Après plus de quarante ans dans le métier, nous avons proposé nos services à des milliers de clients dans tous les secteurs. Chaque client vient avec son lot de défis, mais le secteur financier est peut-être le plus complexe de tous. Pourquoi ? Bien que tout secteur ait des obstacles à surmonter, il est rare qu’une seule entreprise doive gérer plusieurs défis en même temps. Dans les institutions financières en revanche, c’est assez fréquent.
Par exemple, une grande partie de nos clients dans la finance ne doivent pas seulement surmonter les difficultés, qu’elles soient techniques ou liées aux opérations nécessitant des documents, mais ils doivent également s’assurer de respecter les lois strictes concernant l’accès et le transfert des données. En cas d’incidents, les problèmes doivent être résolus très vite. Récemment, nous avons reçu un appel d’une banque avec ce genre de demande urgente.
Avant de parler de ce client en particulier, arrêtons-nous un moment sur les besoins classiques d’une institution financière. Après des années à avoir travaillé sur ce sujet, nous avons appris que les trois problèmes majeurs sont liés à la protection contre la perte de données, la sécurité des données et la réduction des coûts. Mais nous avons récemment découvert un quatrième problème : l’accès mobile aux données. Fini les jours où les clients se rendaient à la banque physiquement, de nos jours, les employés de banque sont censés proposer les services bancaires à distance (lisez cet article de ma collègue Eva qui présente un bon exemple). Ces changements ont complexifié le fonctionnement des institutions financières. En plus de cela, il leur faut à présent assurer une certaine souplesse dans l’accès, le traitement et l’impression des données confidentielles des clients.
Nous avons récemment été confrontés à une situation urgente avec l’un de nos clients, une grande société financière. Cette entreprise a mené une enquête interne qui a révélé le risque d’une violation de données. Il est évident que ce genre de situation inacceptable devait être réglé rapidement. Tout le monde était sur le pont.
Souvent, quand de grandes entreprises comme celle-ci nous contactent pour nous demander de l’aide suite à un problème urgent, elles se concentrent sur ce seul problème. C’est compréhensible, mais souvent, alors que l’on s’attache à régler un problème, il nous arrive de trouver d’autres anomalies qui seraient résolues à moindre coût et rapidement. En réalité, ces problèmes « en plus » génèrent des économies considérables. Cette volonté de voir au-delà des problèmes immédiats nous a permis de gagner en crédibilité en tant que partenaire.
En ce qui concerne cette institution financière, nous avons donné les outils nécessaires aux responsables conformité pour qu’ils surveillent et contrôlent tous les documents imprimés par les employés depuis leur poste de travail. Après avoir mis en place le logiciel de LRS, à chaque fois qu’un utilisateur imprimait un document, une copie était sauvegardée et stockée dans un répertoire électronique à des fins de vérification. Mais lors du processus d’installation de la solution, LRS et le personnel du client ont remarqué que l’environnement originel nécessitait deux solutions différentes pour l’impression et le scan, qui dépendaient de serveurs d’impression ! Bingo !
Cette découverte a permis de consolider les serveurs, et a conduit à la suppression de 90 (!) serveurs d’impression et de composants associés. Ce nouvel environnement simplifié de LRS proposait une seule solution pour l’impression et le scan, et le service IT pouvait le gérer à l’aide d’une seule interface. La réduction des frais administratifs et l’élimination des infrastructures inutiles ont permis d’économiser du temps et de l’argent.
Nous sommes finalement parvenus à répondre à la demande initiale de cette institution. Mais ce petit effort supplémentaire a engendré des économies inattendues. Notre solution en réponse au problème de sécurité des documents, qui inclut des structures d’audit interne, a fonctionné sans accroc avec la solution d’impression et de scan. Cette intégration 2 en 1 a réduit au minimum le risque d’atteinte à la sécurité lors de la capture et le traitement des documents.
Ce genre de situation n’est pas rare, et nous sommes fiers des compétences de notre équipe qui a réussi à résoudre les problèmes et sécurité et de conformité. Certaines fois, des institutions financières nous contactent après avoir été mises en garde pour avoir enfreint un ou plusieurs protocoles de sécurité. Les entreprises qui se retrouvent dans cette situation fâcheuse doivent sécuriser leurs systèmes dès que possible sous peine de sanctions pour non-respect de lois sur la sécurité des données. Nous comprenons l’urgence de la situation, mais cherchons toujours à apporter des avantages supplémentaires.
Quelle que soit la raison pour laquelle nous ouvrons la boite de Pandore, tout le monde est bien content de refermer le couvercle. LRS et ses clients font le nécessaire pour garantir une infrastructure IT stable et sécurisée capable de prendre en charge les besoins en constante évolution des utilisateurs finaux. Quel que soit le défi rencontré par le client, LRS propose une gamme variée de solutions afin d’améliorer la sécurité, l’efficacité et l’impression en général, en particulier pour les clients qui ont des environnements complexes. Nous aimons les défis !