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Levi, Ray & Shoup, Inc.

Racconti dal fronte

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Ed ero là, in prima linea, alle prese con stampanti e fax...

Ma facciamo un passo indietro. In una vita precedente ero un amministratore SAP per una nota azienda di utensili. Ricordo che una volta ricevetti una telefonata alle 9 di sera da un utente che aveva richiesto assistenza perché non riusciva a stampare le polizze di carico. Ero cosciente dell’enormità della cosa, perché questo fatto sarebbe potuto costare caro all’azienda. L’importanza delle polizze di carico è fuori questione: la merce non spedita non viene pagata; in più c’era anche il rischio di dover pagare una penale per non aver rispettato gli SLA.

Il tecnico dell’assistenza in carico aveva staccato, e richiamarlo avrebbe comportato un dispendio di tempo e denaro. Parlando con l’utente in difficoltà, mi venne detto che il problema si verificava sia sul suo computer che su quello del collega, e che stavano compilando le polizze a mano. Alla fine, il problema venne risolto circa un’ora dopo con il riavvio del server di stampa Windows. Il ritardo, purtroppo, era stato aggravato anche dal fatto che ricostruire con esattezza il percorso dell’output richiede tempo. E per rigirare il coltello nella piaga, non c’è modo di sapere quanti lavori di stampa in coda, nel frattempo, sono andati persi.

Successivamente, mentre fornivamo assistenza ai lavoratori mobili (addetti all’assistenza tecnica), riscontrammo problemi anche con i fax. Questi lavoratori mobili si affidavano a più canali per comunicare ai tecnici sul campo cosa dovevano fare (dove spostarsi, cosa riparare, ecc...). Un metodo molto usato era il fax, un altro il cosiddetto “cercapersone” (già, proprio il vecchio cercapersone anni ’90). A volte i fax non arrivavano a causa di problemi del server ed era necessario rimandarli. Il problema principale con i fax, ovviamente, è che il mittente spesso non sa se il documento inviato è stato effettivamente ricevuto dal destinatario. Confermare la ricezione era un processo lento e laborioso, che però (con il senno di poi) si sarebbe potuto automatizzare facilmente utilizzando semplici software di archiviazione e conservazione dei documenti di LRS. 

Conosco innumerevoli aneddoti sui problemi di stampa, e alcuni tra i peggiori riguardano le ristampe degli ordini. Le ristampe sono generalmente pericolose in qualsiasi ambiente SAP o di stoccaggio. Perché? Perché moltiplicano il rischio di invii multipli di uno stesso ordine. Quindi, facendo le dovute somme, c’è la spesa per la ristampa, il costo della spedizione ridondante, il costo dell’articolo spedito due volte, e infine il costo di spedizione dalla sede del cliente per riavere l’articolo “in eccesso” (sempre che non decidano di tenerselo). Senza contare la figuraccia nei confronti del cliente o del partner.

In genere, gli amministratori evitano le ristampe come la peste, ma purtroppo sono un male necessario. Tuttavia, dando la responsabilità agli utenti delle proprie ristampe, si riduce al minimo il rischio di spedizioni doppie, e anche in questo caso basta implementare all’uopo un sistema di archiviazione e conservazione dei documenti di LRS.

Insomma, per farla breve, la stampa può essere un vero incubo in qualsiasi ambiente in cui si spediscono merci o si inviano ordini tramite documenti. Una soluzione di output assolutamente affidabile può assicurare un ingente risparmio di tempo, denaro e stress da parte degli operatori di prima linea e degli addetti all’assistenza che li supportano. È grazie all’esperienza maturata presso il team di erogazione servizi di un’azienda di utensili che posso apprezzare appieno il software LRS di cui oggi sono promotore.

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