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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Druckdaten Teil 1 - Erfassen, Berichten und Analysieren

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Um gute Entscheidungen über Ihre IT-Umgebung zu treffen, benötigen Sie aktuelle und genaue Informationen. In dieser Reihe von Blog-Posts werde ich auf die Sammlung, Berichterstattung und Analyse von Druckdaten aus verschiedenen Quellen eingehen. Zuerst denken wir darüber nach, wie wir die Daten sammeln und wie wir schwarze Lücken in Ihren Druckkennzahlen vermeiden können.

In Anbetracht des Titels dieses Artikels kann die folgende Frage ein wenig seltsam klingen. Aber es lohnt sich, sich zu fragen: "Warum will ich überhaupt Druckdaten sammeln?"

Abhängig von Ihrer Rolle gibt es viele Möglichkeiten, diese Frage zu beantworten. Hier sind einige Beispiele:

  • Als Inhaber eines zentral verwalteten Druckservices möchte ich Druckkosten an einzelne Abteilungen zurückverrechnen, um die Kosten für Druckressourcen zuzuordnen oder wieder zu erwirtschaften. Ich möchte auch wissen, welche Drucker und Multifunktionsgeräte (MFDs) zu viel, zu wenig oder nie verwendet werden.
  • Als Verantwortlicher für die Bereitstellung von Informationen über die Umweltauswirkungen möchte ich verstehen, wie viel wir drucken und wie sich dies auf die Umwelt auswirkt.
  • Als professioneller Servicetechniker möchte ich verstehen, warum Mitarbeiter bestimmte Arten von Dokumenten drucken, damit ich unseren Service für Endbenutzer und Kunden verbessern und gleichzeitig die Effizienz steigern sowie die Kosten senken kann.
  • Als Sicherheitsexperte möchte ich wissen, wer was, wo und wann gedruckt hat.

Diese Fragen ermöglichen es, die Daten für die effektive Analyse und Präsentation der Informationen zu verstehen. Dies ist ein wichtiger Aspekt der Berichterstattung: Verstehen Sie, welche Informationen benötigt werden und sammeln Sie dann diese spezifischen Daten. Die obigen Fragen erfordern Informationen über den physischen Druckauftrag: Seitenzahl, Farbe vs. Schwarz-Weiß, Duplex oder Simplex, Datum/Uhrzeit, etc. Um ein vollständiges Bild zu erhalten, müssen all diese Daten mit anderen Informationen wie Benutzer-, Abteilungs-, Standort- und Herkunftsinformationen ergänzt werden.

Jetzt, da wir wissen, welche Daten wir sammeln wollen, stellt sich die Frage, woher können wir diese erhalten? Die meisten großen Unternehmen verfügen über vier potenzielle Quellen für Druckdaten, die wir nutzen können:

  • Drucker
  • Druckaufbereitungsserver
  • Client-Geräte
  • Zentralisierte Anwendungen wie SAP, ERM, Mainframe, etc.

"Das ist einfach!" höre ich sie sagen…. sammeln Sie einfach die Daten von den Druckern und führen Sie die Berichte aus. Viele Drucker können in der Tat viele nützliche Informationen über die Drucktätigkeit mit Hilfe von gerätebasierten Abrechnungsdaten (DBA) oder auftragsbasierten Abrechnungsdaten (JBA) liefern. Diese Daten sind ein idealer Ausgangspunkt für unsere Druckdatenerfassung, aber - und jeder, der mit Druckern gearbeitet hat, weiß, dass es immer ein "ABER" gibt - viele Druckgeräte haben keine DBA-Funktionalität und erfassen nicht, woher der Druckauftrag kommt. Im Falle von zentralisierten Anwendungen können sie einfach den Remote-/Systembenutzer melden. Darüber hinaus verfügen Etikettendrucker, kleinere Druckgeräte und fast alle älteren Geräte in der Regel überhaupt nicht über die Möglichkeit der Abrechnung.

Print Spool Server klingen wie die nächstbeste Sammelstelle. Sicherlich müssen sie wissen, was gedruckt wird, oder? Ein genauerer Blick zeigt, dass traditionelle Druckaufbereitungsserver mehr mit dem Spooling und der Weiterleitung des Druckverkehrs als mit der Aufzeichnung des tatsächlich gedruckten Materials beschäftigt sind. Mit der Umstellung auf Cloud und zentralisierte Infrastruktur versuchen Unternehmen in der Regel auch, das Routing von Dateien über traditionelle Druckserver zu vermeiden, um den Netzwerkverkehr und die Serverinfrastruktur zu minimieren.

Client-Geräte können einen nützlichen Einblick in das geben, was vom Client entweder an einen Druckserver oder direkt an einen Client-Drucker gesendet wird. Leider bieten sie keinen einfachen Mechanismus für den Zugriff auf die Daten oder die Berichterstattung.

Druck-Spool-Server, Client-Geräte und Drucker können auch nicht für den zentralisierten Anwendungsdruck verantwortlich sein, der bis zu 50% der Gesamtausgabe eines Unternehmens ausmachen kann. Dies gilt insbesondere, wenn die zentrale Anwendung direkt mit dem Drucker kommuniziert oder Linux, UNIX oder z/OS-Spooling verwendet. Ein weiteres Problem: Viele ältere und/oder zentralisierte Anwendungen können unterschiedliche Benutzernamen oder Systemkonten verwenden, um die Informationen im Namen des Benutzers zu drucken, wodurch wertvolle Metadaten über den Druckauftrag verloren gehen. Typischerweise enthalten Mainframe- und SAP-Anwendungen auch anwendungsspezifische Metadaten, die bei der Übertragung an einen Server oder Drucker oft verloren gehen.

Daher müssen wir jetzt verstehen, welche Daten verfügbar sind, wo sie sind und wie sie gesammelt werden können.

Softwarelösungen für die Druckabrechnung interagieren in der Regel nur mit einer oder zwei dieser potenziellen Informationsquellen, mit unterschiedlichem Datenumfang und unterschiedlicher Genauigkeit. Eine effektive Erfassung von Druckdaten erfordert oft die Fähigkeit, nicht nur Informationen aus allen vier oben genannten Quellen zu sammeln, sondern diese Daten während des Druck- und/oder Sammelprozesses aus anderen Quellen wie Active Directory zu ergänzen.

Bei der Beurteilung von Software für die Druckbuchhaltung in Ihrem Unternehmen müssen Sie sicherstellen, dass Sie über die offensichtlichen Druckquellen hinausblicken, um nicht in das Schwarze Loch der Druckdaten zu geraten.

In Teil Zwei dieser Serie werden wir uns mit der Verwendung der gesammelten Daten für die Routineberichterstattung befassen.

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