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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Die Auswahl des richtigen Papierfachs am Drucker

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Es gibt viele Geschäftsprozesse, bei denen sehr spezielle Dokumente auf Standardpapier gedruckt werden müssen. Jedoch gibt es auch Dokumente, die auf speziellem Farbpapier, vorgedrucktem Briefbogen oder Geschäftspapieren gedruckt werden müssen. Viele Geschäftsprozesse würden ohne Dokumente, wie Ladelisten und Abholscheine zum Stillstand kommen. Daher ist der rechtzeitige, genaue und zuverlässige Druck ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Die meisten Druckgeräte unterstützen heute mehr als ein Papierfach zum Einlegen dieses speziellen Papiermaterials. Die automatische Auswahl des richtigen Papierfachs kann jedoch schwierig sein, insbesondere, wenn Sie gerade dabei sind Ihre Druckerflotte zu wechseln oder Ihre Anwendungen zu erneuern.

Wenn ein bestimmter Geschäftsprozess ein anderes Papiermaß benötigt, können Sie in der Regel innerhalb der ursprünglichen Anwendung das benötigte Papierformat festlegen. Die Auswahl des Papierfachs ist jedoch nicht so einfach zu steuern, da es keinen vereinbarten Standard zur Identifizierung eines Ein- oder Ausgabefachs für alle Gerätetypen gibt. Jeder Hardware-Anbieter macht die Dinge anders. Dadurch obliegt dem Druckertreiber die ordnungsgemäße Verwaltung der Papierfachauswahl, wie z.B. bei Windows- oder SAP-Umgebungen, die speziell entwickelte Treiber zur Verarbeitung nativer Druckaufträge verwenden.

Printer Command Language (PCL) ist eine beliebte Druckerbefehlssprache zur Vereinheitlichung dieses Prozesses. Dies geschieht durch Aktivierung der "logischen Papierfach"-Auswahl, wodurch dem physischen Gerät mitgeteilt wird, welches Eingangsfach für einen bestimmten Druckvorgang verwendet werden soll (sowie in welches Ausgangsfach das fertige Dokument gehen soll). Es ist jedoch unwahrscheinlich, dass diese logischen Papierfachnummern mit den Nummern auf dem physischen Druckerfach übereinstimmen. Schlimmer noch, nicht alle Anbieter und Drucker verwenden die gleichen logischen Papierfachnummern. PostScript ist eine beliebte Alternative zu PCL, die einen ähnlichen Lösungsansatz bei der Auswahl von Druckerfächern anwendet. Leider führt dies zu keiner wesentlichen Verbesserung bei der Festlegung der Papierfach-Einstellungen.

Die LRS Enterprise Output Management Software vereinfacht die Verwaltung der Papierfachauswahl und ermöglicht die logische Trennung der Druckanwendungen von den physischen Geräten in der Druckerflotte. Dadurch müssen sich die Druckanwendungen in Zukunft nicht mehr um das Endgerät kümmern, an das die Berichte gesendet werden sollen.

Zunächst interpretiert die LRS Transform-Software jeden Datenstrombefehl, der zur Auswahl eines bestimmten Papierfachs verwendet wird und behält diese Papierfacheinstellungen im Ausgabedatenstrom bei. Die LRS-Software bietet die Flexibilität, jede Transformation für jedes physische Gerät (Server-Warteschlange) zu konfigurieren, um das richtige physische Papierfach basierend auf der angegebenen logischen Papierfachnummer zuzuordnen.

In der folgenden Abbildung sehen Sie die vollständige Liste der PDLs (Page Description Languages), die LRS als Input empfangen kann und die verschiedenen Standardformate, die es als Output produzieren kann:

Data Transforms

Zum Beispiel ist die SAP-Software ein weit verbreitetes ERP-System, das die Vorteile der LRS Transform-Funktionen sowie die Verwendung einer externen Output-Management-Lösung, wie der VPSX/OutputManager-Software auf Unternehmensebene nutzen kann.

Tray-Auswahl nach SAP-Art

In einer SAP-Anwendungsumgebung verwendet das SAP Generic Output Format (SAPGOF oder OTF) eine bestimmte Methode, um die Eingabe- und Ausgabepapierfächer zu bezeichnen:

  • TRY01 Papierfach 1
  • TRY02 Papierfach 2
  • TRY03 Papierfach 3
  • TRY04 Papierfach 4
  • TRYMN Manuelle Papierzuführung
  • TRYEN Briefumschlagzuführung
  • TRYME Manuelle Briefumschlagzuführung

Im Wesentlichen verlässt sich die SAP-Software auf den Druckertreiber, um die logische Papierfach-Einstellung mit der Einstellung im SAPGOF-Datenstrom zu verbinden. Diese Druckertreiber sind jedoch nicht immer aktuell und korrekt für diese SAP-Instanz.

Für den speziellen Umgang mit SAPGOF-Daten, die von SAP-Anwendungsservern erzeugt werden, bietet LRS viele verschiedene OTF2xxx-Transformationen an, die Ausgaben in allen gängigen Druckersprachenformaten (z.B. PCL, PostScript, etc.) generieren. So können Sie auch bei unterschiedlichen Druckerflotten Ihre Anforderungen erfüllen und logische sowie physische Druckfächer ohne den Einsatz von SAP-spezifischen Treibern zuordnen.

Von der einfachsten bis zur komplexesten Anforderung unterstützt Sie die LRS Enterprise Output Management Lösung bei der Verwaltung Ihrer Druckumgebung, ohne Ihr Unternehmen zu gefährden.

Wie immer, stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Hilfe bei der Umsetzung dieser oder anderer drucktechnischer Änderungen zur Seite. Kontaktieren Sie sich einfach Ihren lokalen LRS-Druckexperten. Gerne helfen wir Ihnen, den gewünschten Filter zu konstruieren oder die beste Lösung für Ihre Druckaufgabe zu finden.

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