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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Prácticas recomendadas a la hora de optimizar su infraestructura de impresión

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Todos conocemos esta regla no escrita: si hay algo que funciona, mejor no empezar a hacer cambios. Para algunos es una premisa y una actitud que prevalece en nuestras organizaciones. Cuando se trata de sistemas que llevan años y años funcionando, lo mejor es evitar hacer cambios porque sí. Sin embargo, si pensamos en cómo la tecnología evoluciona con el paso del tiempo, existen determinados periodos de oportunidad para realizar mejoras. La constante aparición de innovaciones en el mercado provoca que la forma en la que algo se ha hecho siempre no necesariamente sea la forma en la que se debería haber hecho.

Existen diversos aspectos que las organizaciones suelen estudiar en sus infraestructuras de TI. Hemos participado en iniciativas de modernización de todo tipo y tamaño, la mayoría motivadas por el hecho de que los sistemas heredados pueden resultar difíciles de acceder y costosos de mantener. Pero, tal y como la palabra «heredado» implica, estos sistemas han tenido un papel fundamental para ayudar a que la organización consiga sus éxitos anteriores. El término «heredado» tiene un halo de positividad, que representa una sensación de historia y confianza.

Sin embargo, para mucha gente, heredado equivale a anticuado. Dirigir una empresa moderna con sistemas de reconocida eficacia pero obsoletos puede no ser una decisión prudente y, por ese motivo, hemos ayudado a muchas empresas a modernizar sus entornos de TI. ¿Significa eso que hemos animado a estas organizaciones a dejar atrás sus sistemas heredados? Para nada. Pero, cuando sea la opción más lógica, no dudaremos en afirmarlo.

Si funciona, ¿no lo arregle?

Cuando hablamos de sistemas heredados, lo primero que se nos viene a la mente es el mainframe. No obstante, tener el sambenito de heredado no provoca automáticamente que un sistema desaparezca de las infraestructuras de TI corporativas, tal como mi compañero apuntó en un artículo anterior. Es el caso, por ejemplo, del producto más asentado en nuestra suite de software, VPS, que hace que los documentos generados en el mainframe resulten más accesibles y sencillos de gestionar. Todavía se usa a diario en algunas de las empresas más grandes del mundo. Sin embargo, para otros clientes, el coste de MIPS mainframe es demasiado elevado, y hemos ayudado a estas organizaciones a reducir sus costes operativos mediante la migración de algunas aplicaciones, la mayoría de ellas o todas ellas fuera del mainframe. Nos limitamos a seguir el camino que marcan nuestros clientes y a ayudarles a realizar la transición al ritmo que les resulte más lógico.

Las tecnologías están en constante evolución, y algunas de las más modernas no tienen tanta adopción como cabría esperar. Un buen ejemplo de ello es la impresión sin servidor. Si me dieran un euro cada vez que un cliente me dice que en su infraestructura de TI hay demasiados servidores de impresión, sería millonario. Enseñamos a estas organizaciones cómo cambiar a una infraestructura de TI más eficiente que no depende de servidores de impresión (Windows). ¿Cómo? Existen numerosos métodos, incluida la impresión IP directa y la configuración de SaaS. Puede leer aquí información sobre varias alternativas a los servidores de impresión.

La transformación de su infraestructura de impresión

Otra manera de optimizar la infraestructura de impresión es la estandarización a nivel empresa. La infraestructura de impresión no solo está compuesta por dispositivos de impresión. Incluye todos los elementos que participan desde que se envía el comando de imprimir hasta que el archivo sale por la impresora. Piense en la red, los servidores de impresión, el software de gestión de impresión y, por supuesto, los dispositivos de output en sí. Puede conseguir un entorno de TI agile mediante la instauración de único sistema con el que gestionar todo el output desde cualquier aplicación y plataforma y enviar ese output a cualquier destino. De hecho, esta capacidad de imprimir «lo que sea, desde cualquier parte y en cualquier parte» es lo que llevamos haciendo durante más de tres décadas. Ofrecemos una única capa de software que supervisa y gestiona todo el output a nivel de la empresa.

La implementación de una solución de estas características reporta numerosas ventajas. Una muy importante es aliviar a los equipos de aplicaciones de tener que gestionar problemas de impresión sencillos. No cabe duda de que hasta los problemas de impresión más fáciles de resolver pueden plantear obstáculos para la continuidad de los procesos de negocio. Hasta un simple ticket del servicio de asistencia puede escalarse hasta el equipo de aplicaciones si el problema tiene el origen en una aplicación back-end.

Otra de las ventajas que aporta la gestión centralizada de la infraestructura de impresión es el aumento de la disponibilidad de los recursos de impresión para los usuarios finales. Para el departamento de TI, esta centralización aporta visibilidad, permite identificar los problemas con rapidez y facilita la detección y solución de problemas desde una interfaz completa.

Estos son muchos beneficios, y de hecho tenemos diversos clientes que los han logrado todos e incluso más, con lo que han mejorado la transparencia de sus sistemas heredados y han conseguido que trabajar con ellos resulte más sencillo. Gestionan todos sus entornos de output con una misma instancia de software LRS que consolida o incluso elimina el resto de servidores de impresión. No hay muchas empresas dispuestas a hacer públicas sus cifras, pero sabemos que hay empresas que se han ahorrado desde cientos o miles de dólares hasta muchos millones. Cuanto más grandes son la empresa y el proyecto de transformación, más ventajas se consiguen.

Por tanto, si su infraestructura de impresión no está rota pero puede beneficiarse de una renovación, no dude en estudiar maneras de mejorarla. Mire qué medidas han adoptado otras empresas para transformar tecnología obsoleta en soluciones modernas capaces de reportar ventajas durante décadas y de adaptarse a los cambios del futuro con mayor facilidad que sus soluciones más antiguas y menos flexibles. Como dice el sabio: si no está roto, no lo ignore hasta que lo esté.

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