La settimana scorsa, il mio collega Nebil ha spiegato perché il passaggio di stampe e scansioni al cloud non è solo un'ottima idea, ma un imperativo aziendale. Ora che sappiamo di dover passare al cloud, possiamo semplicemente farlo, giusto? “Dovrebbe essere facile”, starete pensando. Sebbene sia certamente possibile farlo senza complicazioni, ci sono diversi aspetti da considerare prima di lanciarsi in questa transizione. In questo articolo esamineremo alcuni aspetti da valutare prima per rendere le cose molto più semplici nel lungo periodo.
Considerate alcune delle sfide meno evidenti, come i documenti importanti che devono continuare a circolare nella vostra organizzazione per supportare i processi di lavoro quotidiani. Migliaia o forse addirittura centinaia di migliaia di workstation di utenti finali devono essere migrate prima di poter utilizzare la nuova soluzione di stampa e scansione nel cloud. Le applicazioni critiche basate su server dell'organizzazione devono poter stampare, altrimenti si rischiano ritardi e interruzioni dei documenti che nessuna azienda può permettersi di avere. Il fatto che i dispositivi endpoint, come stampanti e scanner, siano di numerose marche e modelli, complica ulteriormente la situazione. Il collegamento delle workstation degli utenti finali a tali stampanti/scanner spesso comporta l'adozione di componenti infrastrutturali come i server di stampa Windows. A seconda delle dimensioni della vostra azienda, il vostro ambiente potrebbe assomigliare all'immagine qui sotto:
Come si vede, un'azienda può avere molte applicazioni/workstation/dispositivi mobili che generano output e che devono essere collegati all'infrastruttura che li supporta. Per gestire questo volume di documenti, le aziende spesso configurano decine o centinaia di server. Successivamente, ogni stampante dell'ambiente deve essere definita su questi server. Facile, no? In realtà, non molto se si considera che un server di stampa di Windows può supportare solo poche centinaia di stampanti. Dal momento che le stampanti sono più di qualche centinaio, il vostro team dovrà definire le stampanti in ognuno di questi server di stampa di Windows.
Alla fine, il vostro personale IT riesce a definire tutte le stampanti e a far funzionare tutto nel reparto produzione. A un certo punto, riceve una telefonata da un utente finale che chiede aiuto per recuperare un documento da una stampante. Il team non ricorda in quale server di stampa di Windows è definita la stampante, quindi deve controllare tutti gli oltre 40 server fino a individuare quello corrispondente alla stampante in questione. È già abbastanza difficile quando è il vostro personale a gestire la rete, ma le cose peggiorano ulteriormente quando è coinvolto un fornitore di servizi di stampa gestiti. Le attività più semplici, come l'aggiunta o lo spostamento di una stampante, sono rallentate da richieste di controllo delle modifiche lunghe e costose.
Credo che siate d'accordo che le architetture di stampa tradizionali non sono più sufficienti. L'architettura di stampa vecchio stile sta scomparendo e ogni giorno un numero sempre maggiore di aziende passa al cloud. Ma il modo in cui si realizza questo cambiamento è importante. In parole povere dovete evitare di spostare il vostro attuale disordine nel cloud, perché altrimenti l'ambiente che ne risulterà sarà altrettanto ingombrante e complicato di quello che era in sede. Fortunatamente per voi, LRS ha una soluzione.
Molte aziende stanno unendo le forze con LRS per offrire un servizio di stampa e scansione nel cloud a livello aziendale. Questo non solo fornisce una dorsale digitale, ma offre anche una soluzione di stampa e scansione indipendente dai vendor hardware, incentrata sulla sicurezza e sull'affidabilità. Una soluzione che elimina la necessità di aggiornare e supportare costantemente un'infrastruttura IT di stampa e scansione inflessibile e complicata.
Grazie alle soluzioni LRS fornire ai vostri utenti funzionalità di stampa e scansione nel cloud aziendale è più facile che mai, sfrunttando la connessione della vostra organizzazione all’Internet pubblico. LRS si occupa di tutte le complicazioni legate alla connettività, all'autenticazione sicura e alla crittografia dei dati, tutti elementi che oggi sono indispensabili nel settore. Eliminando i punti critici più comuni e semplificando l'ambiente IT, il software LRS ha aiutato molti clienti a:
- aumentare l'efficienza degli utenti finali e degli amministratori grazie a interfacce utente intuitive
- ridurre il coinvolgimento dell'IT nelle attività quotidiane di amministrazione della stampa e della scansione
- stabilire un livello di servizio affidabile per gestire l'acquisizione dei documenti in modo sicuro e affidabile da qualsiasi applicazione o piattaforma e la consegna a qualsiasi destinazione.
L'ultimo di questi punti è forse il più importante. Come ha detto il collega Nebil, la possibilità di stampare qualsiasi documento/in qualsiasi momento/ovunque è fantastica, ma non se va a scapito della sicurezza.
Dopo aver illustrato le sfide che dovete affrontare oggi e i requisiti per lo stato futuro della soluzione di stampa e scansione nel cloud della vostra organizzazione, il nostro prossimo articolo tratterà dell’ostacolo più grande. Come possiamo sviluppare e attuare una soluzione di stampa e scansione nel cloud aziendale? Continuate a seguirci.