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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Druckregeln: Segen oder Fluch?

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Jede Organisation will Geld sparen und indirekte Kosten senken. Die meisten wollen auch, dass ihre Mitarbeiter glücklich und produktiv sind. Aber wenn sie nach ihrem größten Frust am Arbeitsplatz gefragt werden, steht das Drucken, für Firmen und Anwender gleichermaßen, ganz oben auf der Liste. Dokumente werden nicht gedruckt oder kommen im falschen Format raus. Drucker sind nicht verfügbar. Oder aber Druckregeln verhindern in einigen Fällen, dass Aufträge so gedruckt werden, wie es der Benutzer angefordert hat.

All dies ist problematisch, jedoch liegt letzeres an der Abstimmung Ihrer organisatorischen Ziele und der Bedürfnisse Ihrer Benutzer. Natürlich wollen Sie die Druckkosten senken. Aber wollen Sie das auch auf Kosten Ihrer Mitarbeiter machen, die im Grunde nur ihre Arbeit sorgfältig erledigen wollen?

Versuchen Sie sich einmal folgendes vorzustellen: ein Sales Manager bereitet sich auf ein wichtiges Treffen vor. Er arbeitet weit über seine normalen Arbeitszeiten hinaus, um seine Präsentation und unterstützendes Material fertigzustellen. In dem Moment, in dem gedruckt werden soll, erscheint eine Meldung, die besagt, dass er zuerst die Genehmigung seines Managers benötigt, um diesen Auftrag auszuführen.

Es ist 21:00 Uhr abends und das Treffen soll am nächsten Tag um 08:00 Uhr morgens stattfinden. Was soll dieser Mitarbeiter nun tun? Soll er seinen Manager anrufen oder soll er einfach ohne seine notwendigen Unterlagen nach Hause gehen? Die erzwungenen, unflexiblen Druckbestimmungen seiner Firma sind sehr frustrierend.

Einschränkungen kontra Leitlinien

Viele der Druckmanagement-Lösungen ermöglichen Ihnen, Regeln durchzusetzen und die Verwendung bestimmer Funktionen wie Farb- oder Finishing Optionen einzuschränken. In einigen Fällen können die Benutzer diese Regeln nicht überschreiben. Es ist zwar ein sicherer Weg, um Kosten zu sparen, aber ist es auch eine intelligente Vorgehensweise? Immerhin haben Sie in fortschrittliche Druckgeräte investiert. Sicherlich möchten Sie, dass ihre Mitarbeiter diese auch benutzen können. Also, wie wäre es dann damit, eine sinnvolle Druckweise zu fördern, anstatt harte Regeln durchzusetzen?

Wir alle könnten gelegentlich daran erinnert werden, verschwenderisches Verhalten zu drosseln und nicht gleich den „Drucken“-Knopf zu drücken, um ein internes Memo oder eine Email, einseitig und in Farbe, auszudrucken. Ja, sogar Sie. Denken Sie zurück an das letzte Mal, als Sie eine Email ausgedruckt haben und diese zwei Seiten umfasste. Die zweite Seite haben Sie dann sofort weggeworfen, weil darauf nur die Signaturlinie zu sehen war, vielleicht noch gefolgt von dem Satz „Bitte respektieren Sie unsere Umwelt, bevor Sie diese Email drucken“ ( was zufälligerweise auch das Unternehmen einen Farbklick kostet).

Wo ist das papierlose Büro?

Die Digitalisierung hat bisher nicht die erwarteten Auswirkungen auf unsere Büroumgebungen gehabt. Wir sind noch weit davon entfernt, einen papierlosen Arbeitsplatz zu haben. Womöglich bekam die Technologie  den entgegengesetzten Effekt. Die Leute lieben es, die Dinge ausgedruckt zu haben. Sie lieben es, gekritzelte Notizen neben dem Text zu dokumentieren. Dann ist da noch die Sache mit der Archivierung. Digitale Archive sind sicherlich im Kommen, aber die Aufbewahrung von gedruckten Dateien ist immer noch normal und in manchen Branchen sogar gesetzlich vorgeschrieben. Auch wenn es nicht angeordnet ist, mögen manche Leute einfach die Tatsache, irgendwo einen Stapel Papier verstaut zu haben, falls sie es in der Zukunft doch noch mal brauchen sollten.

Dies erklärt, warum wir uns immer noch mit Papier und Drucken beschäftigen und warum es sich um einen Bereich handelt, der in der kostengünstigsten Weise behandelt werden sollte. Es gibt einfachere Wege, Druckkosten zu senken, ohne ihre Mitarbeiter zu frustrieren, wie im vorherigen Beispiel mit dem Sales Manager. Regelbasiertes Drucken muss nicht so unflexibel sein. Es kann ein Weg sein, ein sinnvolles Druckverhalten zu fördern, ohne dem Benutzer die Wahl zu nehmen. Jeder kann verstehen, dass eine Email nicht in Farbe gedruckt werden muss, aber nur wenige Leute denken daran, die Einstellungen zu ändern, bevor sie drucken. Sie können ihren Mitarbeitern dabei helfen, Standardkonfigurationen für bestimmte Queues einzurichten, um kostengünstig statt verschwenderisch zu drucken. Um dies zu erreichen, müssen Sie nicht zwingend duplex oder monochrom drucken, legen Sie ganz einfach die Standard-Druckmethode fest.

Balance von Nutzen und Kosten

Auch wenn es eine Vielfalt von Druckgeräten gibt, stellen wir fest, dass die Leute dazu neigen, auf dem nächstgelegenen Gerät zu drucken. Warum sollten Sie das nicht tun? Nur wenige Benutzer kennen die Druckkosten pro Seite für jedes Gerät und es ist auch nicht angemessen, dieses Niveau an Verständnis zu erwarten. Aber Sie können Ihnen trotzdem dabei helfen.

Wie wäre es, wenn Sie den Nutzern eine Kostenvorschau für alle in der Nähe liegenden Geräte anbieten? Sobald sie die Unterschiede sehen, könnten sie sich eigentlich für die günstigste Option entscheiden. Auf Regeln basiertes Drucken ist genau das: eine Möglichkeit, unnötige Druckkosten zu vermeiden und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, diejenigen Optionen zu nutzen, die für sie am produktivsten sind.

Zurück zum Sales Manager: Mit flexiblen Druckbestimmungen, die ihm die Möglichkeit geben, Standard-Druckeinstellungen zu überschreiben, ohne die Genehmigung seines Managers einholen zu müssen, hätte er seine Arbeit ohne Frust erledigen können. Mit einem einfachen Klick hätte er, wenn nötig, die Einstellungen ändern können und hätte damit unmittelbar tadellose Unterlagen für das Treffen am nächsten Tag gehabt.

Gutes Corporate Policy Printing (unternehmensweit einheitliche Druckregeln) kann alles in Ihrem Unternehmen von seiner besten Seite zeigen lassen: Ihr Dokumente, ihre Benutzer und sogar ihr Endergebnis. Alles, was man dazu braucht,  ist eine kleine Software und viel gesunder Menschenverstand.

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