Ich wurde gebeten, einen Beitrag über die Bedeutsamkeit der Zustellung aller Druckaufträge von den Geräten der Benutzer an die Zielorte innerhalb des Unternehmens zu schreiben. Mein erster Gedanke war: „Wie schwierig kann das schon sein?“
Ich arbeite seit mehr als sechs Jahren bei LRS und habe mich an die Produkte, die wir anbieten, gewöhnt und auch daran, wie einfach es ist, eine kontrollierte und dennoch flexible Druckerumgebung zu haben. Alle Druckaufträge in unserem Büro werden in unserer LRS Enterprise Output Management-Lösung bearbeitet und gesichert. Management ist das Schlüsselwort für eine funktionierende Druckerlösung, nicht nur für das eigentliche Drucken, sondern auch für Audits, Disaster Recovery, Umleitung von Druckaufträgen oder Treibermanagement.
Um mich dem Problem zu nähern, musste ich also von der anderen Seite darauf zugehen – mich also in einen Kunden hineinversetzen, der nicht weiß, was LRS bieten kann.
Für ein globales Unternehmen mit vielen Büros oder Produktionsanlagen an unterschiedlichen Standorten ist Bandbreite immer ein Problem. Wer möchte einen Druckauftrag schon zuerst an den Druckerserver und danach an den Drucker senden? Das ist Zeitverschwendung, besonders, wenn sich der Drucker praktisch im Nebenzimmer befindet. Zur Entlastung des Verkehrs ist es effizienter, den Auftrag direkt – und auf sichere Weise – an den Drucker zu senden und trotzdem die volle Kontrolle darüber zu haben, was, zu welcher Zeit, von wem gedruckt wird.
Hinzu kommt die Möglichkeit von Druckrichtlinien, bei denen die Benutzer z. B. gezwungen werden, nur einfarbig oder zweifarbig o. ä. zu drucken. Statt derart drastischer Vorgaben ist auch ein sanfteres Vorgehen denkbar: die Benutzer könnten darauf hingewiesen werden, dass sie laut Unternehmensrichtlinien auf eine bestimmte Art drucken sollten, aber gleichzeitig die Möglichkeit erhalten, die Richtlinien für diesen bestimmten Druckvorgang außer Kraft zu setzen. Schließlich sieht es doch einfach besser aus, wenn das Deckblatt für eine gedruckte Präsentation farbig ist!
Würden wir nun ein System konfigurieren, das nur direkte Druckaufträge unterstützen würde, wäre es doch sicher sehr aufwändig, dies so zu ändern, dass Druckvorgänge über VPSX-Druckerserver laufen würden? Nein – das dauert im Schnitt nur einige Sekunden. Durch die Verwaltung aller Druckerwarteschlangen in VPSX kann jede Warteschlange über die VPSX-Webschnittstelle geändert/hinzugefügt/gelöscht werden. Das bedeutet, dass Sie als Kunde nicht nur die Funktionen für den direkten Druck, sondern auch alle anderen Druckerfunktionen und -einstellungen an einem einzigen Ort aktivieren können.
Arbeiten Sie von zu Hause und müssen an einen Drucker im Büro drucken? Kein Problem! Mit der Unterstützung von Internet Printing ist es möglich, Aufträge von außerhalb des Unternehmensnetzwerks zu bearbeiten. Dies ist eine Standardfunktion der VPSX-Software. Darüber hinaus sind diese Druckaufträge gesichert und verifiziert und das alles ohne VPN!
Jetzt stellen Sie sich vor, dass die ursprünglichen Druckdaten in einem Format gesendet werden, das der Zieldrucker nicht erkennt. Wie kann man dann drucken? Eine Methode wäre, eine separate Druckerwarteschlange mit einem Treiber anzulegen, den der Drucker kennt. Leider bedeuten solche Warteschlangen einen höheren administrativen Aufwand und frustriertere Benutzer, die im Kopf haben müssen, welche Warteschlange die Richtige ist. Eine viel einfachere Lösung des Problems ist, den Druckauftrag von der VPSX-Software in ein geeignetes Format umwandeln zu lassen. Das kann nebenbei ohne Interaktion des Benutzers passieren. VPSX weiß, welcher Druckertyp am anderen Ende steht und kann die Umwandlung entsprechend vornehmen.
Ergebnis? Eine einzige Warteschlange für jede Anzahl an Druckern. Einfacher zu bedienen, einfacher zu warten.
Vielleicht kennen Sie die Beschwerde von Ihrer IT-Abteilung „Wir verbringen zu viel Zeit mit der Aktualisierung von Treibern!“ Gut. Dann lassen Sie uns helfen. Die Verwaltung von Druckertreibern ist normalerweise ein Alptraum für Unternehmen, die Windows-Druckserver oder selbst einige gut etablierte Drucklösungen verwenden. Statt sich darauf zu verlassen, dass die Endbenutzer selbst Druckertreiber hinzufügen und sie ständig auf die neuesten Versionen aktualisieren, können Sie mit den LRS-Treiberverwaltungstools Druckertreiber automatisch installieren und das System regelmäßig abfragen, um festzustellen, ob sich am Treiber etwas geändert hat (Änderung der Standardeinstellungen des Treibers, neue Version geladen usw.). Dies funktioniert mit regulären modellspezifischen Treibern als auch mit universellen Druckertreibern (globale Druckertreiber). Wenn Änderungen festgestellt werden, kann das System die Druckerdefinition der Workstation updaten und den Treiber aktualisieren.
Sie fragen sich jetzt vielleicht: „Wie kann ich als Kunde vollständige Kontrolle darüber haben, was gedruckt wird?“ Mit unserem Audit-Tool ist es ganz einfach, Zugriff auf ordentliche Audit-Daten zu erhalten, anhand derer Sie sehen können, wer was, wann und wo gedruckt hat.
Mit dem Enterprise Output Management von LRS erhalten Sie die Kontrolle und Spitzenfunktionalität, ohne dafür Einstein werden zu müssen. Es geht ja schließlich nur ums Drucken, oder?