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PaaS: un caso reale in un’azienda retail | Blog di LRS

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Recentemente mi è stato chiesto di riassumere, in un breve documento di sintesi, uno studio di ricerca di IDC di 65 pagine. Come prima cosa ho iniziato a copiare e incollare estratti dal file PDF originale, ma poi ho capito che sarebbe stato molto meglio lavorare da una versione stampata. Un documento cartaceo infatti consente di farsi un’idea generale del contenuto, e quindi contrassegnare ed evidenziare rapidamente il testo. Ironia della sorte, il documento a cui stavo lavorando si intitolava “Verso l’ufficio senza carta”. Secondo questo studio, i documenti cartacei resisteranno ancora per molti anni; e la mia stessa azione confermava che la stampa agevola alcuni lavori. Tuttavia, sebbene di solito stia molto attenta a stampare in b/n e in fronte-retro, un qualche aggiornamento del driver deve aver modificato le mie impostazioni e tutte le 65 pagine dello studio sono state stampate su un solo lato e a colori. Un semplice errore del driver ha reso questa stampa inutilmente costosa, soprattutto considerando che alla fine sarebbe finita nel cestino. Decisamente poco efficiente in termini di costo.

Quindi mi sono ricordata di uno studio su un cliente, un istituto finanziario con volumi di stampa elevati. Non solo le stampe a colori rappresentavano il 20% del volume totale di stampa, ben al di sopra della media del settore (6-8%), ma inoltre la società stampava in modalità duplex solo il 30% del totale di pagine stampate: assolutamente inefficiente. Di fatto, questa azienda non è la sola. Molte organizzazioni riscontrano questo problema degli inutili costi di stampa, che rappresentano una delle fonti di risparmio più trascurate. Per questo motivo l’efficacia dei costi di stampa occupa un posto di rilievo nella mia lista dei problemi IT che meritano di essere esaminati.

In realtà, si risolve abbastanza facilmente, con criteri o regole di stampa da raccomandare o applicare, e la riduzione dei costi di stampa è sicuramente notevole. Tornando allo scenario del cliente in questione, l’organizzazione ha aumentato i volumi di stampa su doppia facciata, dal 30% al 60%, e ha ridotto le stampe a colori al 10%. Considerando che stampava 230 miliardi di pagine all’anno, potete immaginare l’ammontare del risparmio. I dipendenti non intendono creare sprechi inutili a spese dei datori di lavoro; semplicemente, quando stampano, considerano solo i costi di stampa del numero di copie fisiche (“solo un paio di pagine”). LRS offre un software di stampa che presenta agli utenti un’anteprima dei costi prima di inviare i lavori di stampa al dispositivo. Una schermata pop-up mostra il costo della stampa sul dispositivo selezionato, e offre alternative più economiche, aumentando la consapevolezza dei dipendenti e incoraggiandoli a scegliere l’opzione più efficiente.

Per le organizzazioni che stampano la maggior parte dei documenti dalle applicazioni Microsoft (Mail, Word, Excel, PPT e altre) l’applicazione dei criteri potrebbe essere la soluzione ideale, limitando determinati gruppi o reparti alla sola stampa fronte-retro e in bianco e nero. Al contempo, il sistema è sufficientemente flessibile da consentire ai team di gestione, HR, vendite e/o marketing di ignorare tali impostazioni e stampare, quando è realmente necessario, su un solo lato e a colori.

Con l’applicazione dei criteri di stampa è possibile ridurre notevolmente le spese relative ai documenti cartacei. Le soluzioni LRS per la gestione della stampa e dell’output consentono di implementare criteri di stampa e altre misure di risparmio sui costi quali LRS PageCenterX per la distribuzione, la visualizzazione, il controllo e la memorizzazione online dei documenti.

In alcuni casi, la stampa dei documenti è realmente necessaria, per motivi di breve o lungo termine. In questi casi, è importante garantire un output di stampa quanto più efficiente possibile in termini di costi. E questo è un altro esempio di problema IT risolvibile con le soluzioni software di LRS.

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