Il mondo dell'informatica è caratterizzato da un costante cambiamento. Gli ambienti mainframe centralizzati hanno lasciato il posto alle architetture client-server, che in seguito hanno centralizzato nuovamente le applicazioni con l'aiuto di thin client e mobile computing. Nel frattempo, il cloud computing, un approccio che dieci anni fa era ancora un concetto “sfocato”, sta rivoluzionando nuovamente le cose. Anche questo sarà inevitabilmente sostituito da un'idea più fresca.
Indipendentemente dal modo in cui le aziende collegano le loro applicazioni aziendali con le persone che le utilizzano, c'è sempre stata la necessità di stampare. Perché? Perché i documenti sono spesso l'unico artefatto tangibile di tutti i dati preziosi che vengono elaborati. (Non mi credete? Cercate di tenere in mano la vostra casa, la vostra auto o la vostra assicurazione sanitaria.)
Quindi, se i documenti sono così importanti, perché la stampa sembra sempre essere un ripensamento?
Ecco alcune cose che abbiamo sentito dire dalle aziende quando spiegano perché non prestano maggiore attenzione al modo in cui le loro organizzazioni generano, formattano e distribuiscono i documenti stampati:
- “Oggi non stampiamo molto e prevediamo di stampare ancora meno in futuro.”
Bene, questa potrebbe essere la percezione di alcune persone nell'organizzazione, ma gli esperti dicono il contrario. Secondo IDC, le organizzazioni di tutto il mondo stampano circa 3 trilioni di pagine all'anno. Potrebbe essere leggermente diminuito durante la pandemia, quando le persone lavoravano da casa, ma alcuni prevedono che il numero di pagine aumenterà nel prossimo anno e l'adozione di MFP in ufficio è destinata ad accelerare. Questi dispositivi aggiungono funzioni di scansione e automazione dei flussi documentali a quella che un tempo era una semplice operazione di “mettere il toner sulla carta”. Quindi, anche quando i volumi di stampa fisica iniziano a diminuire, la necessità di gestire i documenti in modo sicuro continuerà ad essere sentita.
- “La stampa non è un grosso problema. Fai clic su Stampa, ti avvicini alla stampante e prendi il documento. Quanto è difficile?”
In difesa di coloro che nutrono questa opinione, la stampa di solito è facile per loro. Spesso, questo è dovuto al fatto che sono ai vertici dell'organizzazione e hanno un team di tecnici altamente qualificati che lavorano per assicurarsi che non si verifichino mai problemi di stampa. Non tutti nell'organizzazione ottengono questo livello di servizio. Se chiedete alle persone che configurano e gestiscono le MFP, le stampanti e altro hardware, installano e aggiornano i driver di stampa sui vari server e risolvono i problemi di stampa segnalati dagli utenti, capirete che la stampa non è poi così semplice. Soprattutto quando si tratta di stampare da sistemi di back-end aziendali come SAP, Oracle o soluzioni EMR. Una stampa inefficiente o non riuscita può influire sulle prestazioni di queste applicazioni line-of-business critiche. Il che a sua volta ha un impatto sui profitti.
- “Ok, la stampa può non essere poi così semplice, ma è un po' come il tempo. I problemi accadono e non si può cambiare questo fatto, bisogna soltanto affrontarli.”
Ottima analogia. Pensate a dove vi piacerebbe di più rannicchiarvi durante un uragano o un tornado. Ora immaginate un rifugio altrettanto robusto in termini di sistema di gestione dell'output. Uno con qualità come il ripristino automatico degli errori, la consegna crittografata del traffico di stampa sia mentre i documenti sono in movimento attraverso la rete che a riposo su un server di spooling. Un sistema che gestisce gli aggiornamenti automatici dei driver di stampa nell'intero panorama di stampa e una contabilità altamente dettagliata per tenere traccia della sicurezza dei documenti e dei costi di stampa.
La gestione del traffico di stampa tramite l'implementazione di innumerevoli server di stampa Windows distribuiti un po’ dappertutto può funzionare bene nella proverbiale “giornata di sole”, ma quando le nuvole foriere di tempesta iniziano a formarsi all'orizzonte, una soluzione di gestione dell'output completamente integrata è un'opzione più sicura e attraente. E nelle grandi organizzazioni, piove sempre da qualche parte.
- “Il mio dipartimento ha problemi più grandi di cui occuparsi. L'ottimizzazione dei processi di stampa non è una priorità per noi.”
Ancora una volta, questo potrebbe essere vero. Ma è un problema che qualcuno nella vostra organizzazione o il vostro fornitore di servizi di stampa gestiti (MPS) deve affrontare. E la loro capacità o incapacità di gestire i problemi relativi ai documenti in modo efficace e tempestivo può avere un impatto diretto sulla produttività di tutti i membri del vostro dipartimento. Quindi è nell'interesse di tutti capire come vengono gestiti i problemi di stampa e documentazione.
- “Abbiamo già una soluzione di stampa. Più di una, in realtà. E una soluzione per la scansione dei documenti. E un archivio elettronico di documenti. E...”
Allora non siete soli. Man mano che le organizzazioni crescono, si fondono con altre aziende, si espandono in altre parti del mondo, ecc., tendono a mantenere i sistemi che hanno e ad aggiungerne di nuovi secondo necessità. Tuttavia, a un certo punto, ha senso fare un passo indietro, rivedere l'ambiente generale e pensare a eliminare le ridondanze ove possibile. La sostituzione di una mezza dozzina di sistemi di stampa, scansione e gestione dei contenuti legacy con un'unica soluzione di gestione dell'output scalabile può ridurre la complessità e i costi. Infatti, una soluzione integrata per la gestione dei documenti può offrire ai clienti un ROI superiore al 400% e un periodo di ritorno dell'investimento entro sei mesi.
Come molte cose – le condizioni dei vostri pneumatici, le prestazioni del vostro forno, e così via – è facile dimenticarsi della stampa fino a quando le cose non iniziano a rompersi. LRS può aiutarvi a identificare potenziali problemi e inefficienze prima che influiscano sulla vostra attività. Tutto quello che dovete fare è ricordarvi di contattarci.