La validità di un database dipende dalla qualità dei dati contenuti. L’aggiornamento è fondamentale per qualsiasi applicazione che ne faccia uso, ad esempio ServiceNow IT Service Management.
Per molte aziende, il parco stampanti è un ambiente fluido. Con il passare del tempo, sostituzioni in garanzia, aggiornamenti delle stampanti o semplici spostamenti rendono sempre più complesse le attività di manutenzione del database di gestione dei servizi.
Un cliente LRS desiderava automatizzare al massimo questo tipo di attività. Il suo ambiente comprende il modulo CMDB (Configuration Management Database) all’interno dell’istanza ServiceNow. Le scansioni sono eseguite a livello di intera rete e i nuovi asset IT vengono caricati automaticamente nel CMDB, che funge da record di origine del cliente per gli asset.
Inoltre esiste un processo di rimozione base per tutti gli asset CMDB che non sono stati selezionati su una scansione di rete per un determinato periodo di tempo. Poiché questo processo impiega diversi mesi, CMDB può mostrare come ancora attive risorse eliminate già da tempo, con conseguenti imprecisioni nel database. Il cliente aveva bisogno di un inventario più accurato delle risorse di stampa in uso. Sebbene il risparmio sui costi e la riduzione del supporto non erano la forza trainante di questo impegno, si sono rivelati entrambi come benefici secondari che probabilmente saranno riconosciuti nel tempo.
Il cliente disponeva già del software LRSVPSX Enterprise, il sistema di gestione degli output più estensibile sul mercato. Il team LRS Professional Services ha lavorato con il cliente per definire le esigenze e personalizzare l’integrazione in ServiceNow, sfruttando la funzionalità di notifica dei comandi esterni di VPSX Enterprise, nota come XCMD.
VPSX Enterprise usa questo processo per esternalizzare gli eventi principali che si verificano durante le normali operazioni, potenzialmente connessi al lavoro di stampa o, come in questo caso, al dispositivo di stampa. In particolare, ogni aggiunta, modifica o rimozione di una stampante dall’inventario di VPSX deve essere riportata in ServiceNow.
Il team ha dovuto affrontare diverse problematiche, tra cui l’identificazione univoca dei dispositivi di stampa. Questo era un problema critico, perché spesso accade che con la sostituzione di una stampante, il nuovo dispositivo mantiene l’indirizzo IP e il nome host (etichette che identificano un dispositivo in rete) di quella precedente. Di nuovo, l’estendibilità del software VPSX Enterprise si è dimostrata inestimabile: il metodo API è in grado di recuperare gli attributi della stampante, e in questo caso, il numero di serie.
Secondo il cliente, il numero di serie è l’identificativo univoco dell’asset, necessario per mappare le stampanti o i dispositivi multifunzione (MFD/MFP) in LRS con i record esistenti in CMDB, e integrare eventuali informazioni mancanti dalla scansione di rete (ad esempio modello di stampante, nome host, ecc.). Inoltre, quando il cliente inserisce un nuovo MFD/MFP nel server di gestione dell’output, l’API esegue il controllo in CMDB e quindi lo aggiunge come nuovo record. Allo stesso modo, se il cliente elimina un dispositivo dal server di gestione dell’output, l’API lo rimuove immediatamente dal CMDB, mantenendo un elevato livello di accuratezza per le stampanti LRS del cliente. Poiché la maggior parte dei dispositivi di stampa si trova nel sistema LRS, questa funzionalità rappresenta un grande passo avanti.
XCMD di VPSX semplifica l’acquisizione degli eventi di dispositivo (oltre al numero di serie e altri metadati a esso connesso) e richiama l’API di ServiceNow per aggiornare automaticamente le tabelle nel database CMDB. In questo modo i clienti di VPSX Enterprise possono aggiornare il database di gestione dei servizi IT in tempo reale, ottenendo un ambiente IT più stabile e ordinato.