivar los datos manualmente. Además, es más seguro y fiable. Que es otro aspecto que se está volviendo cada vez más importante. Y debido a que los archivos también pueden ser accedidos durante un posible tiempo de inactividad, no hay impacto en la productividad de los empleados cuando se produce una interrupción.

Reducir el consumo de papel

Si bien es posible que no sea tan fácil lograr la eliminación total del papel, la reducción del consumo de papel sí lo es. El primer paso es establecer metas individuales para la impresión de documentos que probablemente terminen en la basura (correos electrónicos, presentaciones). Si es necesario imprimir un documento, la configuración del dúplex reducirá el volumen de papel en un 35%. LRS ofrece la impresión con políticas. Esto permite a los administradores de TI establecer ciertas reglas que pueden ser sugeridas o aplicadas. Esta es otra parte del proceso hacia un entorno sin papel.
 
Un entorno sin papel puede, en última instancia, mejorar el núcleo de la empresa. Con una mayor visibilidad y una rápida identificación de la información necesaria, mayor seguridad y más flexibilidad. El futuro puesto de trabajo tiene mucho que ganar. Las soluciones de LRS pueden ayudar a esta transformación con soluciones para el archivo digital, el escaneo y la captura, y mucho más. Programe una llamada con nuestros expertos para saber cómo LRS puede ser un socio estratégico para las empresas que quieren esforzarse por un puesto de trabajo sin papel.