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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Eliminare le difficoltà di stampa in SAP con l’aiuto di PAL

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La settimana scorsa sono tornato dalle vacanze estive e mi ha chiamato il mio cliente preferito (una grande azienda del settore retail) per fissare una videoconferenza. Voleva trovare un modo per implementare la nostra personalizzazione Zero Printer Administration per SAP PAL (Printing Assistant for Landscapes). Riposato e rinfrancato dalle vacanze, ho accettato con piacere. Mi piace lavorare con clienti che desiderano migliorare le loro infrastrutture di stampa.

Poco prima di partire per le vacanze avevo terminato un lavoro di sviluppo con SAP ed LRS per integrare l’automazione delle definizioni delle stampanti nei sistemi SAP PAL dal nostro prodotto VPSX. L’integrazione è stata possibile grazie a modifiche apportate all’interfaccia SAP per i sistemi di gestione dell’output (BC-XOM), in particolare le estensioni per le definizioni delle stampanti. Sia lo staff di sviluppo dello spool SAP (grazie a Olaf) che uno sviluppatore di LRS (grazie a Chris) hanno fatto un lavoro straordinario fornendoci le funzionalità di base per questa soluzione. Perciò, non mi restava che integrare questa parte con il sistema di definizione basato su MS Excel già predisposto presso il cliente.

Problema e soluzione

Gli amministratori di SAP Basis hanno un carico di lavoro consistente. Negli ambienti SAP con esigenze di stampa business-critical, il team Basis può arrivare a dedicare fino al 40% del proprio tempo alle attività di definizione, manutenzione e risoluzione dei problemi dei dispositivi di stampa e di output. Diciamoci la verità, potrebbero fare un uso migliore di questo tempo. Sfruttando l’interfaccia BC-XOM sviluppata da SAP con una soluzione esterna di gestione dell’output come il nostro prodotto VPSX, possiamo evitare che gli amministratori di SAP Basis si occupino di stampanti e stampe.

Nel caso della grande organizzazione del settore retail che ho citato, siamo riusciti ad automatizzare la maggior parte dell’amministrazione. Il sistema messo a punto funziona così: 

  1. Gli amministratori locali ordinano e installano le nuove stampanti nella rete in base alle loro esigenze.
  2. Quando l’hardware è pronto, inseriscono gli ID dei nuovi dispositivi in un foglio di calcolo che viene poi memorizzato in una condivisione centrale adeguatamente protetta. Nel foglio di calcolo è necessario immettere solo i dispositivi nuovi o modificati e non gli ID delle stampanti esistenti.
  3. Ogni ora, un lavoro in batch pianificato centralmente acquisisce il foglio di calcolo (se presente), lo converte in un file CSV e trasmette i dati CSV a una stampante VPSX. In questo modo è possibile definire le stampanti in un server VPSX centralizzato e, ove necessario, distribuirle all’istanza di VPSX in una determinata ubicazione satellite remota del cliente.
  4. Se nel campo SAP Device Type (Tipo di dispositivo SAP) del file CSV è presente un valore, le definizioni delle stampanti vengono inviate anche al sistema SAP PAL. Viene assegnato un nome breve da un apposito pool riservato al software VPSX. Le nuove stampanti definite vengono quindi contrassegnate automaticamente come dispositivi sotto il controllo di SAP PAL. 
  5. SAP PAL acquisisce poi le definizioni delle stampanti e le distribuisce a tutti i sistemi SAP remoti appropriati.

Un lieto fine grazie alla semplicità di amministrazione

Con queste cinque operazioni è possibile rendere disponibile all’uso una nuova stampante entro un’ora dall’immissione nel foglio di calcolo. La stampante è quindi disponibile per tutte le applicazioni aziendali, incluse quelle nelle workstation Citrix XenApp e Windows, come anche per le applicazioni centralizzate quali SAP. Grazie alla sicurezza basata sui gruppi del nostro software di gestione dell’output VPSX, le stampanti sono visibili solo agli utenti autorizzati.

Da notare che in questo scenario gli amministratori locali non appartengono al gruppo SAP Basis, ma fanno parte del personale che si occupa dell’infrastruttura locale. In generale, il lavoro del team SAP Basis non include le definizioni e la manutenzione delle stampanti, né prevede la gestione dei problemi di stampa. Lo staff dell’help desk può gestire queste questioni autonomamente, senza accedere al sistema SAP. Gli amministratori di Basis si dovranno occupare dell’installazione del sistema SAP PAL, ma il contatto di SAP Basis di questo cliente ha garantito che l’installazione e la manutenzione siano molto semplici, perché SAP PAL non include alcuna applicazione aziendale. Eventuali problemi connessi alla creazione delle stampanti vengono automaticamente segnalati via e-mail al gruppo incaricato della gestione dell’output.

Questo cliente ha in programma di sostituire in futuro i fogli di calcolo con un’applicazione SharePoint. Poiché l’applicazione basata su VBA che utilizza i fogli di calcolo è diventata più complessa con il passare del tempo, la migrazione semplificherà e renderà più sicuro il processo di acquisizione degli input. Il sistema originario ha funzionato per molti anni senza inconvenienti; perciò, non mi aspetto alcun problema nella fase di test e implementazione. Non vedo l’ora di ricevere il feedback del cliente su ciò che è possibile migliorare ed eventuali suggerimenti di nuove funzionalità.

Per saperne di più su SAP PAL, potete trovare documenti utili sul sito Web di SAP qui, qui e qui. Per utilizzare le nuove estensioni di BC-XOM, è necessario installare le patch più recenti nel sistema PAL (vedere la nota di SAP 2027390).

Per scoprire come LRS può aiutare la vostra azienda a ridurre sostanzialmente i costi generali di amministrazione connessi all’infrastruttura di stampa per tutte le applicazioni e piattaforme, a migliorare la flessibilità operativa e a raggiungere l’indipendenza dai dispositivi (particolarmente utile negli ambienti di fornitori esterni ed MPS), contattate LRS. Speriamo di potervi aiutare a vincere le sfide connesse alla stampa e alla trasmissione dell’output.

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