Vom Papier zum Digitalen: Optimierter Output mit modernen Scanlösungen

Wahrscheinlich haben die meisten von Ihnen ein Motto, das besagt: „Digital zuerst“. Der effiziente Umgang mit Dokumenten muss dazu gehören und mehr noch, er muss eine Priorität sein. LRS Enterprise Output Management ist eine Komplettlösung für alle Ihre Anforderungen – nicht nur das Drucken mit sicherer Ausgabe und Zustellung, sondern auch mit erweiterten Scanfunktionen. Die Benutzererfahrung ist sowohl flexibel als auch intuitiv und alles läuft in einer modernen, sicheren Lösung mit der Möglichkeit, Scan-Workflows zentral zu verwalten und an jedes gewünschte Ziel zuzustellen.

Wie nutzt man Scantechnologien für die digitale Transformation? Das ist nicht ohne starke Tools zur Digitalisierung von Dokumenten und deren Transformation in das gewünschte Format sowie deren Sendung in der Form und an den Ort, in der und an dem sie benötigt werden, möglich. Das kann das sichere Scannen an Cloud-Speicherplattformen wie Microsoft OneDrive, SharePoint und Google Drive bedeuten. Aber auch eine Vielzahl anderer Bestimmungsorte wären denkbar – jeweils mit einer sicheren, intuitiven und für den Benutzer transparenten Zustellung. (Das ist wirklich nicht zu viel verlangt.) Die Scanlösungen von LRS erfüllen diese Anforderungen, sodass papierbasierte Prozesse durch effizientere digitale Workflows ersetzt werden können.

Denken Sie daran, alles ist transparent, sodass nicht wir die Lorbeeren ernten, sondern Sie.

Um welche Workflows geht es hier? Mit LRS erhalten Sie moderne Scan-Workflows, die sowohl mit multifunktionalen Druckern als auch Mobilgeräten funktionieren. Workflows fallen normalerweise in zwei Kategorien: benutzerbasierte und prozessgesteuerte Workflows. Beispiele für benutzerbasierte Workflows wären u. a. Scannen von E-Mails, persönliches Speichern in der Cloud und Faxen. Prozessgesteuerte Workflows wären im Gegenzug dazu das Scannen und Indexieren von Dokumenten in SharePoint, PageCenterX und andere Managementsysteme für Dokumente. Für prozessgesteuerte Workflows können wir Barcode- und Zonale OCR-Erkennung sowie Benutzereingaben verwenden, um die Weiterleitung von Dokumenten an den Zielort zu automatisieren.

Wie steht es mit der Authentifizierung und Sicherheit? Unsere Scanner-Software ist auf moderne Identitäts-Managementsysteme wie OpenID Connect (OIDC) für die Authentifizierung abgestimmt. Wenn Sie OIDC hören, denken Sie Entra ID. PING, OKTA, Google-Authentifizierung usw. Dies wird durch LRS Gateway möglich. LRS Gateway stellt eine weitere Sicherheitsebene für die Dokumentenerfassung dar, denn es gewährleistet eine End-to-End-Verschlüsselung sogar für Daten im Ruhemodus. Dieses Maß an Sicherheit ist mit anderen Systemen oft nicht zu erreichen und daher ist LRS für Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen das Unternehmen der Wahl.

Und damit kommen wir zu LRS Internet Scanning. Damit können Benutzer Dokumente sicher über das öffentliche Internet scannen, ohne dass ein VPN notwendig ist. Durch die robuste Verschlüsselung sind Dokumente und Daten End-to-End-geschützt.

Ein typischer Anwendungsfall wäre beispielsweise, dass ein Außendienstmitarbeiter sensible Dokumente von seinem Homeoffice aus scannen muss. Mit LRS Internet Scan kann er die gescannten Dokumente sicher an das zentrale Dokumentenmanagementsystem des Unternehmens übertragen, ohne die Sicherheit zu gefährden oder ein komplexes VPN zu benötigen.

Welches sind die größten Stärken der LRS Scanlösungen?

• Vielseitigkeit: Unterstützung eines breiten Spektrums an Geräten, von Multifunktionsdruckern bis zu mobilen Geräten.
• Sicherheit: Robuste Verschlüsselung und Integration mit bestehenden Authentifizierungssystemen.
• Cloud-Integration: Reibungslose Verbindung mit beliebten Cloud-Speicherplattformen.
• Erweitertes OCR: Integriertes OCR (Optical Character Recognition) zur Verbesserung der Verwendbarkeit von Dokumenten.
• Barcode-Erkennung: Fähigkeit, Barcode-Daten zur Lenkung, Indexierung und Trennung von Dokumenten zu lesen und zu erkennen.
• Kundenspezifische Workflows: Abgestimmte Scanverfahren, die dem spezifischem Geschäftsbedarf entsprechen.
• Zentrale Bereitstellung und Verwaltung
• Universelle Datenquelle: und ODBC-Support: Abfrage von APIs und ODBC-kompatiblen Datenbanken direkt über das Bedienfeld des Kopierers oder die mobile App
• Bedienen von Apps: Befähigung, Apps, benutzerdefinierte Scripts und APIs von Dritten direkt zu starten.

Die zentrale Bereitstellung und Verwaltung von Scan-Workflows ist ein entscheidender Vorteil für große Unternehmen. Man stelle sich eine Situation vor, in der eine Organisation einen spezifischen Workflow über 2000 Geräte hinweg bereitstellen muss. Was würde geschehen, wenn jedes Gerät 15 Minuten für das Einrichten brauchen würde (und das ist recht konservativ gedacht)? Eine manuelle Bereitstellung würde in einem solchen Szenarium 12,5 Wochen dauern! Und dabei ist dann noch zu hoffen, dass keine Änderungen vorgenommen werden (wie beispielsweise das Passwort eines Servicekontos zu ändern). Durch die zentrale Verwaltung von LRS verringert sich der Zeitaufwand drastisch, die Bereitstellung erfolgt zügig und Aktualisierungen in der gesamten Geräteflotte gehen ebenfalls schnell vonstatten.

Durch diesen zentralisierte Ansatz entfällt auch die Notwendigkeit (und der Stress) des so genannten „Stacking“. Dieser Begriff meint die Installation mehrerer Lösungen von mehreren Anbietern auf Multifunktionsgeräten und der Wunsch (oder die Hoffnung), dass sie doch bitte zusammenarbeiten. LRS erweitert die zentralisierten Scan-Workflows auf mobile Geräte und bedient so Mitarbeiter, die im Homeoffice oder von unterwegs arbeiten. Diese Funktion gewährleistet die Einheitlichkeit der Dokumentenerfassung, unabhängig vom Standort oder Gerät des Benutzers.

Nebenbei sei angemerkt, dass Cross-Plattform-Support notwendig ist. Teil der Scan-Erfahrung für Ihre Benutzer ist, dass sie einige ihrer persönliche Einstellungen, die Sprache und das persönliche Adressbuch mit dem Personal Print Manager (PPM) verwalten werden.

Da LRS sich über die Vielzahl der modernen Desktop-Umgebungen bewusst ist, läuft der Personal Print Manager (PPM) von LRS über verschiedene Plattformen hinweg. Natürlich läuft er auf Windows, aber auch auf Macs (einschließlich Apple Silicon) und Linux-Geräten.

Der PPM hat mehrere strategische Vorteile, die unter diese Scan-Anforderung fallen. Er ist für Verwaltungszwecke angelegt wie beispielsweise Scan-Workflows und wird zentral kontrolliert und konfiguriert. Er ist äußerst sicher, da die robusteste Verschlüsselung verwendet wird und Benutzer-Authentifizierung eingestellt werden kann. Benutzer erhalten Funktionen zur eigenen Bedienung, mit denen sie ihre Druck- und Scanvorgänge verwalten können

Der Erfolg einer jeden Scan-Lösung hängt von der Übernahme durch die Benutzer ab. Sie wissen selbst, dass Benutzer Abläufe vermeiden, die umständlich oder kompliziert sind. Um dem entgegenzuwirken hat LRS mehrere Funktionen umgesetzt, mit denen eine benutzerfreundliche Scan-Erfahrung gewährleistet wird.

• Unterstützung mehrerer Sprachen: Bedienung unterschiedlichster globaler Kunden.
• Intuitive Benutzeroberflächen: Einfache Benutzung für jeden Kenntnisstand.
• Intelligente Vorbelegung von Feldern: Verringerung manueller Dateneinträge und potenzieller Fehler.
• Verbesserte Sicherheit mit RS Gateway.

Anonymes Fallbeispiel

Ein multinationales Fertigungsunternehmen mit 5.000 Mitarbeitern in 20 Ländern musste seine Dokumentenverwaltung vereinfachen. Es hatte Schwierigkeiten mit uneinheitlichen Scan-Workflows, Sicherheitsbedenken und ineffizienten Prozessen auf Papierbasis.

Durch die Übernahme von LRS Enterprise Output Management erreichte es Folgendes:

• Standardisierte Scan-Workflows an allen Standorten, was eine Minimierung der Schulungszeiten und Fehler bedeutete.
• Sicheres, VPN-freies Scannen für Mitarbeiter im Homeoffice oder Außendienst mithilfe von LRS Internet Scan.
• Integration in die bestehende Cloud-Speicherplattform, wodurch sich der Zugriff auf Dokumente verbesserte.
• Zentrale Verwaltung aller Scanner, was die IT-Arbeitsbelastung verringerte.
• Verbesserte Einhaltung der Datenschutzgesetze durch die End-to-End-Verschlüsselung.

Als Ergebnis konnte das Unternehmen den Papierverbrauch um 40 % senken, die Bearbeitungszeiten für Dokumente um 30 % verkürzen und die Datensicherheit erheblich verbessern. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche wurde das System schnell im gesamten Unternehmen eingeführt und 95 % der Mitarbeiter nutzten die neuen Scan-Workflows aktiv bereits innerhalb von drei Monaten nach der Einführung.

Dieser Fall ist ein Beispiel dafür, dass die umfassenden Scan-Lösungen von LRS die Verwaltungsverfahren von Dokumenten tatsächlich transformieren kann, dass Effizienz und Sicherheit gesteigert und dadurch die Zufriedenheit der Benutzer in einer sehr großen, vielschichtigen Organisation verbessert werden.