Récemment, on m’a demandé de résumer une étude IDC de 65 pages. J’ai d’abord commencé par copier et utiliser des extraits du fichier PDF d’origine, mais j’ai vite compris qu’il serait plus facile de travailler à partir de la version imprimée. Avec un document papier, on peut avoir une idée globale du contenu plus rapidement, puis annoter et surligner le texte en un instant. L’ironie veut que le document sur lequel je travaillais était intitulé « Vers un bureau sans papier ». L’étude indiquait que les documents papier ne sont pas appelés à disparaître, et mes propres actions confirmaient que l’impression simplifiait certaines tâches. Mais même si j’ai l’habitude d’imprimer consciencieusement, en noir et blanc et recto verso, une mise à jour de pilote d’impression a dû modifier mes paramètres de base car l’étude de 65 pages est sortie en couleur et en recto. Cette erreur de pilote a rendu cette impression inutilement chère, d’autant plus que le document allait finir au recyclage après ma lecture. Voilà qui n’est pas du tout rentable.
Je me suis ensuite souvenu d’une étude client dans une institution financière au très gros volume d’impression. L’impression couleur représentait 20% de leur volume d’impression total, ce qui est bien au-dessus de la moyenne, qui se situe entre 6 et 8%. En outre, le recto-verso ne constituait que 30% des documents imprimés, ce qui est très coûteux. Cette entreprise n’est pas la seule : beaucoup d’autres sont confrontées aux coûts d’impression inutiles, qui est une des sources d’économie les plus oubliées. C'est la raison pour laquelle l’impression rentable est en tête de ma liste de défis IT qu’il convient d’examiner.
En réalité, c’est un défi assez facile à régler grâce à une politique d’impression ou à une série de règles pouvant être soit recommandées ou mises en place. Cela permet de réduire les coûts d’impression de façon considérable. Dans le scénario client mentionné plus haut, l’entreprise est passée de 30% à 60% d’impression recto verso et a réduit l’impression couleur à 10%. Puisqu’ils imprimaient 230 milliards de pages par an, vous pouvez imaginer les économies réalisées. Les employés ne cherchent pas à entraîner des dépenses inutiles à leurs employeurs. Les gens cliquent sur imprimer en songeant seulement au coût des documents papier (« il n’y a que deux pages, ce n’est pas grave »). C’est pour cela que LRS propose un logiciel de politique d’impression qui affiche une prévision des coûts avant que les documents soient envoyés à une imprimante. À l’écran, une fenêtre indique le coût de l’impression sur le périphérique utilisé et propose des solutions moins chères. Cela permet de sensibiliser les employés et de les encourager à choisir l’option la plus rentable.
Les entreprises qui impriment l’essentiel de leurs documents à partir d’applications Microsoft (Mail, Word, Excel, PPT, etc.) et d’autres programmes de bureau peuvent décider qu’appliquer cette politique est la meilleure façon d’agir. Elles peuvent limiter l’impression au recto verso et en monochrome pour certains groupes ou services. Parallèlement, le système est suffisamment flexible pour permettre aux équipes de management, de ressources humaines, commerciale et/ou marketing de passer outre ces réglages pour imprimer en recto et en couleur si besoin.
À l’évidence, appliquer une politique d’impression réduit de manière considérable les frais généraux liés aux documents papier. Les solutions de gestion d’output et d’impression de LRS proposent l’option d’implémenter une politique d’impression ainsi que d’autres mesures de réduction de coûts comme le LRS PageCenterX pour le visionnage, le contrôle, le stockage et la distribution de documents en ligne.
Dans certains cas, il est nécessaire d’imprimer des documents, qui seront ensuite conservés plus ou moins longtemps. Quand cela est justifié, il est important de s’assurer que l’output est imprimé à moindre coût. Voilà un autre défi IT que les solutions logicielles de LRS peuvent relever.