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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Palabras de moda y gestión de output: mejore la agilidad de su empresa

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El mundo de las tecnologías de la información está repleto de «palabras de moda» que empresas, proveedores y analistas usan a menudo para respaldar sus argumentos o promover sus ideas. Como las tendencias de moda o el «sabor del mes» en su heladería local, estas palabras, frases y acrónimos especiales cambian con el tiempo. Aunque puede abusarse (y a menudo sucede) de las palabras de moda, suelen hacer referencia a conceptos muy importantes que marcan la dirección del sector de las TI a largo plazo. En resumen, los conceptos que se esconden detrás de ellas tienen un valor real para su empresa.

Por ejemplo, considere la palabra middleware, que la Wikipedia describe como «un software que conecta componentes de software o aplicaciones de empresa. El middleware es la capa de software que se encuentra entre el sistema operativo y las aplicaciones que se encuentran a cada lado de una red informática distribuida». A mí me suena bien.

Otra palabra de moda que tiene que ver con el middleware es desacoplar, que significa «separar, desconectar o disociar algo de otra cosa». Ahora, entrelacemos estas dos palabras para crear algo útil para un elemento clave de su plataforma estratégica digital, algo que por desgracia suele pasarse por alto: un sistema de gestión de output. 

Un sistema de gestión de output suele considerarse como middleware porque captura documentos procedentes de aplicaciones que se ejecutan en varias plataformas y los envía hacia diferentes destinos para transformarse en papel o formatos electrónicos. En cuanto al flujo lógico global, se encuentra «en medio» y aísla las aplicaciones subsiguientes de las complejidades de la distribución de documentos subyacente. Esto simplifica y acelera la entrega de nuevos servicios sin necesidad de hacer cambios en la aplicación. Básicamente, desacopla muchas funciones de la aplicación y las traslada hacia una capa de servicio independiente del dispositivo y de la plataforma («impresión como servicio»). Esto permite a las aplicaciones centrarse en la creación de contenido y a usted elegir o cambiar el formato de envío y el destino adecuados en cualquier momento.

Desde un punto de vista lógico, puede ver esta capa de servicio como una extensión del catálogo de servicios de TI existente de su organización o un bloque de construcción clave en su futura plataforma digital «todo como servicio». Esta arquitectura única de middleware también:

  • Elimina servidores de impresión redundantes y múltiples conexiones desde la aplicación hasta el destino
  • Simplifica la administración a través de una gestión y un control centralizados
  • Reduce el coste
  • Proporciona visibilidad de principio a fin sobre los procesos de negocio relacionados con la impresión y los documentos para ayudar al personal de TI a identificar y resolver fácilmente problemas con aplicaciones, sistemas, redes o dispositivos.

Debido a que un sistema de gestión de output conecta diferentes aplicaciones y procesos con destinos para documentos en papel y electrónicos, es clave para permitir automatizar y optimizar workflows de negocio basados en documentos. 

Otra palabra que está recibiendo mucha atención estos días (y una que realmente me gusta) es holístico. En el ámbito de las tecnologías de la información, esta palabra de moda hace referencia a soluciones, procedimientos, políticas y niveles de servicio consistentes a través de toda la empresa. Un bonito concepto, ¿no cree?

Cuando combina «holístico» con «gestión de output», obtiene una solución estandarizada que ofrece funciones y una experiencia de usuario consistentes entre una plataforma y otra. Esto es algo que no se puede lograr con un grupo diverso de soluciones tácticas independientes. El resultado final de implementar una solución holística de gestión de output es la reducción de costes y el aumento de la agilidad de la empresa, la productividad de los empleados y la competitividad en una economía global que evoluciona rápida y constantemente.

He aquí dos palabras de moda más para añadir a nuestra lista: «Estandarización de TI» y «agilidad». Lo siento pero son realmente importantes para nuestra discusión. Permítame explicarlo. La estandarización de TI es una estrategia para minimizar los costes de TI dentro de una organización al mantener el hardware y el software lo más consistentes posibles y reducir el número de herramientas que tiene para satisfacer la misma necesidad básica. Hoy en día, las organizaciones de TI están estandarizando muchos componentes de hardware y software pero la gestión de output suele pasarse por alto. No debería ser así.

Por naturaleza, la estandarización reduce los costes y aumenta la productividad del empleado. También contribuye a simplificar su infraestructura de TI, ¿lo que conduce a...? Así es, a aumentar la agilidad. ¿No me cree? Eche un vistazo a este artículo en línea titulado «How to Define IT Agility?». El siguiente párrafo es especialmente reseñable:

Conviene señalar también que la agilidad está estrechamente relacionada con la simplicidad. Cuanto más sencillos sean los procesos de negocio, más ágil será la empresa. Y cuanto más sencillos sean los sistemas de TI, más ágiles (en general) serán estos sistemas de TI. En el contexto arquitectónico, refleja eficazmente la cobertura funcional de la arquitectura de TI. Modificar componentes y sistemas bien diseñados para otros fines y condiciones puede hacerse de forma rápida y consistente, siempre que las estructuras subyacentes (tanto físicas como lógicas) cubran adecuadamente los diferentes espacios problemáticos.

Tiene sentido. Dicho de otra forma, los sistemas y procesos complejos son más proclives a los errores y difíciles de cambiar, lo que dificulta que pueda ser ágil. Así que acepte el consejo del famoso divulgador, autor y empresario Stephen Covey, que nos animó a «comenzar con el final en mente». A continuación, debe trabajar hacia atrás para descubrir qué debe hacer. Aquí tiene una pista: no pase por alto los grandes beneficios de un sistema holístico de gestión de output. Y mantenga a mano esas palabras de moda para futuras discusiones con directores, colegas y proveedores.

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