Es probable que la mayoría de vosotros tengáis algún tipo de política u objetivo que dicte dar preferencia a lo digital. La gestión eficiente de documentos debe formar parte de ello; de hecho, debe ser una prioridad. LRS Enterprise Output Management es una solución con funcionalidad completa capaz de satisfacer todos tus requerimientos, no solo de impresión con output y entrega seguros, sino también capacidades avanzadas de escaneo. El usuario disfruta de una experiencia flexible e intuitiva a partir de una solución moderna y segura, con la habilidad de gestionar centralmente los flujos de trabajo de escaneo, así como de enviar a cualquier destino que requiera.
¿Cómo utilizas la tecnología de escaneo para la transformación digital? No puedes hacerlo sin disponer de herramientas poderosas para digitalizar documentos, luego transformarlos en lo que necesites y después enviarlos cómo y dónde los requieras. Eso podría significar el escaneo seguro a plataformas de almacenamiento en la nube, como Microsoft OneDrive, SharePoint y Google Drive. También podría significar una miríada de otros destinos, enviando siempre al usuario con seguridad y de forma intuitiva y transparente (no es mucho pedir). Las soluciones de escaneo LRS tienen la capacidad de satisfacer estos requisitos para que puedas hacer la transición de procesos basados en papel a flujos de trabajo digitales más eficientes.
Recuerda, es transparente, por lo que nosotros no recibiremos el mérito, lo recibirás tú.
¿De qué tipo de flujos de trabajo estamos hablando? LRS ofrece flujos de trabajo de escaneo avanzados que son aptos para dispositivos de impresión multifuncionales y dispositivos móviles. Típicamente, los flujos de trabajo se dividen en dos categorías: flujos basados en usuario y flujos accionados por proceso. Varios ejemplos de los flujos de trabajo basados en usuario serían escaneo de emails, almacenamiento personal en la nube y fax. Por otra parte, los flujos de trabajo accionados por proceso incluyen el escaneo y la indexación de documentos dentro de SharePoint, PageCenterX y otros sistemas de gestión de documentos. Para los flujos de trabajo accionados por proceso, podemos emplear reconocimiento OCR zonal y códigos de barras, así como la entrada de usuario para automatizar el proceso de enrutamiento de documentos hacia el destino.
¿Qué ocurre con la autenticación y la seguridad? Nuestro software de escaneo se alinea con los sistemas modernos de gestión de identidad, como OpenID Connect (OIDC), para autenticación. Cuando oigas OIDC, piensa en la autenticación Entra ID, PING, OKTA, Google, etc., etc., etc. Esto se consigue utilizando la LRS Gateway que proporciona un nivel adicional de seguridad en la captura de documentos, ofreciendo codificación de extremo a extremo, incluso para los datos en reposo. Este nivel de seguridad a menudo no es factible con otros sistemas, haciendo que la oferta de LRS destaque frente a las organizaciones con requisitos estrictos de protección de datos.
Esto nos lleva al LRS Internet Scanning, que permite a los usuarios escanear documentos con seguridad en el internet público sin necesidad de una VPN. Utiliza encriptación robusta para proteger documentos y datos de extremo a extremo.
Un uso típico podría involucrar a un trabajador remoto que necesita escanear documentos sensibles desde una oficina en domicilio propio. Utilizando LRS Internet Scan, puede transmitir con seguridad los documentos escaneados al sistema de gestión de documentos central de la empresa sin comprometer la seguridad ni requerir configuraciones complejas de VPN.
¿Cuáles son algunas de las ventajas clave de las soluciones de escaneo de LRS?
- Versatilidad: apoyo a una amplia gama de dispositivos, desde impresoras multifuncionales hasta dispositivos móviles.
- Seguridad: Encriptación robusta e integración con sistemas existentes de autenticación.
- Integración de nube: conexión perfecta con plataformas populares de almacenamiento en la nube.
- OCR avanzado: reconocimiento óptico integral de caracteres para mayor facilidad de uso de documentos.
- Reconocimiento de códigos de barras: habilidad de leer y utilizar datos de códigos de barras para enrutar, indexar y separar documentos.
- Flujos de trabajo personalizables: procesos de escaneo a medida para satisfacer necesidades específicas del negocio.
- Gestión y despliegue centralizados
- Apoyo ODBC y fuente de datos universal: APIs de consulta y bases de datos cumplidoras de ODBC, directamente desde el panel de control de la fotocopiadora o aplicación móvil.
- Ejecución de Aplicaciones: permite iniciar directamente aplicaciones de terceros, scripts a medida y APIs.
El despliegue y la gestión centralizados de los flujos de trabajo de escaneo es toda una revolución para las grandes empresas. Considera el caso de una organización que necesita desplegar un flujo de trabajo específico a 2000 dispositivos. ¿Qué ocurre si cada dispositivo requiere 15 minutos (calculando por lo bajo) de tiempo de configuración? A ese paso, ¡el despliegue manual podría tardar 12 semanas y media! Esperemos que no tengas que hacer ningún cambio (¡como actualizar la contraseña de una cuenta de servicio!). La gestión centralizada de LRS reduce drásticamente este tiempo, permitiendo un despliegue rápido y actualizaciones fáciles a lo largo de toda la flota de dispositivos.
Este planteamiento centralizado elimina la necesidad (y el estrés) de lo que algunos denominan "apilamiento". Es decir, instalar múltiples soluciones de diversos vendedores en dispositivos multifuncionales y exigir (esperar) que funcionen conjuntamente. LRS extiende sus flujos de trabajo de escaneo centralizados a dispositivos móviles, atendiendo a equipos de trabajo móviles y remotos. Esta característica asegura la coherencia en los procesos de captura de documentos, independientemente del dispositivo y la ubicación del usuario.
Como nota adicional, necesitas apoyo multiplataforma. Parte de la experiencia de escaneo de tus usuarios se relacionará con gestionar algunos de sus ajustes personales, idioma y agenda de direcciones personal con el Personal Print Manager (PPM).
Reconociendo la diversidad de los entornos modernos de desktop, el LRS Personal Print Manager (PPM) trabaja a través de múltiples plataformas. Por supuesto, funciona con Windows, pero también con clientes Mac (incluyendo Apple Silicon nativo), e incluso, Linux.
PPM ofrece varios beneficios estratégicos que recaen dentro de este requisito de solución de escaneo. Se ha construido para ser manejable, como tus flujos de trabajo de escaneo, y ofrece control y configuración centralizados. Es muy seguro, ya que utiliza la codificación y la autenticación de usuario más robustas disponibles. Empodera a los usuarios con capacidades de autoservicio, permitiéndoles gestionar sus experiencias de impresión y escaneo.
El éxito de esta solución de escaneo depende de su adopción por parte del usuario. Sabes bien que los usuarios evitarán los flujos de trabajo que resultan inconvenientes o complejos. Para tratar esto, LRS ha implementado varias características que proporcionan una experiencia de escaneo fácil de usar.
- Apoyo en múltiples idiomas: adaptándose a diversas fuerzas laborales mundiales.
- Interfaces intuitivas: asegurando facilidad de uso para todas las habilidades.
- Prepoblación de campos inteligente: reduciendo la entrada manual de datos y los errores en potencia.
- Mayor seguridad con LRS Gateway.
Caso de uso anónimo
Una fábrica multinacional con 5000 empleados en 20 países necesitaba racionalizar sus procesos de gestión de documentos. Estaba luchando con flujos de trabajo de escaneo inconsistentes, preocupaciones de seguridad y procesos ineficientes con base impresa.
Con la implementación de LRS Enterprise Output Management, lograron:
- Flujos de trabajo de escaneo estandarizados a través de todas las ubicaciones, reduciendo el tiempo de formación y los errores.
- Escaneo seguro sin VPN para trabajadores remotos por medio de LRS Internet Scan.
- Integración con su solución existente de almacenamiento en la nube, mejorando el acceso a los documentos.
- Gestión centralizada de todos los dispositivos de escaneo, reduciendo el trabajo de informática.
- Mejor cumplimiento de los reglamentos para la protección de datos a través de la codificación de extremo a extremo.
Como resultado, la empresa reportó una reducción del 40% en el uso de papel, una mejora del 30% en los tiempos de procesamiento de documentos, y una seguridad de datos significativamente mayor. La interfaz fácil de usar fue adoptada rápidamente en toda la organización; después de pasados tres meses de la implementación, un 95% de los empleados ya utilizaba activamente los nuevos flujos de trabajo de escaneo.
Este caso demuestra que las completas soluciones de escaneo de LRS pueden transformar los procesos de gestión de documentos, mejorando la eficiencia y la seguridad, y aumentando la satisfacción del usuario a través de una organización amplia y diversa.