Il nuovo ambiente di lavoro funzionerà se lo gestite correttamente. Ma non trascurate i dettagli: i vostri dipendenti ne soffriranno.
Un convincente ritorno sull’investimento (ROI)
La nostra recente serie di articoli ha parlato dei motivi e dei modi di stampare e scansionare nel cloud. È interessante notare che, una volta si abbia a disposizione un'infrastruttura di stampa/scansione cloud, i passi successivi tendono a diventare più semplici e ovvi.
Qual è il vostro prossimo passo? Perché non utilizzare le funzionalità integrate nella soluzione che si avvale della sicurezza Zero-Trust e di una comunicazione IoT sicura per trasformarla in una soluzione “Tutto/Ovunque”? Potete fornire ai vostri utenti funzionalità di stampa e scansione che si adattano alla vostra moderna modalità di lavoro ibrida. Gli articoli precedenti non hanno dedicato molto tempo a discutere del ritorno sull'investimento. Perché avrebbero dovuto farlo? Dopo tutto, gli autori sono tutti ingegneri.
Neanche io dedicherò molto tempo all’argomento. Ad l'eccezione di questo: se ce lo permettete, LRS può aiutarvi a trovare una giustificazione finanziaria così convincente che nessuna persona ragionevole potrebbe metterla in dubbio o vorrebbe aspettare. I risparmi sono davvero importanti. Potreste chiedervi: “Perché questi potenziali risparmi non sono già una priorità per la mia organizzazione?” Probabilmente perché la vostra organizzazione non li percepisce ancora. Questo perché la maggior parte delle spese documentali esistenti è assorbita da aree che tradizionalmente non vengono misurate, o almeno non analizzate per questi costi. Per molti anni, gli esperti di LRS hanno affinato le loro competenze nel dimostrare il business case. Nella maggior parte dei casi, possiamo trovare rapidamente prove incontrovertibili di risparmi di costi reali che ammontano a milioni di dollari o euro.
Tuttavia, c'è un motivo più importante della riduzione dei costi. Fatelo per i vostri dipendenti.
Dovete cambiare. Ma avete paura di cambiare?
Il lavoro ibrido è diventato una norma diffusa, soprattutto a seguito della recente pandemia. Dovete fornire un ambiente di lavoro produttivo che supporti lo standard ibrido, ma lo dovete giustificare. Come giustificherete un cambiamento che molti sanno di dover introdurre, ma di cui potrebbero anche avere timore?
A un livello più profondo, perché alcuni si oppongono al lavoro ibrido e altri lo sostengono? Alcuni devono immaginare una forza lavoro di persone svogliate, ribelli, trascurate. Un'anarchia dominante. Altri potrebbero vedere un’utopia realizzata senza sforzo, in cui dipendenti dinamici e responsabilizzati con una grande soddisfazione lavorativa producono risultati brillanti.
Potrebbe esserci un modo più sfumato ma più preciso di vedere questa situazione. Durante la pandemia di Covid, abbiamo dovuto reagire molto rapidamente. Alcuni erano pronti. Posso dire che la transizione in LRS durante il Covid è stata quasi senza intoppi. Tuttavia, abbiamo visto alcune organizzazioni in difficoltà. A volte il motivo era riconducibile al fatto che erano troppo indietro a livello tecnologico. Per altre, francamente, era una questione di dipendenti già insoddisfatti o non produttivi in ufficio. Perché dovrebbero essere diversi fuori dall'ufficio?
Questa non è una nuova idea
Le persone hanno cercato di migliorare il luogo di lavoro per decenni, talvolta in modi sorprendentemente simili a quanto vediamo oggi.
Nel libro “Office of Good Intentions. Human(s) Work,” c'è un saggio su un’agenzia pubblicitaria in California chiamata TBWA\Chiat\Day, i cui dirigenti immaginavano un’utopia per nomadi digitali. Nei primi anni 90 del secolo scorso! Pensavano che se si disponeva di un laptop e di un telefono cellulare, perché ma si sarebbe dovuto stare in ufficio? Perché mai si sarebbe dovuto lavorare in orari standard? Lavorate dalla spiaggia! (L’agenzia aveva sede nel sud della California). Lavorate dal vostro letto. Lavorate nelle ore che vi sono più consone.
Beh, questa “filosofia” non ha funzionato perfettamente... soprattutto quando l’hanno esportata nel loro ufficio di New York (che sorpresa!). Lì, i concetti, sebbene virtuosi e visionari, si scontrarono con la realtà che imponeva di portare a termine il lavoro e di collaborare con i colleghi. Questo è ciò che mi ha colpito della loro storia. Avevano una grande idea. Era pensata per rendere il lavoro piacevole e ispirare la creatività. Ma sembrava che non avessero una tecnologia sufficientemente adatta alle esigenze dei singoli individui per farla funzionare. I dipendenti hanno iniziato a resistere a questa nuova iniziativa e il grande lancio di "lavora ovunque, in qualsiasi momento" ha dovuto essere rimandato.
Un punto evidenziato nel saggio era il tentativo di eliminare la carta e alcuni spazi di collaborazione. Le persone avevano comunque bisogno di un modo per collaborare e avevano ancora bisogno di risultati in qualche forma. I dipendenti avevano ancora bisogno di alcuni documenti cartacei e alcuni hanno iniziato a trasformare il bagagliaio della loro auto in "armadietti di archiviazione” ad hoc. La lezione che ho imparato da tutto ciò è che il vostro team ha bisogno di più. Le persone hanno bisogno degli strumenti e delle risorse giuste per fare il loro lavoro e hanno bisogno che i loro dirigenti li aiutino a superare gli ostacoli che incontrano nel loro cammino. Nel rispondere alle loro esigenze, i dettagli contano.
L'architettura dell'ufficio era bellissima, ma uno dei motivi per cui non riuscivano a svolgere il lavoro era... la stampa!?
È ancora una buona idea
Un articolo pertinente apparso sulla rivista The Economist e intitolato “The Fuzzy Corporation” fa riferimento all'economista Ronald Coase, che ha scritto un articolo su questo argomento nel 1937. Ha parlato dei motivi fondamentali per i quali è più efficiente creare un'azienda con dipendenti propri anziché esternalizzare tutto. Una piccola organizzazione può perdere gli effetti delle economie di scala. Ma abbiamo tutti letto di quelle organizzazioni, sia pubbliche che private, le quali sono diventate così grandi che le eventuali efficienze ottenute grazie alle loro dimensioni sono state successivamente annullate dal labirinto di complessità creato proprio da tali dimensioni. Man mano che un'organizzazione diventa più grande e complessa, inizia a perdere di efficienza in altri modi.
Teoricamente, dovrebbe sempre essere più economico esternalizzare che assumere. Ma sappiamo che non è così a causa di tutte le complessità che derivano dall'attività commerciale. Un'organizzazione più grande dovrebbe scoprire che alcune cose sono più economiche se fatte internamente. Le attività e i servizi legali di compliance, ricerca e altri servizi orientati all’analisi dei dati in passato hanno resistito alla semplice esternalizzazione. Questo inizia a diventare interessante quando ci si rende conto che nell'attuale ambiente aziendale, l'esternalizzazione del lavoro di conoscenza è in aumento e di solito non è focalizzata a livello regionale.
Come fate a mantenere le efficienze di scala nella vostra organizzazione mentre esternalizzate al contempo il lavoro di concetto? Questi lavoratori dovranno far parte in modo trasparente della vostra organizzazione, ma allo stesso tempo le loro interazioni all'interno dell'organizzazione devono essere sicure. Il modo per affrontare questo aspetto non è una nuova idea. Le organizzazioni hanno storicamente utilizzato nuove e migliori tecnologie per mantenere l'efficienza di gruppi sempre più grandi e dispersi. Molti anni fa, le organizzazioni hanno adottato telefoni, e-mail, viaggi aerei e molte altre tecnologie che ora sono considerate consueti strumenti aziendali.
Fate la cosa giusta
Gestire le persone non significa limitarne la capacità di svolgere il loro lavoro. E sicuramente non significa fornire loro strumenti di qualità inferiore. Al contrario, gestire le persone comporta dare loro un obiettivo, fornire loro gli strumenti per raggiungere quell’obiettivo e rimuovere gli ostacoli che si frappongono sul loro cammino. Considerate il nostro caso: vogliamo stampare e scansionare, implementare la sicurezza Zero Trust e offrire la possibilità di fare tutte queste cose in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo con tutti i dispositivi, in modo sicuro. Nel nuovo mondo del lavoro ibrido, delle presentazioni digitali e dei lavoratori di concetto esternalizzati, proporrei che sia un dettaglio che non dovreste trascurare. È assolutamente vero che nessuno ha bisogno di stampare o scansionare finché non ne ha bisogno. Quindi, tale necessità diventa un ostacolo per il raggiungimento di un obiettivo aziendale se lo strumento giusto per fare quel lavoro non è disponibile.
Dovreste cercare di controllare le persone o dovreste mettere a loro disposizione l’occorrente e responsabilizzarle? Avete il tempo e le risorse per farlo? Una risposta negativa non sorprenderebbe affatto, ma potrebbe significare che state imboccando la strada dell'obsolescenza aziendale. “Non abbiamo il tempo o le persone” è una delle frasi più comuni che sentiamo. La nostra recente serie di articoli “Nuove prospettive” dovrebbe aiutarvi a comprendere questo concetto, ma permettetemi di riassumerlo in questa sede. Il vostro attuale ambiente di stampa sul posto di lavoro probabilmente non è ottimale, ma è un problema comune che sappiamo come risolvere per voi.
Passare al cloud non è semplicemente una moda, può davvero aprire nuove opportunità per la vostra azienda, fornire nuovi strumenti e rimuovere vecchi ostacoli. Come indicato negli articoli precedenti, possiamo aiutarvi anche con questo. Quello che potrebbe sembrarvi un compito impegnativo è il nostro pane quotidiano. Qualunque sia l'aspetto del vostro ambiente attuale, è probabile che ne abbiamo visti altri simili. Pronti a fare il salto nel cloud? Contattateci oggi stesso!