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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Adopter une politique d'impression pour faire des économies et soutenir le Green IT

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Dans le monde des affaires, il existe deux catégories d’impression : la non-discrétionnaire et la discrétionnaire. Il faut se rendre à l’évidence : les documents papier jouent souvent un rôle crucial dans un grand nombre de processus commerciaux, et il n’est pas question de  « si », « mais » ou « et » quand on parle d’impression. Par exemple, vous ne recevrez le nouveau gadget que vous avez commandé en ligne que si quelqu’un imprime l’étiquette code-barres et la colle sur le colis. C'est aussi simple que ça. Toutefois, beaucoup de documents rentrent dans la catégorie discrétionnaire, surtout ceux imprimés par des employés de bureau. Le calendrier de football, par exemple ? Impression recto plutôt que recto-verso. Couleur plutôt que noir et blanc. Ça s’accumule. Généralement, votre communauté d’utilisateurs ignore le coût d’un document imprimé. Ils ne consacrent pas beaucoup de temps à cette question. Pourtant, votre entreprise cherche à faire des économies et à atteindre ses objectifs en matière de développement durable. Comment changer le comportement des utilisateurs afin qu’ils impriment moins, et de manière plus efficace ?

En bref, il faut mettre en œuvre une politique (basée sur des règles) de solution d’impression. Cela permet à des entreprises de définir les politiques d’impression pour leurs utilisateurs sous Windows qui leur feront faire des économies et les aideront à atteindre leurs objectifs en terme de développement durable (le « Green IT »). Des exemples simples de politiques incluent l’impression duplex (recto-verso) afin de diminuer la consommation de papier, le mode « economode » qui réduit l’utilisation de toner/encre, l’impression en noir et blanc/niveau de gris pour utiliser moins de couleur, etc. Les réglages peuvent être définis pour des utilisateurs individuels ou des groupes d’utilisateurs pour une souplesse opérationnelle accrue. Ces réglages peuvent aussi être appliqués à des imprimantes particulières, à des moments de la journée, ou même à des jours de la semaine. Le logiciel Enterprise Output Management de LRS fournit de telles fonctionnalités. Notre solution propose une définition centralisée, le contrôle et le suivi des politiques d'impression et simplifie les tâches administratives. Lorsque les réglages d’impression sont définis ou modifiés, les mises à jour sont communiquées aux utilisateurs de toute l’entreprise. Considérez cette solution comme une extension logique de la fonctionnalité automatisée de gestion de pilote d’imprimante actuelle de LRS.

La solution LRS propose une interaction avec les utilisateurs via des messages pop-up sur le bureau, qui fournissent un dispositif pour influencer les habitudes d’impression et faire des économies. Les utilisateurs voient le coût de leurs documents selon les réglages d’impression qu’ils ont choisis. Avec l’expérience, ils comprendront le lien entre les coûts et les options d’impression telles que recto/recto-verso, noir et blanc/couleur, etc. Imaginez par exemple le scénario de réglages d’impression suivant :

LRS Policy Printing FR
Message pop-up initial de politique d’impression

LRS Policy Printing 2 fr
Après annulation des réglages par l’utilisateur

Dans ce cas précis, l’utilisateur a sélectionné l’impression couleur, recto et l’usage normal de toner lorsqu’il a soumis son document et un réglage éprouvé. L’utilisateur est informé des recommandations et peut simplement cliquer sur « OK » pour les accepter. Cette définition a cependant été configurée pour permettre à l’utilisateur de refuser une ou plusieurs actions de la politique choisie, et l’utilisateur a décidé de toutes les rejeter. Vous remarquez la forte hausse des coûts estimés en bas à gauche du message pop-up ? Bill Veeck, un propriétaire et promoteur très célèbre dans l’histoire de la Ligue majeure de baseball a dit un jour : « J’essaie de ne pas enfreindre les règles mais seulement de tester leur élasticité. » Dans le cas de l’impression discrétionnaire, le concept d’élasticité peut s’avérer gagnant-gagnant pour l’utilisateur comme pour l’entreprise. Faites en sorte que vos utilisateurs soient conscients des politiques d’impression que vous voulez qu’ils suivent, et qu’ils comprennent mieux le coût de leurs choix d’impression. Toutefois, vous pouvez également leur laisser le soin de prendre la bonne décision lorsqu’il existe une raison légitime de rejeter un réglage et d’imprimer un document recto en couleur.

Votre entreprise peut bien évidemment décider de ne pas laisser les utilisateurs refuser les réglages (par exemple : utilisation systématique de l'impression recto-verso) dans certains cas. La solution LRS donne une grande flexibilité à votre entreprise, il vous est donc facile de mettre en place des politiques sensées pour des utilisateurs, groupes, endroits et imprimantes différents, etc. Il vous faudra probablement trouver un équilibre entre des réglages « souples » et « stricts » afin d’assurer votre réussite. Grâce à la capacité de LRS à suivre l’activité d’impression de l’utilisateur, votre entreprise peut mesurer les résultats de vos politiques d’impression et les affiner au fil du temps.

Voilà l’une des nombreuses façons dont LRS peut aider votre entreprise à faire des économies et à atteindre ses objectifs en matière de développement durable. Vous aiderez l’environnement et laisserez une marge de manœuvre à vos utilisateurs dans leur travail.

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