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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Tácticas y estrategia en la era de la COVID-19

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En el 2020 se cumplen 25 años de mi incorporación a LRS. Y vaya año está siendo. Nadie podría haber previsto cuánto cambiarían el mundo, la economía y nuestras vidas… ni lo rápidamente que se produciría ese cambio. En un cuarto de siglo, he presenciado la presunta muerte del mainframe (pista: resulta que eso no es totalmente cierto), el auge de los sistemas informáticos descentralizados, el resurgimiento de los sistemas informáticos centralizados (llamados hoy en día arquitectura de cliente ligero o VDI) y la difícil búsqueda de la oficina sin papel. Sin embargo, nunca pensé que presenciaría lo que puede hacerles una pandemia al mundo de la informática, a los documentos y a nuestro estilo de vida.

La COVID-19 golpea y las empresas devuelven el golpe

Tras cierta conmoción inicial, nuestros clientes se pusieron rápidamente a adaptar sus organizaciones y sus flujos de trabajo a la nueva realidad. Tengo algunas ideas sobre por qué pudieron reaccionar tan rápidamente, que dejaré para una publicación posterior. En primer lugar, quiero comentar unos cuantos ejemplos reales con la esperanza de que puedan dar pie a algunas ideas que quizá resulten útiles en su organización.

Para limitar la propagación del coronavirus, muchas empresas (incluida LRS) han dado a sus empleados instrucciones para que trabajen desde casa. Este cambio inmediato y radical del lugar de trabajo ha influido en nuestra forma de trabajar, interactuar con los compañeros y usar, imprimir y compartir documentos críticos. Sin embargo, para algunas organizaciones, trabajar desde casa no es una opción. Obviamente, los hospitales deben seguir teniendo personal y deben seguir abiertos al público. Es necesario distribuir los alimentos para que todos podamos confinarnos en casa. Las redes de transporte deben seguir siendo viables para que los bienes puedan llegar al lugar en el que se necesitan.
Los documentos desempeñan un papel fundamental en estos sectores, y las empresas más importantes de esos sectores cuentan con una robusta infraestructura de gestión de output. Sin embargo, hay quien considera que los documentos físicos son un posible vector de la enfermedad. Nos vendría bien una solución «sin contacto». Así se están adaptando algunos clientes de LRS:

Industria alimentaria

Un productor global de carnes y alimentos procesados tiene trabajadores en toda América del Norte y por todo el mundo. Un día normal, genera más de 1600 informes en papel, que se imprimen en impresoras remotas de toda la organización. Ahora que la mayoría de estos empleados trabajan desde casa, la empresa quiere empezar a enviar por correo electrónico estos documentos mediante la extensión VPS/Email de su software de gestión de output de LRS. La velocidad y la facilidad con las que la organización pudo empezar a enviar los documentos por correo electrónico son resultado del enfoque modular y holístico de la solución de gestión de output de LRS. Sin cambios de aplicaciones, sin nuevos formatos, sin problema.

Venta al por mayor y distribución de comestibles

Uno de los principales mayoristas de productos y comestibles de América del Norte suministra a incontables minoristas de alimentos del país los productos que necesitan los ciudadanos durante esta cuarentena. Cuando sus clientes (grandes cadenas de supermercados que cubren la mayor parte de los Estados Unidos) le pidieron que eliminara todos los documentos impresos de expedición, facturación, etc., el mayorista pensó en empezar a enviar los documentos por correo electrónico y en PDF.
LRS colabora con ellos para convertir sus flujos de trabajo basados en el papel en flujos de trabajo electrónicos mediante el uso de diferentes extensiones de LRS. Como muchas grandes organizaciones con procesos de expedición basados en el papel, el cliente usa actualmente formularios preimpresos en impresoras de gran capacidad y gran velocidad. Los equipos de los servicios de LRS trabajan con el cliente para convertir estos formularios en papel en formularios electrónicos que puedan enviarse sin contacto. Para ampliar la disponibilidad en línea de estos documentos y favorecer la continuidad del negocio, la empresa tiene la opción de almacenar y ver estos documentos en la solución web de archivado PageCenterX de LRS.

Transporte ferroviario e intermodal

Cuando es necesario mover enormes cantidades de bienes deprisa, el transporte por ferrocarril y el transporte intermodal de contenedores desempeñan un papel fundamental en la sociedad. Como las organizaciones mencionadas, una empresa transportista incluida en la lista Fortune 500 buscaba una forma de cambiar rápidamente a un sistema de gestión documental sin contacto para garantizar la seguridad de sus empleados y sus clientes. El transporte por ferrocarril es un sector muy regulado en el que se usan muchos documentos. Para cumplir lo estipulado por el Gobierno y garantizar que no se pierda nada, ningún contenedor puede salir del parque ferroviario o de la instalación intermodal sin la documentación correspondiente.

De nuevo, esta organización cuenta con un sistema de gestión de output holístico diseñado para enviar cualquier documento, desde cualquier fuente, en cualquier formato, a cualquier destino en papel o electrónico. Así, aunque la conversión de los manifiestos, los formularios de materiales peligrosos, etc., ya impresos modificará radicalmente los procesos de trabajo de las personas que se encuentran en primera línea, no es tan complicado visto desde la perspectiva del software de gestión de output. Nuestro equipo técnico calcula de cinco a siete días de implementación para la parte del software; probablemente menos de lo que llevará configurar y distribuir tabletas para todos los ingenieros y trabajadores de los parques que las necesiten.

Si algo aprendí el mes pasado es que LRS tiene algunos de los clientes más inventivos y comprometidos del mundo. La combinación de esas cualidades con la flexibilidad de nuestro software y la capacidad de resolver problemas de forma creativa que tienen nuestros equipos técnicos permite obtener resultados impresionantes. Como se ve, una estrategia sólida de gestión de output facilita la ejecución de cambios tácticos en un tiempo récord.

Cuídense, lávense las manos y sigan comunicándonos los retos documentales a los que se enfrentan. Juntos, saldremos de esto más fuertes que nunca.

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