Andiamo dritti al punto. Molti pensano che il software LRS sia una potente e completa soluzione per i problemi di stampa degli ambienti più grandi e complessi. “Ma i nostri problemi non sono di questa entità”, pensate. “Ecco perché cerco una soluzione piccola e mirata per la stampa desktop della mia organizzazione. Il software VPSX sarebbe eccessivo per le nostre esigenze.”
Ciò che non sapete è che, rispetto alla soluzione singola e mirata che state valutando, quella equivalente di LRS è probabilmente più efficace e in linea con i vostri criteri prioritari. Iniziamo esaminandone due.
Criterio 1: costo
Proprio lui, il grande problema. È vero, il software VPSX gestisce la stampa in alcune delle aziende più grandi del mondo. Con decine di migliaia di stampanti e applicazioni eseguite su piattaforme che vanno dai mainframe ai dispositivi mobili. Le reti di stampa sono una voce di costo importante, ma la porzione da imputare al software LRS è minima rispetto alla spesa sostenuta per stampanti ed MFP utilizzati in questi ambienti… e nettamente inferiore a quella per ripristinare l’operatività aziendale. A tale proposito può esservi utile il tutorial sul ROI.
Ma avete ragione. Se l’esigenza immediata è soltanto quella di eliminare i server di stampa Windows nell’ambiente desktop, è possibile farlo senza aggiungere funzionalità di contorno ed i relativi costi.
Lo sapevate che esistono pacchetti di soluzioni LRS appositamente concepiti per queste esigenze immediate? Includono solo le funzionalità necessarie, ad esempio, per la gestione della stampa desktop (VPSX/Workplace) o della stampa IP diretta (VPSX/DirectPrint) oppure per la stampa pull sicura (MFPsecure). Anche il prezzo è competitivo rispetto alle singole soluzioni mirate disponibili sul mercato, ma con una grande differenza.
Quando scegliete una soluzione VPSX per la gestione della stampa, non rischiate di infilarvi nel vicolo cieco di una tecnologia che non sarà in grado di soddisfare anche le esigenze future. Per esempio, se oggi avete bisogno solo di gestire la stampa da workstation fisiche e virtuali, potete iniziare con questa funzionalità. Ma in futuro potrebbe sorgere l’esigenza di stampare da SAP o da altre applicazioni aziendali, oppure di memorizzare copie digitali dei report da visualizzare sul Web, o magari di implementare la crittografia dei documenti end-to end. A quel punto sarà sufficiente “inserire” la nuova funzionalità nel sistema esistente, senza dover ricominciare da capo.
Criterio 2: semplicità
Quando i requisiti sono semplici, ad esempio per la stampa desktop o pull, l’implementazione della soluzione LRS è più rapida e facile. Le numerose installazioni di grandi dimensioni hanno insegnato molto a LRS. Sappiamo cosa fare e come farlo senza creare confusione e difficoltà.
Pensate per un attimo a come funzionano le cose nella realtà della vostra organizzazione e al vero stato dell’infrastruttura di stampa. Immaginiamo che dobbiate aggiungere una nuova funzionalità, ad esempio un portale di stampa self-service o una soluzione di stampa pull che consenta agli utenti di recuperare i documenti stampati strisciando un badge sulla stampante più vicina. Se acquistate una singola soluzione a sé stante per soddisfare ciascuna di queste esigenze, dovrete probabilmente ripetere più volte numerose operazioni di configurazione.
Poi c’è quell’insidiosa realtà con cui tutti noi dell’IT dobbiamo convivere (soprattutto se lavoriamo con soluzioni destinate agli utenti finali): il cambiamento dei requisiti. La soluzione funziona alla grande con i modelli di stampanti con cui era stata inizialmente testata. Ma appena si aggiungono nuovi tipi di stampanti, ecco che insorgono problemi. Come se non bastasse, il capo si è accorto di non poter stampare tramite badge i suoi documenti se questi non provengono dal suo desktop. È un problema che va risolto. Subito.
A questo punto siete in stallo. Il costo di più singole soluzioni inizia a sommarsi e a superare quello di una soluzione appropriata. Ad ogni modifica è necessario intervenire su più prodotti. In più, questi non interagiscono come dovrebbero, tanto che gli utenti finiscono per non utilizzarli. E tutto questo perché volevate risparmiare tempo e denaro...
Opere pubbliche
Per concludere, vi propongo un’analogia. Immaginate di essere responsabili dell’infrastruttura di una grande città molto antica. Vi è stato assegnato il compito di supervisionare un’espansione dell’infrastruttura cittadina, ma dovete fare i conti con l’integrazione degli elementi esistenti, alcuni dei quali sono molto vecchi e scarsamente documentati. Durante la fase di costruzione, tutta l’infrastruttura, sia quella nuova che quella vecchia, deve continuare a funzionare.
A quale azienda di ingegneria chiedereste aiuto? Quale tecnologia utilizzereste? Usereste il Web per cercare varie piccole aziende ognuna con esperienza in una parte specifica, ma non nell’intero progetto? Acquistereste tecnologie e materiali concepiti per un utilizzo temporaneo o non intensivo? È improbabile.
La vostra posizione attuale è analoga. A prescindere dalle esigenze che avete in questo momento, vi troverete a dover affrontare necessità impreviste, che talvolta vi bloccheranno. Come Sisifo, prima che riusciate a portare a termine un progetto emergeranno nuove esigenze. La scelta delle soluzioni e dei partner deve quindi essere fatta con saggezza. Con LRS, avrete sempre a disposizione il software giusto per la situazione e sarete affiancati dal team più esperto.